7 نصائح لأصحاب الأعمال الصغيرة لتفويض المهام بفعالية

يرغب أي صاحب عمل في تحسين عمل الفريق وتحسينه ، وبالتالي توفير وقته لحل المهام الأكثر تعقيدًا. لا توجد طريقة للقيام بذلك دون تفويض مهام معينة. ألق نظرة على النتائج التي توصلت إليها دراسة جالوب لعام 2014. ووفقًا لها ، حقق القادة ذوو مهارات التفويض القوية إيرادات أعلى بنسبة 33٪ من أقرانهم ممن لديهم قدر أقل من هذه الموهبة!

الخبر السار هو أنه إلى جانب المهارات الإدارية المهمة الأخرى ، يمكنك إتقان فن تفويض المهام الفعال.

في هذه المقالة ، سنشارك نصائح مفيدة لأصحاب الأعمال الصغيرة لتفويض المهام بشكل فعال.

لماذا تفويض المهام مهم

نظرًا لأن الشركة تتطور وتنمو إلى ما بعد مرحلة بدء التشغيل ، يصبح تفويض بعض المهام أمرًا ضروريًا لصاحب العمل. يدرك معظم القادة أن المطالب في وقتهم تتزايد ، ولا يمكنهم التعامل مع كل شيء بمفردهم. لتخفيف عبء العمل ، اختاروا الاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة (مثل البرمجة) لموفري الطرف الثالث. لأغراض التسويق ، يمكن لأصحاب الأعمال الاستفادة من المحتوى الذي ينشئه المستخدمون لتفويض جزء من إنشاء المحتوى إلى معجبيهم.

لكن هذا لا يكفى. يحتاج القائد الناجح إلى تفويض المسؤولية عن مهام معينة لأعضاء الفريق الآخرين. لماذا هذا؟

أولاً ، من خلال تفويض المسؤولية ، يمكن لأصحاب الأعمال توفير وقتهم للقضايا الإستراتيجية.

ثانيًا ، نظرًا لأن أعضاء الفريق يتحملون المزيد من المسؤولية ، فإنهم يبدأون في الشعور بالثقة والاحترام. هذا يساهم في زيادة الالتزام بالعمل والرغبة في تحقيق المزيد.

ثالثًا ، من خلال السماح للموظفين بحل المهام المتعلقة بالعمل بأنفسهم ، فإنك تساعدهم على النمو كمحترفين. أليس من الجيد أن تحيط نفسك بأخصائيين من الدرجة العالية؟

لماذا يتجنب أصحاب الأعمال تفويض المهام؟

بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال ، فإن قول التفويض أسهل من فعله ، وهم يتجنبونه لأسباب مختلفة. فيما يلي أكثرها شيوعًا:

• الاعتقاد بأنه "إذا كنت تريد أن تفعل شيئًا صحيحًا ، فافعله بنفسك" ؛
• الخوف من فقدان السيطرة على الموقف دون التورط في عملية معينة ؛
• عدم الرغبة في نقل نشاط معين للآخرين لأنهم يستمتعون بالعمل عليه ؛
• الشعور بعدم الارتياح بشأن إضافة المزيد من المهام إلى عبء عمل شخص ما ؛
• القلق من أن تفويض المهمة وشرحها سيستغرق وقتًا أطول من القيام بذلك بأنفسهم.

مهما كان السبب ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يدركوا أنهم لا يستطيعون فعل كل شيء بأنفسهم. علاوة على ذلك ، لا ينبغي لهم!

7 نصائح لتفويض المهام لأصحاب الأعمال الصغيرة

فيما يلي النصائح السبعة لأصحاب الأعمال الصغيرة لمساعدتهم على تفويض المهام بشكل فعال.

1. اعرف ما يمكنك تفويضه

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تحديد المهام التي يمكنك تفويضها. للقيام بذلك ، يمكنك تجميع قائمة بالمهام وتقسيمها إلى قسمين آخرين:

• المهام التي لا يمكن لأحد سواك التعامل معها ؛
• المهام التي يمكن للآخرين القيام بها نيابة عنك.

لا تتردد في تفويض كل ما يقع في القائمة الثانية.

تقدم Jenny Blake ، وهي خبيرة إستراتيجية مهنية وتجارية ، طريقة أخرى لتحديد المهام المراد تفويضها. ووفقًا له ، فإن الأنواع التالية من الأنشطة تمثل فرصة للتفويض:

• المهام الصغيرة التي لا تستغرق كل منها وقتًا طويلاً ولكنها تتراكم بمرور الوقت عند أخذها معًا ؛
• المهام البسيطة والروتينية التي لا تحتاج إلى مهارات خاصة (مثل نسخ المعلومات ولصقها) ؛
• المهام الأكثر تعقيدًا والتي تستغرق وقتًا طويلاً والتي لا يزال بإمكان أعضاء الفريق الآخرين القيام بها بنسبة 80٪ ثم الحصول على الموافقة من القائد ؛
• المهام التي يمكنك تعليم أعضاء الفريق الآخرين القيام بها ؛
• المهام التي تقع خارج مجال خبرتك ؛
• المهام الحساسة للوقت والتي تتنافس مع المشكلات الأخرى المتعلقة بالمشروع بمواعيد نهائية صارمة.

2. تحديد الشخص المناسب لتفويض المهمة إليه

عند اختيار الشخص المناسب لتفويض المهام إليه ، تأكد من التحقق من المرشحين وفقًا لمعايير معينة.

نقاط القوة والضعف لدى الموظف

ضع في اعتبارك ما يجيده الشخص ، وما الذي يمكنه التعامل معه ، وأين قد يحتاج إلى استشارة.

عبء العمل الحالي للشخص

تحقق مما إذا كان لدى الموظف الوقت الكافي لتولي مهام جديدة. بالمناسبة ، يعد تتبع هذا أمرًا ضروريًا لإدارة عبء العمل بشكل متوازن.

السمات الشخصية

عند اختيار الشخص المناسب لوظيفة ما ، فإن سمات مثل المسؤولية والاستقلالية والمبادرة والرغبة في النمو مهمة.

إمكانية النمو

حاول توزيع المهام بطريقة تساعد الوظائف المفوضة الموظفين على تحسين مهاراتهم والنمو.

لذلك ، لتفويض المهام بشكل فعال ، تحتاج إلى مطابقة مستوى المسؤولية بخلفية الموظف. كلما كان الشخص أكثر اهتمامًا وتحفيزًا ، زادت فاعلية أداء المهام التي تفوضها إليه.

3. اجعل الهدف والسياق والنتيجة المرجوة واضحة

بمجرد تحديد الشخص المناسب لتفويض المهام إليه ، تأكد من أن تكون محددًا قدر الإمكان بشأن الأهداف. من المهم أن توضح النتائج والإطار الزمني الذي تتوقعه وكيف ستقيس النجاح.

يجب أن تفي المهمة بمعايير SMART - أي أن تكون محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة زمنياً. مثل هذا البيان الواضح للمهمة سيساعد القائد على نقل المسؤولية عن النتيجة ، وليس فقط عملية القيام بشيء ما.

لا تنس أن تزود الموظف بسياق يوضح سبب تفويضك لهذه المهمة أو تلك. اشرح لهم كيف يمكن أن تساعدهم هذه المسؤولية الجديدة على النمو كمحترفين.

4. توفير الموارد والدعم اللازمين

لتفويض المهام بشكل فعال ، تأكد من أن الشخص المسؤول لديه جميع الأدوات والموارد التي قد يحتاجها. إذا احتاج أحد أعضاء الفريق إلى تعلم بعض الأدوات أو التقنيات الجديدة لإنجاز المهمة ، فإن مهمتك هي مساعدتهم على التعرف على هذه الأدوات والتقنيات أولاً.

نظرًا لأن الأمر قد يستغرق بعض الوقت حتى يتعلم الشخص كيفية التعامل مع مسؤوليته الجديدة ، فتأكد من توفير التوجيه والدعم الكافيين له. كلما كان الدعم الذي تقدمه للموظف أفضل ، زادت سرعة استقلاليته في حل المشكلات المفوضة إليه.

5. قم بإعداد جدول زمني لتسجيلات الوصول

من البداية ، حدد المراحل الوسيطة والجدول الزمني لنقاط التفتيش لمراقبة التقدم. استخدم نقاط الاتصال هذه لمراجعة التقدم ، والتحقق مما إذا كانت هناك أية مشكلات على طول الطريق ، أو إجراء التعديلات حسب الحاجة.

6. تجنب الإدارة التفصيلية

بينما تعد مراقبة التقدم أمرًا ضروريًا لتفويض المهام بشكل فعال ، لا تقم بالإدارة التفصيلية. أولاً ، تزيد الإدارة التفصيلية من عبء العمل لديك. ثانيًا ، لن يؤدي التحكم في كل خطوة يتخذها الموظف لإكمال المهمة إلى تمكينه من تعلم مهارات جديدة وتطوير الاستقلال.

الفكرة الجيدة هي التركيز على الأهداف بدلاً من الخطوات المعينة التي يتخذها الشخص لتحقيق هذه الأهداف. تذكر أن زميلك في العمل قد يتعامل مع مهمة ما بطريقة مختلفة تمامًا عما تفعله ، ولا بأس بذلك. طالما أنك ترى تحقيق الأهداف النهائية المرجوة ، فلا داعي للقلق.

7. أظهر تقديرك للنتائج الجيدة

أخيرًا ، تأكد من إظهار تقديرك عندما يكمل أحد أعضاء الفريق المهمة أو المشروع المفوض. كن محددًا بشأن الأشياء التي قاموا بها جيدًا لمساعدتهم على فهم جودة العمل المتوقعة بشكل أفضل. يساهم التقدير أيضًا في بناء الولاء والاستعداد لمساعدتك في المهام المستقبلية.

قد تكون فكرة جيدة أيضًا أن تستثمر في منصة ندوات عبر الإنترنت إذا كان لديك فريق مكون من 3 أو أكثر لإجراء مكالمات شهرية لإظهار تقديرك وإبقاء الموظفين على اطلاع دائم باتجاهات الشركة. يساعد هذا في بناء الفريق ، ولكنه يسمح لك أيضًا بإظهار التقدير للموظفين الذين يستحقون ذلك.

ملخص

في حين أنه قد يكون من الصعب على القادة تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين ، فإن تطوير هذه المهارة يؤتي ثماره. لتفويض المهام بشكل فعال ، تحتاج إلى:

• حدد ما يمكنك تفويضه ولمن ؛
• كن محددًا بشأن الأهداف والنتائج المرجوة ؛
• تتبع التقدم دون إدارة دقيقة ؛
• تقديم الدعم الشامل للشخص المختار على طول الطريق.

ابدأ باتباع نصائح تفويض المهام هذه اليوم ، وخذ استراحات القهوة وشاهد زيادة الإنتاجية والثقة داخل فريقك!