7 consejos para que los propietarios de pequeñas empresas deleguen tareas de manera efectiva

Cualquier empresario quiere mejorar y optimizar el trabajo del equipo, ahorrando así su tiempo para resolver tareas más complejas. No hay manera de hacerlo sin delegación de ciertas tareas. Eche un vistazo a los hallazgos del estudio de Gallup de 2014. Según este, los líderes con fuertes habilidades de delegación obtuvieron un 33 % más de ingresos que sus pares con menos de este talento.

La buena noticia es que, junto con otras habilidades gerenciales importantes, puede dominar el arte de la delegación efectiva de tareas.

En este artículo, compartiremos consejos útiles para que los propietarios de pequeñas empresas deleguen tareas de manera efectiva.

Por qué es importante la delegación de tareas

A medida que una empresa evoluciona y crece más allá de la fase de inicio, la delegación de ciertas tareas se vuelve esencial para el propietario de un negocio. La mayoría de los líderes se dan cuenta de que las demandas de su tiempo están creciendo y que no pueden manejar todo por su cuenta. Para aligerar su carga de trabajo, optan por subcontratar ciertas tareas (por ejemplo, la programación) a proveedores externos. Con fines de marketing, los dueños de negocios pueden aprovechar el contenido generado por el usuario para delegar parte de la creación de contenido a sus fans.

Pero esto no es suficiente. Un líder exitoso necesita delegar la responsabilidad de ciertas tareas a otros miembros del equipo. ¿Porqué es eso?

Primero, al delegar responsabilidades, los dueños de negocios pueden liberar su tiempo para asuntos estratégicos.

En segundo lugar, a medida que los miembros del equipo asumen más responsabilidades, comienzan a sentirse confiables y respetados. Esto contribuye a un mayor compromiso con el trabajo y la voluntad de lograr más.

En tercer lugar, al permitir que los empleados resuelvan tareas relacionadas con el negocio por su cuenta, los ayuda a crecer como profesionales. ¿No es bueno rodearse de especialistas de primer nivel?

¿Por qué los empresarios evitan la delegación de tareas?

Para muchos dueños de negocios, delegar es más fácil decirlo que hacerlo, y lo evitan por varias razones. Aquí están los más comunes:

• La creencia de que “si quieres hacer algo bien, hazlo tú mismo”;
• Miedo a perder el control de la situación sin involucrarse en un proceso particular;
• Renuencia a transferir cierta actividad a otros porque les gusta trabajar en ella;
• Sentirse incómodo por agregar más tareas a la carga de trabajo de alguien;
• Preocuparse de que delegar y explicar la tarea llevará más tiempo que hacerlo ellos mismos.

Cualquiera que sea la razón, los propietarios de pequeñas empresas deben darse cuenta de que no pueden hacerlo todo por sí mismos. Además, ¡no deberían!

7 consejos de delegación de tareas para propietarios de pequeñas empresas

Estos son los siete consejos para los propietarios de pequeñas empresas para ayudarlos a delegar tareas de manera efectiva.

1. Conoce lo que puedes delegar

En primer lugar, debe determinar qué tareas puede delegar. Para hacer esto, puede compilar una lista de tareas y dividirla en dos más:

• Las tareas que solo tú puedes manejar;
• Las tareas que otros pueden hacer por ti.

Siéntase libre de delegar todo lo que cayó en la segunda lista.

Jenny Blake, estratega de carrera y negocios, ofrece otro enfoque para identificar las tareas a delegar. Según él, los siguientes tipos de actividades representan una oportunidad para la delegación:

• Pequeñas tareas que no toman mucho tiempo cada una pero que se suman con el tiempo cuando se toman en conjunto;
• Tareas simples y rutinarias que no necesitan habilidades especiales (como copiar y pegar información);
• Tareas más complejas y que requieren más tiempo que otros miembros del equipo aún pueden realizar al 80% y luego obtener la aprobación de un líder;
• Tareas que puede enseñar a otros miembros del equipo a realizar;
• Tareas que están fuera de su área de especialización;
• Tareas sensibles al tiempo que compiten con otros problemas relacionados con el proyecto con plazos estrictos.

2. Identificar a la persona adecuada para delegar la tarea

Al elegir a la persona adecuada para delegar las tareas, asegúrese de verificar ciertos criterios de los candidatos.

Las fortalezas y debilidades de un empleado

Considere en qué es buena una persona, con qué puede lidiar y dónde podría necesitar una consulta.

La carga de trabajo actual de una persona.

Compruebe si un empleado tiene tiempo para asumir nuevas tareas. Por cierto, el seguimiento de esto es esencial para una gestión equilibrada de la carga de trabajo.

los rasgos personales

A la hora de elegir a la persona adecuada para un puesto de trabajo, son importantes características como la responsabilidad, la independencia, la proactividad y las ganas de crecer.

Un potencial de crecimiento

Trate de distribuir las tareas de tal manera que las funciones delegadas ayuden a los empleados a mejorar sus habilidades y crecer.

Entonces, para delegar tareas de manera efectiva, debe hacer coincidir el nivel de responsabilidad con los antecedentes de un empleado. Cuanto más interesada y motivada esté una persona, más eficazmente realizará las tareas que le delegues.

3. Deje claro el objetivo, el contexto y el resultado deseado

Una vez que haya identificado a la persona adecuada para delegar las tareas, asegúrese de ser lo más específico posible sobre los objetivos. Es importante dejar en claro qué resultados y en qué marco de tiempo espera, y cómo medirá el éxito.

La tarea debe cumplir con los criterios SMART, es decir, ser específica, medible, alcanzable, relevante y limitada en el tiempo. Una declaración tan clara de la tarea ayudará a un líder a transferir la responsabilidad del resultado, no solo el proceso de hacer algo.

No olvide brindarle a un empleado un contexto sobre por qué le está delegando esta o aquella tarea. Explícales cómo esta nueva responsabilidad puede ayudarlos a crecer como profesionales.

4. Proporcionar los recursos y el apoyo necesarios

Para delegar tareas de manera efectiva, asegúrese de que una persona responsable tenga todas las herramientas y recursos que pueda necesitar. Si un miembro del equipo necesita aprender algunas herramientas o técnicas nuevas para hacer el trabajo, su tarea es ayudarlo a familiarizarse primero con estas herramientas y técnicas.

Como una persona puede tardar algún tiempo en aprender a manejar su nueva responsabilidad, asegúrese de brindarle suficiente orientación y apoyo. Cuanto mejor soporte brinde a un empleado, más rápido se volverá independiente para resolver los problemas que se le deleguen.

5. Establece un horario de check-ins

Desde el principio, especifique las etapas intermedias y el cronograma de puntos de control para monitorear el progreso. Utilice estos puntos de contacto para revisar el progreso, verificar si hay algún problema en el camino o hacer los ajustes necesarios.

6. Evita la microgestión

Si bien el monitoreo del progreso es esencial para delegar tareas de manera efectiva, no se limite a la microgestión. Primero, la microgestión aumenta su carga de trabajo. En segundo lugar, el control de cada paso que da un empleado para completar la tarea no le permitirá aprender nuevas habilidades y desarrollar su independencia.

Una buena idea es centrarse en las metas en lugar de los pasos determinados que una persona toma para lograr estas metas. Recuerde, su compañero de trabajo puede abordar una tarea de una manera completamente diferente a la suya, y está bien. Siempre que vea el logro de los objetivos finales deseados, no hay necesidad de preocuparse.

7. Muestre su aprecio por los buenos resultados

Finalmente, asegúrese de mostrar su aprecio cuando un miembro del equipo complete la tarea o el proyecto delegado. Sea específico sobre las cosas que hicieron bien para ayudarlos a comprender mejor la calidad esperada del trabajo. El reconocimiento también contribuye a generar lealtad y disposición para ayudarlo con tareas futuras.

También puede ser una buena idea invertir en una plataforma de seminarios web si tiene un equipo de 3 o más llamadas mensuales para mostrar su agradecimiento y mantener a los empleados actualizados sobre la dirección de la empresa. Esto ayuda con la formación de equipos, pero también le permite mostrar aprecio a los empleados que lo merecen.

Resumen

Si bien puede ser difícil para los líderes delegar tareas a otros miembros del equipo, vale la pena desarrollar esta habilidad. Para delegar tareas de manera efectiva, debe:

• Identifique qué puede delegar ya quién;
• Sea específico sobre las metas y los resultados deseados;
• Seguimiento del progreso sin microgestión;
• Brindar apoyo integral a una persona elegida en el camino.

¡Comience a seguir estos consejos de delegación de tareas hoy, tome descansos para tomar café y observe cómo aumenta la productividad y la confianza dentro de su equipo!