7 dicas para proprietários de pequenas empresas para delegar tarefas de forma eficaz

Qualquer empresário deseja melhorar e otimizar o trabalho da equipe, economizando assim seu tempo para resolver tarefas mais complexas. Não há como fazê-lo sem delegação de determinadas tarefas. Dê uma olhada nas descobertas do estudo da Gallup de 2014. De acordo com ele, líderes com fortes habilidades de delegação tiveram uma receita 33% maior do que seus pares com menos talento!

A boa notícia é que, juntamente com outras habilidades gerenciais importantes, você pode dominar a arte da delegação de tarefas eficaz.

Neste artigo, compartilharemos dicas úteis para proprietários de pequenas empresas delegarem tarefas de forma eficaz.

Por que a delegação de tarefas é importante

À medida que uma empresa está evoluindo e crescendo além da fase de startup, a delegação de determinadas tarefas torna-se essencial para o empresário. A maioria dos líderes percebe que as demandas de seu tempo estão crescendo e eles não podem lidar com tudo sozinhos. Para aliviar sua carga de trabalho, eles optam por terceirizar determinadas tarefas (por exemplo, programação) para fornecedores terceirizados. Para fins de marketing, os proprietários de empresas podem aproveitar o conteúdo gerado pelo usuário para delegar parte da criação de conteúdo a seus fãs.

Mas isto não é o suficiente. Um líder de sucesso precisa delegar a responsabilidade por certas tarefas a outros membros da equipe. Por que é que?

Primeiro, ao delegar responsabilidades, os empresários podem liberar seu tempo para questões estratégicas.

Em segundo lugar, à medida que os membros da equipe estão assumindo mais responsabilidades, eles começam a se sentir confiáveis ​​e respeitados. Isso contribui para um maior compromisso com o trabalho e vontade de conseguir mais.

Terceiro, ao permitir que os funcionários resolvam as tarefas relacionadas aos negócios por conta própria, você os ajuda a crescer como profissionais. Não é bom cercar-se de especialistas de alta classe?

Por que os empresários evitam a delegação de tarefas?

Para muitos empresários, a delegação é mais fácil falar do que fazer, e eles a evitam por vários motivos. Aqui estão os mais comuns:

• A crença de que “se você quer fazer algo certo, faça você mesmo”;
• Medo de perder o controle sobre a situação sem envolvimento em um determinado processo;
• Relutância em transferir uma determinada atividade para outras pessoas porque gostam de trabalhar nela;
• Sentir-se desconfortável em adicionar mais tarefas à carga de trabalho de alguém;
• Preocupar-se que delegar e explicar a tarefa levará mais tempo do que fazer isso sozinho.

Seja qual for o motivo, os proprietários de pequenas empresas precisam perceber que não podem fazer tudo sozinhos. Além disso, eles não deveriam!

7 dicas de delegação de tarefas para pequenos empresários

Aqui estão as sete dicas para donos de pequenas empresas para ajudá-los a delegar tarefas de forma eficaz.

1. Saiba o que você pode delegar

Em primeiro lugar, você precisa determinar quais tarefas você pode delegar. Para fazer isso, você pode compilar uma lista de tarefas e dividi-la em mais duas:

• As tarefas que só você pode realizar;
• As tarefas que outros podem fazer por você.

Sinta-se à vontade para delegar tudo o que se enquadra na segunda lista.

Jenny Blake, estrategista de carreira e negócios, oferece outra abordagem para identificar as tarefas a serem delegadas. Segundo ele, os seguintes tipos de atividades representam uma oportunidade de delegação:

• Pequenas tarefas que não levam muito tempo cada uma, mas se somam ao longo do tempo quando tomadas em conjunto;
• Tarefas simples e rotineiras que não precisam de habilidades especiais (como copiar e colar informações);
• Tarefas mais complexas e demoradas que outros membros da equipe ainda podem realizar em 80% e depois obter a aprovação de um líder;
• Tarefas que você pode ensinar outros membros da equipe a realizar;
• Tarefas que estão fora da sua área de especialização;
• Tarefas sensíveis ao tempo que competem com outros problemas relacionados ao projeto com prazos rigorosos.

2. Identifique a pessoa certa para delegar a tarefa a

Ao escolher a pessoa certa para delegar as tarefas, certifique-se de verificar os candidatos em determinados critérios.

Pontos fortes e fracos de um funcionário

Considere no que uma pessoa é boa, com o que ela pode lidar e onde ela pode precisar de uma consulta.

A carga de trabalho atual de uma pessoa

Verifique se um funcionário tem tempo para assumir novas tarefas. A propósito, rastrear isso é essencial para um gerenciamento de carga de trabalho bem equilibrado.

Os traços pessoais

Ao escolher a pessoa certa para um trabalho, características como responsabilidade, independência, proatividade e desejo de crescer são importantes.

Um potencial de crescimento

Tente distribuir as tarefas de tal forma que as funções delegadas ajudem os funcionários a melhorar suas habilidades e crescer.

Portanto, para delegar tarefas de forma eficaz, você precisa combinar o nível de responsabilidade com o histórico de um funcionário. Quanto mais interessada e motivada uma pessoa estiver, mais efetivamente ela desempenhará as tarefas que você delegar a ela.

3. Deixe claro o objetivo, o contexto e o resultado desejado

Depois de identificar a pessoa certa para delegar as tarefas, certifique-se de ser o mais específico possível sobre as metas. É importante deixar claro quais resultados e em que prazo você espera, e como você medirá o sucesso.

A tarefa deve atender aos critérios SMART — ou seja, ser específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo determinado. Uma declaração tão clara da tarefa ajudará um líder a transferir a responsabilidade pelo resultado, não apenas o processo de fazer algo.

Não se esqueça de fornecer a um funcionário um contexto sobre por que você está delegando essa ou aquela tarefa. Explique a eles como essa nova responsabilidade pode ajudá-los a crescer como profissionais.

4. Fornecer os recursos e suporte necessários

Para delegar tarefas de forma eficaz, certifique-se de que uma pessoa responsável tenha todas as ferramentas e recursos de que possa precisar. Se um membro da equipe precisar aprender algumas novas ferramentas ou técnicas para realizar o trabalho, sua tarefa é ajudá-lo a se familiarizar com essas ferramentas e técnicas primeiro.

Como pode levar algum tempo para uma pessoa aprender a lidar com sua nova responsabilidade, certifique-se de fornecer orientação e apoio suficientes a ela. Quanto melhor o suporte que você fornecer a um funcionário, mais rápido ele se tornará independente na solução dos problemas que lhe são delegados.

5. Configure um cronograma de check-ins

Desde o início, especifique os estágios intermediários e o cronograma de pontos de verificação para monitorar o progresso. Use esses pontos de contato para revisar o progresso, verificar se há algum problema ao longo do caminho ou fazer ajustes conforme necessário.

6. Evite o microgerenciamento

Embora o monitoramento do progresso seja essencial para delegar tarefas de forma eficaz, não microgerencie. Primeiro, o microgerenciamento aumenta sua carga de trabalho. Em segundo lugar, o controle de cada passo que um funcionário dá para concluir a tarefa não permite que ele aprenda novas habilidades e desenvolva independência.

Uma boa ideia é se concentrar em metas, em vez de certas etapas que uma pessoa toma para atingir essas metas. Lembre-se, seu colega de trabalho pode abordar uma tarefa de uma maneira completamente diferente da sua, e tudo bem. Contanto que você veja a realização dos objetivos finais desejados, não há necessidade de se preocupar.

7. Mostre seu apreço pelos bons resultados

Por fim, certifique-se de mostrar sua gratidão quando um membro da equipe concluir a tarefa ou projeto delegado. Seja específico sobre as coisas que eles fizeram bem para ajudá-los a entender melhor a qualidade esperada do trabalho. O reconhecimento também contribui para a construção de lealdade e disposição para ajudá-lo em tarefas futuras.

Também pode ser uma boa ideia investir em uma plataforma de webinar se você tiver uma equipe de 3 ou mais para chamadas mensais para mostrar seu apreço e manter os funcionários atualizados sobre os rumos da empresa. Isso ajuda na formação da equipe, mas também permite que você mostre apreço aos funcionários que merecem.

Resumo

Embora possa ser difícil para os líderes delegar tarefas a outros membros da equipe, o desenvolvimento dessa habilidade compensa. Para delegar tarefas de forma eficaz, você precisa:

• Identifique o que você pode delegar e para quem;
• Seja específico sobre os objetivos e resultados desejados;
• Acompanhe o progresso sem microgerenciar;
• Fornecer suporte abrangente a uma pessoa escolhida ao longo do caminho.

Comece a seguir essas dicas de delegação de tarefas hoje mesmo, faça pausas para o café e veja a produtividade e a confiança dentro de sua equipe aumentar!