7 sfaturi pentru proprietarii de întreprinderi mici pentru a delega sarcinile eficient

Orice proprietar de afaceri dorește să îmbunătățească și să optimizeze munca echipei, economisind astfel timp pentru a rezolva sarcini mai complexe. Nu există nicio modalitate de a face acest lucru fără delegarea anumitor sarcini. Aruncă o privire la concluziile studiului Gallup din 2014. Potrivit acestuia, liderii cu abilități puternice de delegare au obținut venituri cu 33% mai mari decât colegii lor cu mai puțin din acest talent!

Vestea bună este că, alături de alte abilități manageriale importante, puteți stăpâni arta delegării eficiente a sarcinilor.

În acest articol, vom împărtăși sfaturi utile pentru proprietarii de întreprinderi mici pentru a delega sarcini în mod eficient.

De ce contează delegarea sarcinilor

Pe măsură ce o companie evoluează și crește dincolo de faza de pornire, delegarea anumitor sarcini devine esențială pentru proprietarul unei afaceri. Majoritatea liderilor își dau seama că cerințele legate de timpul lor sunt în creștere și nu se pot descurca singuri. Pentru a-și ușura volumul de muncă, aceștia aleg să externalizeze anumite sarcini (de exemplu, programarea) către furnizori terți. În scopuri de marketing, proprietarii de afaceri pot folosi conținutul generat de utilizatori pentru a delega o parte din crearea de conținut fanilor lor.

Dar, acest lucru nu este suficient. Un lider de succes trebuie să delege responsabilitatea pentru anumite sarcini altor membri ai echipei. De ce este asta?

În primul rând, prin delegarea responsabilității, proprietarii de afaceri își pot elibera timpul pentru probleme strategice.

În al doilea rând, pe măsură ce membrii echipei își asumă mai multă responsabilitate, încep să se simtă de încredere și respectați. Acest lucru contribuie la un angajament mai mare față de muncă și la dorința de a realiza mai mult.

În al treilea rând, permițând angajaților să rezolve singuri sarcinile legate de afaceri, îi ajutați să se dezvolte ca profesioniști. Nu este bine să te înconjurești de specialiști de înaltă clasă?

De ce proprietarii de afaceri evită delegarea sarcinilor?

Pentru mulți proprietari de afaceri, delegarea este mai ușor de spus decât de făcut și o evită din diverse motive. Iată cele mai comune:

• Convingerea că „dacă vrei să faci ceva corect, fă-l singur”;
• Frica de a pierde controlul asupra situației fără implicarea într-un anumit proces;
• Reticența de a transfera o anumită activitate altora pentru că le place să lucreze la ea;
• Senzație de disconfort în a adăuga mai multe sarcini la volumul de muncă al cuiva;
• Îngrijorarea că delegarea și explicarea sarcinii va dura mai mult decât a face asta ei înșiși.

Indiferent de motiv, proprietarii de afaceri mici trebuie să realizeze că nu pot face totul singuri. Mai mult, nu ar trebui!

7 sfaturi pentru delegarea sarcinilor pentru proprietarii de afaceri mici

Iată cele șapte sfaturi pentru proprietarii de afaceri mici pentru a-i ajuta să delege sarcini în mod eficient.

1. Află ce poți delega

În primul rând, trebuie să determinați ce sarcini puteți delega. Pentru a face acest lucru, puteți compila o listă de sarcini și o puteți împărți în alte două:

• Sarcinile pe care doar tu le poți gestiona;
• Sarcinile pe care alții le pot face pentru tine.

Simțiți-vă liber să delegați tot ceea ce a intrat în a doua listă.

Jenny Blake, un strateg de carieră și afaceri, oferă o altă abordare pentru identificarea sarcinilor de delegat. Potrivit acestuia, următoarele tipuri de activități reprezintă o oportunitate de delegare:

• Sarcini mici care nu necesită mult timp fiecare, dar se adună în timp atunci când sunt luate împreună;
• Sarcini simple și de rutină care nu necesită abilități speciale (cum ar fi copy-lipting informații);
• Sarcini mai complexe și consumatoare de timp pe care alți membri ai echipei le pot îndeplini în proporție de 80% și apoi obțin aprobarea unui lider;
• Sarcini pe care le puteți învăța pe alți membri ai echipei să le îndeplinească;
• Sarcini care sunt în afara domeniului dumneavoastră de expertiză;
• Sarcini sensibile la timp care concurează cu alte probleme legate de proiect cu termene limită stricte.

2. Identificați persoana potrivită căreia să-i delege sarcina

Atunci când alegeți persoana potrivită căreia să îi delege sarcinile, asigurați-vă că verificați candidații în funcție de anumite criterii.

Punctele forte și punctele slabe ale unui angajat

Luați în considerare la ce se pricepe o persoană, la ce poate face față și unde ar putea avea nevoie de o consultație.

Volumul de muncă actual al unei persoane

Verificați dacă un angajat are timp să preia noi sarcini. Apropo, urmărirea acestui lucru este esențială pentru o gestionare bine echilibrată a volumului de muncă.

Trăsăturile personale

Atunci când alegeți persoana potrivită pentru un loc de muncă, trăsături precum responsabilitatea, independența, proactivitatea și dorința de a crește, contează.

Un potențial de creștere

Încercați să distribuiți sarcinile în așa fel încât funcțiile delegate să ajute angajații să-și îmbunătățească abilitățile și să se dezvolte.

Așadar, pentru a delega sarcini în mod eficient, trebuie să potriviți nivelul de responsabilitate cu experiența unui angajat. Cu cât o persoană este mai interesată și mai motivată, cu atât va îndeplini mai eficient sarcinile pe care le delegeți.

3. Faceți clar obiectivul, contextul și rezultatul dorit

Odată ce ați identificat persoana potrivită căreia să îi delegeți sarcinile, asigurați-vă că sunteți cât mai specific posibil cu privire la obiective. Este important să clarificați ce rezultate și în ce interval de timp vă așteptați și cum veți măsura succesul.

Sarcina ar trebui să îndeplinească criteriile SMART – adică să fie specifică, măsurabilă, realizabilă, relevantă și limitată în timp. O astfel de declarație clară a sarcinii va ajuta un lider să transfere responsabilitatea rezultatului, nu numai procesul de a face ceva.

Nu uitați să oferiți unui angajat un context despre motivul pentru care îi delegeți cutare sau cutare sarcină. Explicați-le cum această nouă responsabilitate îi poate ajuta să se dezvolte ca profesioniști.

4. Oferiți resursele și sprijinul necesar

Pentru a delega sarcini în mod eficient, asigurați-vă că o persoană responsabilă are toate instrumentele și resursele de care ar putea avea nevoie. Dacă un membru al echipei trebuie să învețe câteva instrumente sau tehnici noi pentru a-și îndeplini treaba, sarcina ta este să-l ajuți să se familiarizeze mai întâi cu aceste instrumente și tehnici.

Deoarece poate dura ceva timp pentru ca o persoană să învețe cum să-și facă față noii sale responsabilități, asigurați-vă că îi oferiți suficientă îndrumare și sprijin. Cu cât sprijiniți mai bine unui angajat, cu atât mai repede vor deveni independenți în rezolvarea problemelor care îi sunt delegate.

5. Stabiliți un program de check-in

De la bun început, specificați etapele intermediare și programul punctelor de control pentru a monitoriza progresul. Utilizați aceste puncte de contact pentru a examina progresul, pentru a verifica dacă există probleme pe parcurs sau pentru a face ajustări după cum este necesar.

6. Evitați micromanagementul

Deși monitorizarea progresului este esențială pentru a delega sarcini în mod eficient, nu microgestionați. În primul rând, micromanagementul vă crește volumul de muncă. În al doilea rând, controlul fiecărui pas pe care îl face un angajat pentru a finaliza sarcina nu îi va permite să învețe noi abilități și să dezvolte independența.

O idee bună este să vă concentrați pe obiective, mai degrabă decât pe anumiți pași pe care îi face o persoană pentru a atinge aceste obiective. Amintiți-vă, colegul dvs. de lucru poate aborda o sarcină într-un mod complet diferit decât ați face dvs. și este în regulă. Atâta timp cât vezi atingerea obiectivelor finale dorite, nu trebuie să-ți faci griji.

7. Arată-ți aprecierea pentru rezultatele bune

În cele din urmă, asigurați-vă că vă arătați aprecierea atunci când un membru al echipei finalizează sarcina sau proiectul delegat. Fii specific cu privire la lucrurile pe care le-au făcut bine pentru a-i ajuta să înțeleagă mai bine calitatea așteptată a muncii. Recunoașterea contribuie, de asemenea, la construirea loialității și a dorinței de a vă ajuta cu sarcinile viitoare.

De asemenea, poate fi o idee bună să investești într-o platformă de webinar dacă ai o echipă de 3 sau mai mulți pentru apeluri lunare pentru a-ți arăta aprecierea și pentru a menține angajații la curent cu direcția companiei. Acest lucru ajută la construirea echipei, dar vă permite și să arătați apreciere față de angajații care merită.

rezumat

Deși poate fi dificil pentru lideri să delege sarcini altor membri ai echipei, dezvoltarea acestei abilități dă roade. Pentru a delega sarcini în mod eficient, trebuie să:

• Identificați ce puteți delega și cui;
• Fiți specific cu privire la obiectivele și rezultatele dorite;
• Urmăriți progresul fără microgestionare;
• Oferiți sprijin complet unei persoane alese pe parcurs.

Începeți să urmați aceste sfaturi de delegare a sarcinilor astăzi, luați pauze de cafea și urmăriți creșterea productivității și a încrederii în echipa dvs.!