7 Tipps für Inhaber kleiner Unternehmen, um Aufgaben effektiv zu delegieren

Jeder Geschäftsinhaber möchte die Arbeit des Teams verbessern und optimieren und dadurch Zeit sparen, um komplexere Aufgaben zu lösen. Ohne die Delegation bestimmter Aufgaben geht es nicht. Werfen Sie einen Blick auf die Ergebnisse der Gallup-Studie aus dem Jahr 2014. Demnach erzielten Führungskräfte mit ausgeprägten Delegationsfähigkeiten 33 % mehr Umsatz als ihre Kollegen mit weniger Talent!

Die gute Nachricht ist, dass Sie neben anderen wichtigen Managementfähigkeiten die Kunst der effektiven Aufgabendelegation beherrschen können.

In diesem Artikel geben wir nützliche Tipps für Kleinunternehmer, um Aufgaben effektiv zu delegieren.

Warum Aufgabendelegation wichtig ist

Wenn sich ein Unternehmen über die Gründungsphase hinaus entwickelt und wächst, wird die Delegation bestimmter Aufgaben für einen Geschäftsinhaber unerlässlich. Die meisten Führungskräfte erkennen, dass die Anforderungen an ihre Zeit wachsen und sie nicht alles alleine bewältigen können. Zur Entlastung lagern sie bestimmte Aufgaben (z. B. Programmierung) an Drittanbieter aus. Zu Marketingzwecken können Geschäftsinhaber benutzergenerierte Inhalte nutzen, um einen Teil der Inhaltserstellung an ihre Fans zu delegieren.

Aber das ist nicht genug. Eine erfolgreiche Führungskraft muss die Verantwortung für bestimmte Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren. Warum ist das so?

Erstens können Geschäftsinhaber durch das Delegieren von Verantwortung ihre Zeit für strategische Fragen gewinnen.

Zweitens, wenn Teammitglieder mehr Verantwortung übernehmen, fühlen sie sich vertrauenswürdig und respektiert. Dies trägt zu einer höheren Einsatzbereitschaft und Leistungsbereitschaft bei.

Drittens helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich beruflich weiterzuentwickeln, indem Sie ihnen erlauben, geschäftsbezogene Aufgaben selbstständig zu lösen. Ist es nicht gut, sich mit hochkarätigen Spezialisten zu umgeben?

Warum vermeiden Geschäftsinhaber die Delegation von Aufgaben?

Für viele Geschäftsinhaber ist das Delegieren leichter gesagt als getan, und sie vermeiden es aus verschiedenen Gründen. Hier sind die häufigsten:

• Der Glaube, dass „wenn du etwas richtig machen willst, mach es selbst“;
• Angst, die Kontrolle über die Situation zu verlieren, ohne an einem bestimmten Prozess beteiligt zu sein;
• Zurückhaltung, eine bestimmte Tätigkeit auf andere zu übertragen, weil sie gerne daran arbeiten;
• Sich unwohl dabei fühlen, der Arbeitsbelastung von jemandem weitere Aufgaben hinzuzufügen;
• Die Sorge, dass das Delegieren und Erklären der Aufgabe länger dauern wird, als das selbst zu tun.

Was auch immer der Grund ist, Kleinunternehmer müssen erkennen, dass sie nicht alles selbst machen können. Außerdem sollten sie nicht!

7 Tipps zur Aufgabendelegierung für Kleinunternehmer

Hier sind die sieben Tipps für Kleinunternehmer, die ihnen helfen, Aufgaben effektiv zu delegieren.

1. Wissen, was Sie delegieren können

Zunächst müssen Sie festlegen, welche Aufgaben Sie delegieren können. Dazu können Sie eine Aufgabenliste erstellen und diese weiter in zwei weitere unterteilen:

• Die Aufgaben, die nur Sie bewältigen können;
• Die Aufgaben, die andere für Sie erledigen können.

Fühlen Sie sich frei, alles zu delegieren, was in die zweite Liste fiel.

Jenny Blake, eine Karriere- und Unternehmensstrategin, bietet einen anderen Ansatz zur Identifizierung der zu delegierenden Aufgaben. Ihm zufolge stellen die folgenden Arten von Aktivitäten eine Möglichkeit zur Delegation dar:

• Kleine Aufgaben, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, sich aber im Laufe der Zeit summieren, wenn sie zusammengenommen werden;
• Einfache und routinemäßige Aufgaben, die keine besonderen Fähigkeiten erfordern (z. B. Kopieren und Einfügen von Informationen);
• Komplexere und zeitaufwändigere Aufgaben, die andere Teammitglieder immer noch zu 80 % erledigen können und dann die Genehmigung eines Leiters erhalten;
• Aufgaben, die Sie anderen Teammitgliedern beibringen können;
• Aufgaben, die außerhalb Ihres Fachgebiets liegen;
• Zeitkritische Aufgaben, die mit anderen projektbezogenen Themen mit strengen Fristen konkurrieren.

2. Identifizieren Sie die richtige Person, an die Sie die Aufgabe delegieren können

Achten Sie bei der Auswahl der richtigen Person, an die die Aufgaben delegiert werden, darauf, die Kandidaten auf bestimmte Kriterien zu prüfen.

Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters

Überlegen Sie, was eine Person gut kann, womit sie zurechtkommt und wo sie möglicherweise eine Beratung benötigt.

Die aktuelle Arbeitsbelastung einer Person

Prüfen Sie, ob ein Mitarbeiter Zeit hat, neue Aufgaben zu übernehmen. Das Nachverfolgen ist übrigens für ein ausgewogenes Workload-Management unerlässlich.

Die persönlichen Eigenschaften

Bei der Auswahl der richtigen Person für einen Job sind Eigenschaften wie Verantwortungsbewusstsein, Unabhängigkeit, Eigeninitiative und der Wunsch, sich weiterzuentwickeln, von Bedeutung.

Ein Wachstumspotential

Versuchen Sie, Aufgaben so zu verteilen, dass delegierte Funktionen den Mitarbeitern helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und zu wachsen.

Um Aufgaben effektiv zu delegieren, müssen Sie also die Verantwortungsebene mit dem Hintergrund eines Mitarbeiters abstimmen. Je interessierter und motivierter eine Person ist, desto effektiver wird sie die Aufgaben erfüllen, die Sie an sie delegieren.

3. Machen Sie das Ziel, den Kontext und das gewünschte Ergebnis deutlich

Sobald Sie die richtige Person identifiziert haben, an die Sie die Aufgaben delegieren können, stellen Sie sicher, dass Sie die Ziele so genau wie möglich angeben. Es ist wichtig, deutlich zu machen, welche Ergebnisse und in welchem ​​Zeitrahmen Sie erwarten und wie Sie den Erfolg messen werden.

Die Aufgabe sollte die SMART-Kriterien erfüllen – d. h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Solch eine klare Aufgabenstellung hilft einer Führungskraft, die Verantwortung für das Ergebnis zu übertragen, nicht nur für den Prozess, etwas zu tun.

Vergessen Sie nicht, einem Mitarbeiter einen Kontext dafür zu geben, warum Sie ihm diese oder jene Aufgabe übertragen. Erklären Sie ihnen, wie diese neue Verantwortung ihnen helfen kann, als Profis zu wachsen.

4. Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und Unterstützung

Um Aufgaben effektiv zu delegieren, stellen Sie sicher, dass eine verantwortliche Person über alle Tools und Ressourcen verfügt, die sie möglicherweise benötigt. Wenn ein Teammitglied einige neue Tools oder Techniken erlernen muss, um seine Arbeit zu erledigen, besteht Ihre Aufgabe darin, ihm zu helfen, sich zuerst mit diesen Tools und Techniken vertraut zu machen.

Da es einige Zeit dauern kann, bis eine Person lernt, mit ihrer neuen Verantwortung umzugehen, stellen Sie sicher, dass Sie ihr genügend Anleitung und Unterstützung geben. Je besser Sie einen Mitarbeiter unterstützen, desto schneller wird er selbstständig bei der Lösung der ihm übertragenen Probleme.

5. Richten Sie einen Check-in-Zeitplan ein

Geben Sie von Anfang an die Zwischenphasen und den Zeitplan der Kontrollpunkte an, um den Fortschritt zu überwachen. Verwenden Sie diese Berührungspunkte, um den Fortschritt zu überprüfen, zu prüfen, ob es unterwegs Probleme gibt, oder bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

6. Vermeiden Sie Mikromanagement

Während die Überwachung des Fortschritts unerlässlich ist, um Aufgaben effektiv zu delegieren, führen Sie kein Mikromanagement durch. Erstens erhöht Mikromanagement Ihre Arbeitsbelastung. Zweitens wird die Kontrolle über jeden Schritt, den ein Mitarbeiter zur Erledigung der Aufgabe unternimmt, ihm nicht ermöglichen, neue Fähigkeiten zu erlernen und Unabhängigkeit zu entwickeln.

Eine gute Idee ist es, sich auf Ziele zu konzentrieren und nicht auf bestimmte Schritte, die eine Person unternimmt, um diese Ziele zu erreichen. Denken Sie daran, dass Ihr Kollege eine Aufgabe möglicherweise ganz anders angeht als Sie, und das ist in Ordnung. Solange Sie das Erreichen der gewünschten Endziele sehen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen.

7. Zeigen Sie Wertschätzung für gute Ergebnisse

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie Ihre Wertschätzung zeigen, wenn ein Teammitglied die delegierte Aufgabe oder das Projekt abschließt. Machen Sie genaue Angaben zu den Dingen, die sie gut gemacht haben, damit sie die erwartete Qualität der Arbeit besser verstehen. Anerkennung trägt auch dazu bei, Loyalität und Bereitschaft aufzubauen, Ihnen bei zukünftigen Aufgaben zu helfen.

Es kann auch eine gute Idee sein, in eine Webinar-Plattform zu investieren, wenn Sie ein Team von 3 oder mehr Personen für monatliche Anrufe haben, um Ihre Wertschätzung zu zeigen und die Mitarbeiter über die Richtung des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Dies hilft beim Teambuilding, ermöglicht es Ihnen aber auch, Mitarbeitern, die es verdienen, Wertschätzung zu zeigen.

Zusammenfassung

Während es für Führungskräfte schwierig sein kann, Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren, zahlt es sich aus, diese Fähigkeit zu entwickeln. Um Aufgaben effektiv zu delegieren, müssen Sie:

• Identifizieren Sie, was Sie delegieren können und an wen;
• Seien Sie konkret in Bezug auf die Ziele und gewünschten Ergebnisse;
• Verfolgen Sie den Fortschritt ohne Mikromanagement;
• Unterstützen Sie eine ausgewählte Person umfassend auf ihrem Weg.

Fangen Sie noch heute an, diese Tipps zum Delegieren von Aufgaben zu befolgen, machen Sie Kaffeepausen und beobachten Sie, wie die Produktivität und das Vertrauen in Ihrem Team steigen!