7 wskazówek dla właścicieli małych firm, jak skutecznie delegować zadania

Każdy właściciel firmy chce usprawnić i zoptymalizować pracę zespołu, oszczędzając w ten sposób swój czas na rozwiązywanie bardziej złożonych zadań. Nie da się tego zrobić bez delegowania pewnych zadań. Spójrz na wyniki badania Gallupa z 2014 r. Według niego liderzy z silnymi umiejętnościami delegowania osiągali o 33% wyższe przychody niż ich koledzy z mniejszym talentem!

Dobrą wiadomością jest to, że wraz z innymi ważnymi umiejętnościami menedżerskimi możesz opanować sztukę efektywnego delegowania zadań.

W tym artykule podzielimy się przydatnymi wskazówkami dla właścicieli małych firm, jak skutecznie delegować zadania.

Dlaczego delegowanie zadań ma znaczenie

Ponieważ firma ewoluuje i wyrasta poza fazę startupu, delegowanie niektórych zadań staje się niezbędne dla właściciela firmy. Większość liderów zdaje sobie sprawę, że wymagania dotyczące ich czasu rosną i nie są w stanie poradzić sobie ze wszystkim samodzielnie. Aby zmniejszyć obciążenie pracą, decydują się zlecić niektóre zadania (np. programowanie) zewnętrznym dostawcom. W celach marketingowych właściciele firm mogą wykorzystać treści generowane przez użytkowników, aby przekazać część tworzenia treści swoim fanom.

Ale to nie wystarczy. Skuteczny lider musi przekazać odpowiedzialność za niektóre zadania innym członkom zespołu. Dlaczego?

Po pierwsze, delegując odpowiedzialność, właściciele firm mogą uwolnić swój czas na kwestie strategiczne.

Po drugie, ponieważ członkowie zespołu biorą na siebie większą odpowiedzialność, zaczynają czuć się zaufani i szanowani. Przyczynia się to do większego zaangażowania w pracę i chęci osiągania więcej.

Po trzecie, umożliwiając pracownikom samodzielne rozwiązywanie zadań biznesowych, pomagasz im rozwijać się jako profesjonaliści. Czy nie jest dobrze otaczać się wysokiej klasy specjalistami?

Dlaczego właściciele firm unikają delegowania zadań?

Wielu właścicieli firm łatwiej powiedzieć niż zrobić delegację i unikają jej z różnych powodów. Oto najczęstsze:

• Przekonanie, że „jeśli chcesz coś zrobić dobrze, zrób to sam”;
• Strach przed utratą kontroli nad sytuacją bez zaangażowania w konkretny proces;
• Niechęć do przeniesienia określonej działalności na innych, ponieważ lubią nad nią pracować;
• Uczucie dyskomfortu związane z dodawaniem kolejnych zadań do czyjegoś obciążenia pracą;
• Martwienie się, że delegowanie i wyjaśnienie zadania zajmie więcej czasu niż zrobienie tego samemu.

Bez względu na powód, właściciele małych firm muszą zdać sobie sprawę, że nie mogą zrobić wszystkiego sami. Co więcej, nie powinni!

7 wskazówek dotyczących delegowania zadań dla właścicieli małych firm

Oto siedem wskazówek dla właścicieli małych firm, które pomogą im skutecznie delegować zadania.

1. Wiedz, co możesz delegować

Przede wszystkim musisz określić, które zadania możesz delegować. Aby to zrobić, możesz skompilować listę zadań i podzielić ją na dwa kolejne:

• Zadania, z którymi tylko Ty możesz sobie poradzić;
• Zadania, które inni mogą dla Ciebie wykonać.

Zapraszam do delegowania wszystkiego, co znalazło się na drugiej liście.

Jenny Blake, strateg kariery i biznesu, proponuje inne podejście do określania zadań do delegowania. Według niego okazją do delegacji są następujące rodzaje działalności:

• Małe zadania, które nie zajmują dużo czasu, ale sumują się z czasem, gdy są brane razem;
• Proste i rutynowe zadania, które nie wymagają specjalnych umiejętności (takie jak kopiowanie i wklejanie informacji);
• Bardziej złożone i czasochłonne zadania, które inni członkowie zespołu mogą nadal wykonać w 80%, a następnie uzyskać zgodę lidera;
• Zadania, których wykonania możesz nauczyć innych członków zespołu;
• Zadania, które wykraczają poza obszar Twojej specjalizacji;
• Czasochłonne zadania, które konkurują z innymi kwestiami związanymi z projektem z rygorystycznymi terminami.

2. Zidentyfikuj właściwą osobę do delegowania zadania

Wybierając odpowiednią osobę do delegowania zadań, należy sprawdzić kandydatów pod kątem określonych kryteriów.

Mocne i słabe strony pracownika

Zastanów się, w czym dana osoba jest dobra, z czym może sobie poradzić i gdzie może potrzebować konsultacji.

Aktualne obciążenie pracą osoby

Sprawdź, czy pracownik ma czas na podjęcie nowych zadań. Nawiasem mówiąc, śledzenie tego jest niezbędne do zrównoważonego zarządzania obciążeniem.

Osobiste cechy

Przy wyborze odpowiedniej osoby do pracy liczą się takie cechy jak odpowiedzialność, niezależność, proaktywność i chęć rozwoju.

Potencjał wzrostu

Staraj się rozdzielać zadania w taki sposób, aby delegowane funkcje pomagały pracownikom doskonalić ich umiejętności i rozwijać się.

Tak więc, aby skutecznie delegować zadania, musisz dopasować poziom odpowiedzialności do środowiska pracownika. Im bardziej dana osoba jest zainteresowana i zmotywowana, tym skuteczniej wykona zadania, które jej zlecisz.

3. Jasno określ cel, kontekst i pożądany rezultat

Po zidentyfikowaniu właściwej osoby do delegowania zadań, postaraj się, aby cele były jak najdokładniejsze. Ważne jest, aby jasno określić, jakich wyników i w jakich ramach czasowych oczekujesz oraz jak będziesz mierzyć sukces.

Zadanie powinno spełniać kryteria SMART — to znaczy być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone w czasie. Tak jasne określenie zadania pomoże liderowi przenieść odpowiedzialność za wynik, a nie tylko proces robienia czegoś.

Nie zapomnij podać pracownikowi kontekstu, dlaczego delegujesz mu to lub inne zadanie. Wyjaśnij im, jak ta nowa odpowiedzialność może pomóc im rozwijać się jako profesjonaliści.

4. Zapewnij niezbędne zasoby i wsparcie

Aby skutecznie delegować zadania, upewnij się, że osoba odpowiedzialna ma wszystkie narzędzia i zasoby, których może potrzebować. Jeśli członek zespołu musi nauczyć się nowych narzędzi lub technik, aby wykonać zadanie, Twoim zadaniem jest pomóc mu najpierw zapoznać się z tymi narzędziami i technikami.

Ponieważ nauczenie się, jak radzić sobie z nową odpowiedzialnością, może zająć trochę czasu, upewnij się, że zapewniasz jej wystarczającą ilość wskazówek i wsparcia. Im lepsze wsparcie udzielisz pracownikowi, tym szybciej usamodzielni się w rozwiązywaniu zleconych mu spraw.

5. Ustal harmonogram odpraw

Od samego początku określ etapy pośrednie i harmonogram punktów kontrolnych, aby monitorować postępy. Skorzystaj z tych punktów kontaktowych, aby przejrzeć postępy, sprawdzić, czy po drodze są jakieś problemy lub wprowadzić niezbędne poprawki.

6. Unikaj mikrozarządzania

Chociaż monitorowanie postępów jest niezbędne do skutecznego delegowania zadań, nie zarządzaj mikro. Po pierwsze, mikrozarządzanie zwiększa obciążenie pracą. Po drugie, kontrola każdego kroku, jaki pracownik podejmuje w celu wykonania zadania, nie pozwoli mu na zdobycie nowych umiejętności i rozwinięcie samodzielności.

Dobrym pomysłem jest skupienie się na celach, a nie na konkretnych krokach, jakie osoba podejmuje w celu osiągnięcia tych celów. Pamiętaj, że Twój współpracownik może podejść do zadania w zupełnie inny sposób niż Ty i to jest w porządku. Dopóki widzisz osiągnięcie pożądanych celów końcowych, nie musisz się martwić.

7. Okaż wdzięczność za dobre wyniki

Na koniec pamiętaj, aby okazać wdzięczność, gdy członek zespołu ukończy delegowane zadanie lub projekt. Opowiedz konkretnie o tym, co zrobili dobrze, aby pomóc im lepiej zrozumieć oczekiwaną jakość pracy. Uznanie przyczynia się również do budowania lojalności i chęci pomocy w przyszłych zadaniach.

Dobrym pomysłem może być również zainwestowanie w platformę webinarową, jeśli masz zespół składający się z 3 lub więcej osób na comiesięczne rozmowy telefoniczne, aby wyrazić uznanie i informować pracowników o kierunku firmy. Pomaga to w budowaniu zespołu, ale także pozwala okazywać uznanie pracownikom, którzy na to zasługują.

Streszczenie

Chociaż przywódcom może być trudno delegować zadania innym członkom zespołu, rozwijanie tej umiejętności się opłaca. Aby skutecznie delegować zadania, musisz:

• Określ, co możesz delegować i komu;
• Konkretnie o celach i pożądanych rezultatach;
• Śledź postępy bez mikrozarządzania;
• Zapewnij po drodze kompleksowe wsparcie wybranej osobie.

Już dziś zacznij stosować się do tych wskazówek dotyczących delegowania zadań, rób przerwy na kawę i obserwuj wzrost produktywności i zaufania w Twoim zespole!