中小企業の所有者がタスクを効果的に委任するための7つのヒント

すべてのビジネスオーナーは、チームの作業を改善および最適化して、より複雑なタスクを解決するための時間を節約したいと考えています。 特定のタスクの委任なしにそれを行う方法はありません。 ギャラップの2014年の調査結果をご覧ください。それによると、強力な委任スキルを持つリーダーは、この才能が少ない同業者よりも33％高い収益を上げました。

良いニュースは、他の重要な管理スキルとともに、効果的なタスク委任の技術を習得できることです。

この記事では、中小企業の経営者がタスクを効果的に委任するための役立つヒントを紹介します。

タスクの委任が重要な理由

企業がスタートアップ段階を超えて進化し成長するにつれて、特定のタスクの委任はビジネスオーナーにとって不可欠になります。 ほとんどのリーダーは、自分たちの時間に対する要求が高まっていることを認識しており、自分たちですべてを処理することはできません。 ワークロードを軽減するために、特定のタスク（プログラミングなど）をサードパーティプロバイダーにアウトソーシングすることを選択します。 マーケティングの目的で、ビジネスオーナーは、ユーザーが作成したコンテンツを活用して、コンテンツ作成の一部をファンに委任できます。

しかし、これだけでは不十分です。 成功するリーダーは、特定のタスクの責任を他のチームメンバーに委任する必要があります。 何故ですか？

まず、責任を委任することにより、事業主は戦略的な問題に時間を割くことができます。

第二に、チームメンバーがより多くの責任を負うようになるにつれて、彼らは信頼され尊敬されていると感じ始めます。 これは、仕事へのより高いコミットメントとより多くを達成する意欲に貢献します。

第三に、従業員が自分でビジネス関連のタスクを解決できるようにすることで、あなたは彼らが専門家として成長するのを助けます。 一流のスペシャリストに囲まれるのはいいことではありませんか？

なぜ事業主はタスクの委任を避けるのですか？

多くの事業主にとって、委任は口で言うほど簡単ではなく、さまざまな理由でそれを避けています。 最も一般的なものは次のとおりです。

• 「何か正しいことをしたいのなら、自分でやる」という信念。
• 特定のプロセスに関与せずに状況を制御できなくなることへの恐れ。
• 他の人がそれに取り組むことを楽しんでいるので、他の人に特定の活動を移すことに消極的です。
• 誰かのワークロードにタスクを追加することに不快感を覚える。
• タスクの委任と説明を心配することは、それ自体を行うよりも時間がかかります。

理由が何であれ、中小企業の所有者は自分たちですべてを行うことはできないことを認識する必要があります。 さらに、彼らはすべきではありません！

中小企業の所有者のための7つのタスク委任のヒント

中小企業の所有者がタスクを効果的に委任するのに役立つ7つのヒントを次に示します。

1.何を委任できるかを知る

まず、委任できるタスクを決定する必要があります。 これを行うには、タスクのリストをコンパイルして、さらに2つに分割します。

• あなただけが処理できるタスク。
• 他の人があなたのためにできるタスク。

2番目のリストに該当するものはすべて自由に委任してください。

キャリアおよびビジネスストラテジストのジェニーブレイクは、委任するタスクを特定するための別のアプローチを提供します。 彼によると、次の種類の活動は代表団の機会を表しています。

• それぞれにそれほど時間はかからないが、まとめると時間の経過とともに加算される小さなタスク。
• 特別なスキルを必要としない単純で日常的なタスク（情報のコピーと貼り付けなど）。
• 他のチームメンバーが80％で実行し、リーダーから承認を得ることができる、より複雑で時間のかかるタスク。
• 他のチームメンバーに実行するように教えることができるタスク。
• 専門分野外のタスク。
• 厳しい期限で他のプロジェクト関連の問題と競合する時間に敏感なタスク。

2.タスクを委任する適切な人を特定します

タスクを委任する適切な人物を選択するときは、必ず特定の基準で候補者を確認してください。

従業員の長所と短所

人が得意なこと、対処できること、相談が必要な場所を検討してください。

人の現在の作業負荷

従業員が新しいタスクを引き受ける時間があるかどうかを確認します。 ちなみに、これを追跡することは、バランスの取れたワークロード管理に不可欠です。

個人的な特徴

仕事にふさわしい人を選ぶときは、責任、独立、積極性、成長したいという願望などの特性が重要です。

成長の可能性

委任された機能が従業員のスキルの向上と成長に役立つようにタスクを分散するようにしてください。

したがって、タスクを効果的に委任するには、責任レベルを従業員のバックグラウンドと一致させる必要があります。 人が興味を持ち、やる気があればあるほど、あなたが委任したタスクをより効果的に実行できます。

3.目標、コンテキスト、および望ましい結果を明確にします

タスクを委任する適切な人を特定したら、目標についてできるだけ具体的にするようにしてください。 どのような結果とどのような時間枠で期待するか、そしてどのように成功を測定するかを明確にすることが重要です。

タスクはSMART基準を満たす必要があります。つまり、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限があります。 タスクのそのような明確なステートメントは、リーダーが何かをするプロセスだけでなく、結果に対する責任を移すのに役立ちます。

このタスクまたはそのタスクを委任する理由について、従業員にコンテキストを提供することを忘れないでください。 この新しい責任がどのように彼らが専門家として成長するのを助けることができるかを彼らに説明してください。

4.必要なリソースとサポートを提供します

タスクを効果的に委任するには、責任者が必要なすべてのツールとリソースを持っていることを確認してください。 チームメンバーが仕事を成し遂げるためにいくつかの新しいツールやテクニックを学ぶ必要がある場合、あなたの仕事は彼らが最初にこれらのツールやテクニックに慣れることを助けることです。

新しい責任に対処する方法を学ぶのに時間がかかる場合があるので、十分なガイダンスとサポートを提供するようにしてください。 従業員に提供するサポートが優れているほど、委任された問題の解決において従業員がより早く自立するようになります。

5.チェックインのスケジュールを設定します

最初から、進行状況を監視するための中間段階とチェックポイントのスケジュールを指定します。 これらのタッチポイントを使用して、進行状況を確認したり、途中で問題がないかどうかを確認したり、必要に応じて調整したりします。

6.マイクロマネジメントを避ける

タスクを効果的に委任するには進捗状況の監視が不可欠ですが、細かく管理しないでください。 まず、マイクロマネジメントはあなたの仕事量を増やします。 第二に、従業員がタスクを完了するために取る各ステップの制御は、彼らが新しいスキルを学び、独立性を発達させることを可能にしません。

人がこれらの目標を達成するために取る特定のステップではなく、目標に焦点を当てることをお勧めします。 同僚があなたとはまったく異なる方法でタスクに取り組む可能性があることを忘れないでください。それは問題ありません。 希望する最終目標の達成が見られる限り、心配する必要はありません。

7.良い結果に感謝の意を表します

最後に、チームメンバーが委任されたタスクまたはプロジェクトを完了したときに、必ず感謝の意を示してください。 期待される仕事の質をよりよく理解できるように、彼らがうまくやったことについて具体的に説明してください。 認識はまた、将来のタスクであなたを助けるために忠誠心と意欲を構築するのに貢献します。

毎月の電話で3人以上のチームがいる場合は、感謝の気持ちを示し、会社の方向性について従業員に最新情報を提供するために、ウェビナープラットフォームに投資することもお勧めします。 これはチームビルディングに役立ちますが、それに値する従業員に感謝を示すこともできます。

概要

リーダーが他のチームメンバーにタスクを委任することは難しい場合がありますが、このスキルを開発することは報われます。 タスクを効果的に委任するには、次のことを行う必要があります。

• 何を誰に委任できるかを特定します。
• 目標と望ましい結果について具体的に説明してください。
• マイクロ管理なしで進捗状況を追跡します。
• 途中で選ばれた人に包括的なサポートを提供します。

今日からこれらのタスク委任のヒントに従い、休憩を取り、チーム内の生産性と信頼が向上するのを見てください！