7 suggerimenti per i proprietari di piccole imprese per delegare i compiti in modo efficace

Qualsiasi imprenditore vuole migliorare e ottimizzare il lavoro del team, risparmiando così tempo per risolvere compiti più complessi. Non c'è modo di farlo senza delegare determinati compiti. Dai un'occhiata ai risultati dello studio di Gallup del 2014. Secondo esso, i leader con forti capacità di delegazione hanno realizzato entrate superiori del 33% rispetto ai loro colleghi con meno di questo talento!

La buona notizia è che, insieme ad altre importanti abilità manageriali, puoi padroneggiare l'arte di delegare efficacemente i compiti.

In questo articolo condivideremo suggerimenti utili per i proprietari di piccole imprese per delegare le attività in modo efficace.

Perché la delega delle attività è importante

Poiché un'azienda si sta evolvendo e crescendo oltre la fase di avvio, la delega di determinati compiti diventa essenziale per un imprenditore. La maggior parte dei leader si rende conto che le richieste di tempo stanno crescendo e non possono gestire tutto da soli. Per alleggerire il carico di lavoro, scelgono di affidare alcune attività (ad esempio la programmazione) a fornitori di terze parti. Per scopi di marketing, gli imprenditori possono sfruttare i contenuti generati dagli utenti per delegare parte della creazione di contenuti ai propri fan.

Ma questo non basta. Un leader di successo deve delegare la responsabilità di determinati compiti ad altri membri del team. Perché?

In primo luogo, delegando la responsabilità, gli imprenditori possono liberare il loro tempo per questioni strategiche.

In secondo luogo, man mano che i membri del team si assumono maggiori responsabilità, iniziano a sentirsi fidati e rispettati. Ciò contribuisce a un maggiore impegno nel lavoro e alla volontà di ottenere di più.

In terzo luogo, consentendo ai dipendenti di risolvere autonomamente le attività aziendali, li aiuti a crescere come professionisti. Non è bello circondarsi di specialisti di alto livello?

Perché gli imprenditori evitano la delega delle attività?

Per molti imprenditori, la delega è più facile a dirsi che a farsi e la evitano per vari motivi. Ecco i più comuni:

• La convinzione che “se vuoi fare qualcosa di giusto, fallo da solo”;
• Paura di perdere il controllo della situazione senza essere coinvolti in un particolare processo;
• Riluttanza a trasferire una certa attività ad altri perché si divertono a lavorarci;
• Sentirsi a disagio nell'aggiungere più attività al carico di lavoro di qualcuno;
• Preoccuparsi che delegare e spiegare il compito richieda più tempo rispetto a farlo da soli.

Qualunque sia la ragione, i proprietari di piccole imprese devono rendersi conto che non possono fare tutto da soli. Inoltre, non dovrebbero!

7 suggerimenti per la delega delle attività per i proprietari di piccole imprese

Ecco i sette suggerimenti per i proprietari di piccole imprese per aiutarli a delegare i compiti in modo efficace.

1. Sapere cosa puoi delegare

Prima di tutto, devi determinare quali attività puoi delegare. Per fare ciò, puoi compilare un elenco di attività e dividerlo ulteriormente in altre due:

• I compiti che solo tu puoi gestire;
• I compiti che gli altri possono fare per te.

Sentiti libero di delegare tutto ciò che rientrava nel secondo elenco.

Jenny Blake, una stratega di carriera e aziendale, offre un altro approccio per identificare i compiti da delegare. Secondo lui, i seguenti tipi di attività rappresentano un'opportunità di delega:

• Piccoli compiti che non richiedono molto tempo ciascuno ma si sommano nel tempo se presi insieme;
• Attività semplici e di routine che non richiedono abilità speciali (come copiare e incollare informazioni);
• Attività più complesse e dispendiose in termini di tempo che altri membri del team possono ancora eseguire all'80% e quindi ottenere l'approvazione da un leader;
• Compiti che puoi insegnare ad altri membri del team a svolgere;
• Compiti che esulano dalla tua area di competenza;
• Attività urgenti che competono con altre questioni relative al progetto con scadenze rigorose.

2. Identificare la persona giusta a cui delegare il compito

Quando scegli la persona giusta a cui delegare i compiti, assicurati di controllare i candidati in base a determinati criteri.

I punti di forza e di debolezza di un dipendente

Considera in cosa è brava una persona, cosa può affrontare e dove potrebbe aver bisogno di una consulenza.

Il carico di lavoro attuale di una persona

Verifica se un dipendente ha tempo per assumere nuovi compiti. A proposito, il monitoraggio di ciò è essenziale per una gestione equilibrata del carico di lavoro.

I tratti personali

Quando si sceglie la persona giusta per un lavoro, tratti come responsabilità, indipendenza, proattività e voglia di crescere contano.

Un potenziale di crescita

Cerca di distribuire le attività in modo tale che le funzioni delegate aiutino i dipendenti a migliorare le proprie competenze e crescere.

Quindi, per delegare i compiti in modo efficace, è necessario far corrispondere il livello di responsabilità con il background di un dipendente. Più una persona è interessata e motivata, più efficacemente eseguirà i compiti che le deleghi.

3. Chiarire l'obiettivo, il contesto e il risultato desiderato

Dopo aver identificato la persona giusta a cui delegare i compiti, assicurati di essere il più specifico possibile sugli obiettivi. È importante chiarire quali risultati e in quale periodo di tempo ti aspetti e come misurerai il successo.

L'attività dovrebbe soddisfare i criteri SMART, ovvero essere specifica, misurabile, raggiungibile, pertinente e limitata nel tempo. Una dichiarazione così chiara del compito aiuterà un leader a trasferire la responsabilità del risultato, non solo il processo di fare qualcosa.

Non dimenticare di fornire a un dipendente un contesto sul motivo per cui gli stai delegando questo o quel compito. Spiega loro come questa nuova responsabilità può aiutarli a crescere come professionisti.

4. Fornire le risorse e il supporto necessari

Per delegare i compiti in modo efficace, assicurati che una persona responsabile disponga di tutti gli strumenti e le risorse di cui potrebbe aver bisogno. Se un membro del team ha bisogno di imparare alcuni nuovi strumenti o tecniche per portare a termine il lavoro, il tuo compito è aiutarlo a familiarizzare prima con questi strumenti e tecniche.

Poiché potrebbe volerci del tempo prima che una persona impari come affrontare la sua nuova responsabilità, assicurati di fornire loro una guida e un supporto sufficienti. Migliore supporto fornisci a un dipendente, più velocemente diventerà indipendente nella risoluzione dei problemi a lui delegati.

5. Impostare un programma di check-in

Sin dall'inizio, specificare le fasi intermedie e il programma dei checkpoint per monitorare l'andamento. Usa questi punti di contatto per rivedere i progressi, verificare se ci sono problemi lungo il percorso o apportare le modifiche necessarie.

6. Evitare la microgestione

Sebbene il monitoraggio dei progressi sia essenziale per delegare le attività in modo efficace, non eseguire la microgestione. Innanzitutto, la microgestione aumenta il carico di lavoro. In secondo luogo, il controllo di ogni passaggio che un dipendente compie per completare l'attività non consentirà loro di apprendere nuove competenze e sviluppare l'indipendenza.

Una buona idea è concentrarsi sugli obiettivi piuttosto che su determinati passaggi che una persona compie per raggiungerli. Ricorda, il tuo collega potrebbe affrontare un compito in un modo completamente diverso da quello che faresti tu, ed è ok. Finché vedi il raggiungimento degli obiettivi finali desiderati, non devi preoccuparti.

7. Mostra il tuo apprezzamento per i buoni risultati

Infine, assicurati di mostrare il tuo apprezzamento quando un membro del team completa l'attività o il progetto delegato. Sii specifico sulle cose che hanno fatto bene per aiutarli a capire meglio la qualità prevista del lavoro. Il riconoscimento contribuisce anche a costruire lealtà e disponibilità ad aiutarti con compiti futuri.

Potrebbe anche essere una buona idea investire in una piattaforma webinar se hai un team di 3 o più persone per chiamate mensili per mostrare il tuo apprezzamento e mantenere i dipendenti aggiornati sulla direzione dell'azienda. Questo aiuta con il team building, ma ti consente anche di mostrare apprezzamento ai dipendenti che se lo meritano.

Riepilogo

Sebbene possa essere difficile per i leader delegare compiti ad altri membri del team, lo sviluppo di questa abilità ripaga. Per delegare i compiti in modo efficace, è necessario:

• Identifica cosa puoi delegare ea chi;
• Sii specifico sugli obiettivi e sui risultati desiderati;
• Tieni traccia dei progressi senza microgestione;
• Fornire supporto completo a una persona prescelta lungo il percorso.

Inizia oggi stesso a seguire questi suggerimenti per la delega delle attività, fai delle pause caffè e guarda aumentare la produttività e la fiducia all'interno del tuo team!