Las mejores maneras de dar malas noticias

Cuando un proyecto se topa con un obstáculo, lo mejor que se puede hacer es comunicar las malas noticias con prontitud. Jennifer Bridges, PMP, lo ayuda a comunicar las malas noticias de la mejor manera.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión: las mejores formas de dar malas noticias

Jennifer abrió diciendo que es inevitable que, como líder de proyecto, llegue un momento en el que debas dar malas noticias. No es fácil ni agradable, pero hay maneras de hacerlo con gracia y respeto por todos los involucrados.

Tipos de malas noticias en proyectos

Antes de hablar sobre cómo dar las malas noticias, Jennifer describió algunos tipos de malas noticias que un gerente de proyecto podría tener que abordar:

• proyecto cancelado
• trabajo eliminado
• cierre de empresa
• El precio de las acciones baja
• Mala revisión de desempeño
• Jefe cambiando de trabajo
• estás siendo transferido
• Solicitud de entrenamiento denegada
• Despidos
• Beneficios reducidos
• Fusión/adquisición
• Alguien tiene una enfermedad crónica
• alguien es despedido

Preguntas importantes que debe hacerse antes de dar malas noticias

La pregunta más importante que puede hacerse antes de dar una mala noticia es, ¿cómo le gustaría saber de ella? Este cambio de perspectiva te guiará hacia un final más compasivo, o al menos te ayudará a ver la situación en un contexto diferente.

Luego está la cuestión más práctica de cuáles son las políticas legales y de recursos humanos con respecto a las noticias. Puede haber restricciones sobre la privacidad u otras regulaciones que debe tener en cuenta para evitar que una mala situación empeore.

Cómo dar malas noticias con gracia y respeto

Jennifer tenía estos consejos y mejores prácticas para dar malas noticias.

• En persona siempre es mejor, como uno a uno, o si hay un grupo, entonces al grupo impactan las malas noticias. Lo peor que puede hacer es enviar mensajes de texto o correos electrónicos, que golpean fuerte y no le brindan la oportunidad de responder preguntas. Esto perjudica la capacidad del grupo para procesar las malas noticias de manera saludable.
• Hay muchas maneras de dar la noticia, como en una reunión o incluso durante el almuerzo para ayudar a suavizar el golpe con un intercambio de alimentos más comunitario. Un entorno de ayuntamiento es bueno para responder preguntas o incluso una combinación de un anuncio y luego uno a uno para aquellos que necesitan un enfoque más personal.

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Más consejos para comunicar mejor las malas noticias

Finalmente, Jennifer finalizó el video con algunos consejos para guiarlo a través del difícil proceso de dar malas noticias.

• Conozca y siga siempre las políticas legales y de recursos humanos de la organización. Como se señaló anteriormente, ser ignorante o tratar de tomar atajos en tales regulaciones siempre será contraproducente y empeorará la mala situación.
• Sea sincero y consciente al dar las malas noticias. A la gente no le gusta que le mientan, y tienen un buen sentido de cuándo alguien está endulzando la verdad. Es como quitarse una tirita de un solo golpe en lugar de tomarse tímidamente su tiempo. Es peor prolongar las malas noticias.
• Si hay buenas noticias incrustadas en las malas, entonces es mejor darlas primero. Puede ayudar demostrar que valoras su trabajo. Esta es una buena táctica para la crítica constructiva también.
• Escuche sus respuestas. Es parte del proceso de digerir las malas noticias. Pueden ser conflictivos o incluso enojados, pero nunca muerdan el anzuelo y respondan de la misma manera. Escucha y déjalos desahogarse si es necesario; esforzarse por ser un mejor oyente.
• Luego, aborde seriamente sus preocupaciones. Escuchar es sólo la primera parte. Demuestre que los ha escuchado tomando en serio sus comentarios. Responda con sinceridad, incluso si se trata de más malas noticias. Puede que no les guste, pero respetarán tu honestidad si eres amable.

Consejo profesional: ser capaz de dar malas noticias de una manera elegante y respetuosa, como dijo Jennifer, es un pilar que sostiene una buena gestión. Hay otras cualidades que hacen a un buen gerente, como ser capaz de resolver conflictos y administrar su tiempo.

Llévelo más lejos: Evite tener que dar malas noticias manteniendo un buen control sobre su proyecto. Utilice herramientas de informes para detectar problemas antes de que se conviertan en problemas graves.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy estamos hablando de las mejores formas de dar malas noticias. Desafortunadamente, como líderes y gerentes, es inevitable que en algún momento tenga que dar malas noticias.

Y puede ser muy difícil para todos. A veces siento que es casi tan malo para la persona que da las malas noticias. Y la buena noticia es que existen mejores maneras de comunicar las malas noticias con gracia y respeto.

Entonces, antes de hablar sobre esas formas, quiero detenerme y hablar sobre algunos de los tipos de malas noticias porque en los tiempos de hoy, podemos volvernos tan transaccionales, no pensamos en cosas como qué pasa si estamos anunciando un despido de la empresa. o tal vez he visto personas anunciadas en un grupo que ya no son parte del proyecto, han sido despedidos. Entonces, eso no es realmente bueno.

Entonces, pensemos en algunos de los tipos de malas noticias. Número uno, el proyecto podría cancelarse, un trabajo podría eliminarse, una empresa podría estar cerrando, el precio de las acciones podría bajar, lo que podría afectar la jubilación de alguien, una mala evaluación del desempeño, el jefe podría estar cambiando de trabajo, lo que podría ser malas noticias para algunas personas, la transferencia de una persona, la transferencia a un grupo diferente y tal vez no estén al tanto de eso, se podría negar una solicitud de capacitación, despidos, tal vez beneficios reducidos, una fusión o adquisición, tal vez alguien en el grupo podría ser gravemente enfermo, o tal vez incluso alguien en el grupo podría ser despedido.

Entonces, aquí hay dos preguntas importantes, creo que me gustaría hacer la número uno, ¿cómo me gustaría recibir esta noticia? Si puedo pensar en eso, tal vez me ayude en la forma en que se lo entrego a otra persona. ¿Y cuáles son las políticas legales y de recursos humanos que deben seguirse?

Aquí hay algunas formas en que estas noticias pueden ser entregadas con gracia y respeto. Número uno, debe considerar cuál es el escenario y luego determinar si es mejor dar la noticia en persona, tal vez incluso uno a uno.

Si está relacionado con un proyecto o un equipo, tal vez se anuncie como el grupo. También se podría hacer en una reunión, de nuevo si está relacionado con un proyecto, un equipo o la organización, se podría hacer en una reunión o se podría hacer durante el almuerzo. Tal vez en algún lugar privado donde pudieran discutir cosas.

Podría ser un ayuntamiento. Una vez más, tal vez sea una fusión o adquisición en la que estás anunciando algo. Y podría ser una combinación de diferentes. Por ejemplo, dependiendo de las malas noticias, puede haber un anuncio, y luego puede haber uno a uno. Entonces, puede discutir cómo eso afecta a esa persona específica.

Entonces, aquí hay algunos consejos. Entonces, nuevamente, siga las políticas legales y de recursos humanos, y luego entregue esas noticias con sinceridad y atención.

La gente tiene un radar BS, por lo que es difícil darle a la gente BS. Ellos van a saber eso.

Además, entregue las buenas noticias primero, bueno, suponiendo que haya buenas noticias. Pero, si hay buenas noticias, entonces superponga eso primero y hágales saber a las personas que son valoradas y respetadas.

Y luego, escucha su respuesta. Permítales... escuchar lo que tienen que decir y darles la oportunidad de expresar cómo se sienten al respecto.

Y luego, abordar seriamente cualquiera de sus preocupaciones. Ya sabes, muchas veces con despidos o cambios de trabajo, o incluso si se cancela un proyecto, la gente quiere saber: “¿Qué significa eso para mí? ¿Todavía tengo trabajo? ¿Puedo alimentar a mi familia?

Entonces, estas son algunas de las preocupaciones que queremos poder abordar con las personas. Pero, si necesita algunos recursos adicionales sobre cómo puede dar malas noticias, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.