7 Tips Bagi Pemilik Usaha Kecil Untuk Mendelegasikan Tugas Secara Efektif

Setiap pemilik bisnis ingin meningkatkan dan mengoptimalkan kerja tim, sehingga menghemat waktu mereka untuk menyelesaikan tugas yang lebih kompleks. Tidak ada cara untuk melakukannya tanpa pendelegasian tugas tertentu. Lihatlah temuan dari studi Gallup tahun 2014. Menurut penelitian tersebut, para pemimpin dengan keterampilan delegasi yang kuat menghasilkan pendapatan 33% lebih tinggi daripada rekan-rekan mereka dengan bakat yang lebih sedikit!

Kabar baiknya adalah, bersama dengan keterampilan manajerial penting lainnya, Anda dapat menguasai seni pendelegasian tugas yang efektif.

Dalam artikel ini, kami akan membagikan tips berguna bagi pemilik usaha kecil untuk mendelegasikan tugas secara efektif.

Mengapa pendelegasian tugas itu penting?

Ketika perusahaan berkembang dan tumbuh melampaui fase startup, pendelegasian tugas tertentu menjadi penting bagi pemilik bisnis. Sebagian besar pemimpin menyadari bahwa tuntutan waktu mereka semakin meningkat, dan mereka tidak dapat menangani semuanya sendiri. Untuk meringankan beban kerja mereka, mereka memilih untuk melakukan outsourcing tugas-tugas tertentu (misalnya pemrograman) ke penyedia pihak ketiga. Untuk tujuan pemasaran, pemilik bisnis dapat memanfaatkan konten yang dibuat pengguna untuk mendelegasikan sebagian pembuatan konten kepada penggemar mereka.

Tapi, ini tidak cukup. Seorang pemimpin yang sukses perlu mendelegasikan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu kepada anggota tim lainnya. Mengapa demikian?

Pertama, dengan mendelegasikan tanggung jawab, pemilik bisnis dapat meluangkan waktu mereka untuk isu-isu strategis.

Kedua, ketika anggota tim mengambil lebih banyak tanggung jawab, mereka mulai merasa dipercaya dan dihormati. Ini berkontribusi pada komitmen yang lebih tinggi untuk bekerja dan kemauan untuk mencapai lebih banyak.

Ketiga, dengan membiarkan karyawan menyelesaikan tugas terkait bisnis mereka sendiri, Anda membantu mereka tumbuh sebagai profesional. Bukankah baik untuk mengelilingi diri Anda dengan spesialis kelas atas?

Mengapa pemilik bisnis menghindari pendelegasian tugas?

Bagi banyak pemilik bisnis, pendelegasian lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, dan mereka menghindarinya karena berbagai alasan. Berikut adalah yang paling umum:

• Keyakinan bahwa “jika Anda ingin melakukan sesuatu dengan benar, lakukan sendiri”;
• Takut kehilangan kendali atas situasi tanpa keterlibatan dalam proses tertentu;
• Keengganan untuk mentransfer aktivitas tertentu kepada orang lain karena mereka senang mengerjakannya;
• Merasa tidak nyaman menambahkan lebih banyak tugas ke beban kerja seseorang;
• Khawatir bahwa mendelegasikan dan menjelaskan tugas akan memakan waktu lebih lama daripada melakukannya sendiri.

Apa pun alasannya, pemilik usaha kecil perlu menyadari bahwa mereka tidak dapat melakukan semuanya sendiri. Selain itu, mereka tidak seharusnya!

7 tips delegasi tugas untuk pemilik usaha kecil

Berikut adalah tujuh tip bagi pemilik usaha kecil untuk membantu mereka mendelegasikan tugas secara efektif.

1. Ketahui apa yang dapat Anda delegasikan

Pertama-tama, Anda perlu menentukan tugas mana yang dapat Anda delegasikan. Untuk melakukan ini, Anda dapat menyusun daftar tugas dan membaginya lebih lanjut menjadi dua tugas lagi:

• Tugas yang hanya bisa Anda tangani;
• Tugas yang dapat dilakukan orang lain untuk Anda.

Jangan ragu untuk mendelegasikan semua yang termasuk dalam daftar kedua.

Jenny Blake, seorang ahli strategi karir dan bisnis, menawarkan pendekatan lain untuk mengidentifikasi tugas yang harus didelegasikan. Menurutnya, jenis kegiatan berikut merupakan peluang untuk pendelegasian:

• Tugas-tugas kecil yang masing-masing tidak memakan banyak waktu tetapi bertambah seiring waktu ketika dilakukan bersama-sama;
• Tugas sederhana dan rutin yang tidak memerlukan keahlian khusus (seperti informasi copy-paste);
• Tugas yang lebih kompleks dan memakan waktu yang masih dapat dilakukan oleh anggota tim lain pada tingkat 80% dan kemudian mendapatkan persetujuan dari seorang pemimpin;
• Tugas yang dapat Anda ajarkan kepada anggota tim lain untuk dilakukan;
• Tugas yang berada di luar bidang keahlian Anda;
• Tugas sensitif waktu yang bersaing dengan masalah terkait proyek lainnya dengan tenggat waktu yang ketat.

2. Identifikasi orang yang tepat untuk mendelegasikan tugas kepada

Saat memilih orang yang tepat untuk mendelegasikan tugas, pastikan untuk memeriksa kandidat pada kriteria tertentu.

Kekuatan dan kelemahan seorang karyawan

Pertimbangkan keahlian seseorang, apa yang dapat mereka atasi, dan di mana mereka mungkin memerlukan konsultasi.

Beban kerja seseorang saat ini

Periksa apakah seorang karyawan memiliki waktu untuk mengambil tugas baru. Omong-omong, melacak ini sangat penting untuk manajemen beban kerja yang seimbang.

Sifat-sifat pribadi

Ketika memilih orang yang tepat untuk suatu pekerjaan, sifat-sifat seperti tanggung jawab, kemandirian, proaktif, dan keinginan untuk tumbuh, penting.

Potensi pertumbuhan

Cobalah untuk mendistribusikan tugas sedemikian rupa sehingga fungsi yang didelegasikan akan membantu karyawan meningkatkan keterampilan mereka dan tumbuh.

Jadi, untuk mendelegasikan tugas secara efektif, Anda perlu menyesuaikan tingkat tanggung jawab dengan latar belakang karyawan. Semakin tertarik dan termotivasi seseorang, semakin efektif mereka akan melakukan tugas yang Anda delegasikan kepada mereka.

3. Buat tujuan, konteks, dan hasil yang diinginkan jelas

Setelah Anda mengidentifikasi orang yang tepat untuk mendelegasikan tugas, pastikan untuk sespesifik mungkin tentang tujuan. Penting untuk memperjelas hasil apa dan dalam kerangka waktu apa yang Anda harapkan, dan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan.

Tugas harus memenuhi kriteria SMART — yaitu, spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Pernyataan tugas yang jelas seperti itu akan membantu seorang pemimpin untuk mengalihkan tanggung jawab atas hasil, bukan hanya proses melakukan sesuatu.

Jangan lupa untuk memberikan konteks kepada karyawan tentang mengapa Anda mendelegasikan tugas ini atau itu kepada mereka. Jelaskan kepada mereka bagaimana tanggung jawab baru ini dapat membantu mereka tumbuh sebagai profesional.

4. Menyediakan sumber daya dan dukungan yang diperlukan

Untuk mendelegasikan tugas secara efektif, pastikan bahwa orang yang bertanggung jawab memiliki semua alat dan sumber daya yang mungkin mereka butuhkan. Jika seorang anggota tim perlu mempelajari beberapa alat atau teknik baru untuk menyelesaikan pekerjaan, tugas Anda adalah membantu mereka membiasakan diri dengan alat dan teknik ini terlebih dahulu.

Karena mungkin perlu waktu bagi seseorang untuk belajar bagaimana menghadapi tanggung jawab baru mereka, pastikan untuk memberikan bimbingan dan dukungan yang cukup kepada mereka. Semakin baik dukungan yang Anda berikan kepada seorang karyawan, semakin cepat mereka menjadi mandiri dalam menyelesaikan masalah yang didelegasikan kepada mereka.

5. Atur jadwal check-in

Sejak awal, tentukan tahapan antara dan jadwal pos pemeriksaan untuk memantau kemajuannya. Gunakan titik kontak ini untuk meninjau kemajuan, memeriksa apakah ada masalah di sepanjang jalan, atau membuat penyesuaian yang diperlukan.

6. Hindari manajemen mikro

Meskipun pemantauan kemajuan sangat penting untuk mendelegasikan tugas secara efektif, jangan melakukan micromanage. Pertama, manajemen mikro meningkatkan beban kerja Anda. Kedua, kontrol setiap langkah yang diambil karyawan untuk menyelesaikan tugas tidak akan memungkinkan mereka untuk mempelajari keterampilan baru dan mengembangkan kemandirian.

Ide yang bagus adalah fokus pada tujuan daripada langkah-langkah tertentu yang diambil seseorang untuk mencapai tujuan ini. Ingat, rekan kerja Anda mungkin mendekati tugas dengan cara yang sama sekali berbeda dari yang Anda lakukan, dan tidak apa-apa. Selama Anda melihat pencapaian tujuan akhir yang diinginkan, tidak perlu khawatir.

7. Tunjukkan penghargaan Anda untuk hasil yang baik

Terakhir, pastikan untuk menunjukkan penghargaan Anda ketika seorang anggota tim menyelesaikan tugas atau proyek yang didelegasikan. Jadilah spesifik tentang hal-hal yang mereka lakukan dengan baik untuk membantu mereka memahami kualitas pekerjaan yang diharapkan dengan lebih baik. Pengakuan juga berkontribusi untuk membangun loyalitas dan kemauan untuk membantu Anda dengan tugas-tugas masa depan.

Mungkin juga merupakan ide yang baik untuk berinvestasi dalam platform webinar jika Anda memiliki tim yang terdiri dari 3 orang atau lebih untuk panggilan bulanan untuk menunjukkan penghargaan Anda dan membuat karyawan terus diperbarui tentang arah perusahaan. Ini membantu membangun tim, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menunjukkan penghargaan kepada karyawan yang layak.

Ringkasan

Meskipun sulit bagi para pemimpin untuk mendelegasikan tugas kepada anggota tim lainnya, mengembangkan keterampilan ini akan membuahkan hasil. Untuk mendelegasikan tugas secara efektif, Anda perlu:

• Identifikasi apa yang dapat Anda delegasikan dan kepada siapa;
• Jadilah spesifik tentang tujuan dan hasil yang diinginkan;
• Lacak kemajuan tanpa micromanaging;
• Berikan dukungan komprehensif kepada orang yang dipilih di sepanjang jalan.

Mulailah mengikuti tip delegasi tugas ini hari ini, istirahat sambil minum kopi dan saksikan produktivitas dan kepercayaan dalam tim Anda meningkat!