Küçük İşletme Sahiplerine Görevleri Etkin Bir Şekilde Devretmek İçin 7 İpucu

Herhangi bir işletme sahibi, ekibin çalışmasını iyileştirmek ve optimize etmek ister, böylece daha karmaşık görevleri çözmek için zaman kazanır. Belirli görevlerin delegasyonu olmadan bunu yapmanın bir yolu yoktur. Gallup'un 2014 yılındaki araştırmasından elde edilen bulgulara bir göz atın. Buna göre, güçlü yetkilendirme becerilerine sahip liderler, bu yeteneğe sahip olmayan akranlarından %33 daha fazla gelir elde etti!

İyi haber şu ki, diğer önemli yönetim becerileriyle birlikte etkili görev delegasyonu sanatında ustalaşabilirsiniz.

Bu makalede, küçük işletme sahiplerinin görevleri etkin bir şekilde devretmeleri için faydalı ipuçları paylaşacağız.

Görev delegasyonu neden önemlidir?

Bir şirket başlangıç ​​aşamasının ötesinde gelişirken ve büyürken, bir işletme sahibi için belirli görevlerin devredilmesi zorunlu hale gelir. Çoğu lider, zamanlarına ilişkin taleplerin arttığının ve her şeyi kendi başlarına halledemeyeceklerinin farkındadır. İş yüklerini hafifletmek için, belirli görevleri (örn. programlama) üçüncü şahıs sağlayıcılara devretmeyi seçerler. Pazarlama amaçları için işletme sahipleri, içerik oluşturmanın bir kısmını hayranlarına devretmek için kullanıcı tarafından oluşturulan içerikten yararlanabilir.

Ancak bu yeterli değil. Başarılı bir liderin belirli görevler için sorumluluğu diğer ekip üyelerine devretmesi gerekir. Nedenmiş?

İlk olarak, işletme sahipleri sorumluluk devrederek stratejik konulara zaman ayırabilirler.

İkincisi, ekip üyeleri daha fazla sorumluluk aldıkça, kendilerine güvenildiğini ve saygı duyulduğunu hissetmeye başlarlar. Bu, çalışmaya daha yüksek bağlılık ve daha fazlasını başarma isteğine katkıda bulunur.

Üçüncüsü, çalışanların işle ilgili görevleri kendi başlarına çözmelerine izin vererek profesyonel olarak büyümelerine yardımcı olursunuz. Kendinizi birinci sınıf uzmanlarla kuşatmak iyi değil mi?

İşletme sahipleri neden görev delegasyonu yapmaktan kaçınır?

Birçok işletme sahibi için yetki devrini söylemek yapmaktan daha kolaydır ve çeşitli nedenlerle bundan kaçınırlar. İşte en yaygın olanları:

• “Bir şeyi doğru yapmak istiyorsan kendin yap” inancı;
• Belirli bir sürece dahil olmadan durum üzerindeki kontrolünü kaybetme korkusu;
• Üzerinde çalışmaktan hoşlandıkları için belirli bir faaliyeti başkalarına aktarma isteksizliği;
• Birinin iş yüküne daha fazla görev eklemekten rahatsızlık duyma;
• Görevi devretme ve açıklamanın kendilerinin yapmaktan daha uzun süreceği endişesi.

Sebep ne olursa olsun, küçük işletme sahiplerinin her şeyi kendi başlarına yapamayacaklarını anlamaları gerekir. Üstelik yapmamalılar!

Küçük işletme sahipleri için 7 görev delegasyonu ipucu

Küçük işletme sahiplerinin görevleri etkin bir şekilde devretmelerine yardımcı olacak yedi ipucu.

1. Neleri devredebileceğinizi bilin

Her şeyden önce, hangi görevleri devredebileceğinizi belirlemeniz gerekir. Bunu yapmak için, bir görev listesi derleyebilir ve onu ikiye daha bölebilirsiniz:

• Sadece sizin yapabileceğiniz görevler;
• Başkalarının sizin için yapabileceği görevler.

İkinci listeye giren her şeyi devretmekten çekinmeyin.

Bir kariyer ve iş stratejisti olan Jenny Blake, devredilecek görevleri belirlemek için başka bir yaklaşım sunuyor. Ona göre, aşağıdaki faaliyet türleri delegasyon için bir fırsattır:

• Her biri fazla zaman almayan, ancak bir araya getirildiğinde zamanla biriken küçük görevler;
• Özel beceriler gerektirmeyen basit ve rutin görevler (kopyala-yapıştır bilgileri gibi);
• Diğer ekip üyelerinin hala %80 oranında gerçekleştirebildiği ve ardından bir liderden onay alabildiği daha karmaşık ve zaman alıcı görevler;
• Diğer ekip üyelerine gerçekleştirmeyi öğretebileceğiniz görevler;
• Uzmanlık alanınızın dışında kalan görevler;
• Kesin teslim tarihleriyle projeyle ilgili diğer sorunlarla rekabet eden zamana duyarlı görevler.

2. Görevi devredeceğiniz doğru kişiyi belirleyin

Görevleri devredeceğiniz doğru kişiyi seçerken, adayları belirli kriterlere göre kontrol ettiğinizden emin olun.

Bir çalışanın güçlü ve zayıf yönleri

Bir kişinin nelerde iyi olduğunu, nelerle başa çıkabileceğini ve nerede konsültasyona ihtiyaç duyabileceğini düşünün.

Bir kişinin mevcut iş yükü

Bir çalışanın yeni görevler üstlenmek için zamanı olup olmadığını kontrol edin. Bu arada, iyi dengelenmiş iş yükü yönetimi için bunu izlemek çok önemlidir.

kişisel özellikler

Bir iş için doğru kişiyi seçerken sorumluluk, bağımsızlık, proaktiflik ve gelişme arzusu gibi özellikler önemlidir.

Bir büyüme potansiyeli

Görevleri, devredilen işlevler çalışanların becerilerini geliştirmelerine ve büyümelerine yardımcı olacak şekilde dağıtmaya çalışın.

Bu nedenle, görevleri etkin bir şekilde devretmek için sorumluluk düzeyini bir çalışanın geçmişiyle eşleştirmeniz gerekir. Bir kişi ne kadar ilgili ve motive olursa, onlara devrettiğiniz görevleri o kadar etkili bir şekilde yerine getirecektir.

3. Hedefi, bağlamı ve istenen sonucu netleştirin

Görevleri devredeceğiniz doğru kişiyi belirledikten sonra, hedefler konusunda mümkün olduğunca spesifik olun. Hangi sonuçları ve hangi zaman diliminde beklediğinizi ve başarıyı nasıl ölçeceğinizi netleştirmek önemlidir.

Görev, SMART kriterlerini karşılamalıdır - yani, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı olmalıdır. Görevin bu kadar net bir şekilde ifade edilmesi, bir liderin yalnızca bir şey yapma sürecinin değil, sonucun sorumluluğunu da devretmesine yardımcı olacaktır.

Bir çalışana neden şu veya bu görevi devrettiğiniz konusunda bir bağlam sağlamayı unutmayın. Onlara bu yeni sorumluluğun profesyonel olarak büyümelerine nasıl yardımcı olabileceğini açıklayın.

4. Gerekli kaynakları ve desteği sağlayın

Görevleri etkin bir şekilde devretmek için sorumlu bir kişinin ihtiyaç duyabileceği tüm araçlara ve kaynaklara sahip olduğundan emin olun. Bir ekip üyesinin işi yapmak için bazı yeni araçlar veya teknikler öğrenmesi gerekiyorsa, göreviniz öncelikle bu araç ve teknikleri tanımalarına yardımcı olmaktır.

Bir kişinin yeni sorumluluğuyla nasıl başa çıkacağını öğrenmesi biraz zaman alabileceğinden, onlara yeterli rehberlik ve destek sağladığınızdan emin olun. Bir çalışana ne kadar iyi destek verirseniz, kendilerine verilen sorunları çözmede o kadar hızlı bağımsız hale gelirler.

5. Bir check-in programı ayarlayın

En başından itibaren, ilerlemeyi izlemek için ara aşamaları ve kontrol noktalarının programını belirleyin. İlerlemeyi gözden geçirmek, yol boyunca herhangi bir sorun olup olmadığını kontrol etmek veya gerektiğinde ayarlamalar yapmak için bu temas noktalarını kullanın.

6. Mikro yönetimden kaçının

İlerleme izleme, görevleri etkin bir şekilde devretmek için gerekli olsa da, mikro yönetim yapmayın. İlk olarak, mikro yönetim iş yükünüzü artırır. İkincisi, bir çalışanın görevi tamamlamak için attığı her adımın kontrolü, yeni beceriler öğrenmelerine ve bağımsızlık geliştirmelerine olanak sağlamayacaktır.

Bir kişinin bu hedeflere ulaşmak için attığı belirli adımlar yerine hedeflere odaklanmak iyi bir fikirdir. Unutmayın, iş arkadaşınız bir göreve sizden tamamen farklı bir şekilde yaklaşabilir ve sorun değil. İstenilen nihai hedeflere ulaşıldığını gördüğünüz sürece endişelenmenize gerek yok.

7. İyi sonuçlar için takdirinizi gösterin

Son olarak, bir ekip üyesi devredilen görevi veya projeyi tamamladığında takdirinizi gösterdiğinizden emin olun. Beklenen işin kalitesini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için iyi yaptıkları şeyler hakkında net olun. Tanınma ayrıca gelecekteki görevlerde size yardımcı olmak için sadakat ve isteklilik oluşturmaya da katkıda bulunur.

Aylık aramalar için 3 veya daha fazla kişiden oluşan bir ekibiniz varsa, takdirinizi göstermek ve çalışanları şirketin yönü hakkında güncel tutmak için bir web semineri platformuna yatırım yapmak da iyi bir fikir olabilir. Bu, ekip oluşturmaya yardımcı olur, ancak aynı zamanda hak eden çalışanlara takdir göstermenize de olanak tanır.

Özet

Liderler için görevleri diğer ekip üyelerine devretmek zor olsa da, bu beceriyi geliştirmek işe yarar. Görevleri etkili bir şekilde devretmek için yapmanız gerekenler:

• Neyi ve kime devredebileceğinizi belirleyin;
• Hedefler ve istenen sonuçlar konusunda spesifik olun;
• Mikro yönetim olmadan ilerlemeyi takip edin;
• Yol boyunca seçilen bir kişiye kapsamlı destek sağlayın.

Bu görev dağılımı ipuçlarını bugün takip etmeye başlayın, kahve molaları verin ve ekibinizdeki üretkenliğin ve güvenin arttığını izleyin!