Cómo ejecutar con éxito un plan

La fase de planificación es la columna vertebral que sostiene cualquier proyecto. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo tomar el plan de su proyecto y ejecutarlo correctamente.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión: cómo ejecutar con éxito un plan

Ejecutar es un verbo. Jennifer señaló que cuando ejecutas algo, significa llevarlo a cabo, como un plan o un producto. El acto de ejecutar un plan es fundamental en cualquier proyecto. Es una de las acciones primordiales de las que es responsable un líder, gerente de proyecto o líder de equipo.

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Dicho esto, al ejecutar un plan, es raro que todo salga de acuerdo a ese plan. Por lo tanto, Jennifer quería brindar algunos consejos prácticos para ayudar a ejecutar un plan de proyecto con éxito.

Consejos para ejecutar un plan

Para empezar, está el plan. Al preparar el plan, asegúrese de que se pueda ejecutar con éxito. Esto comienza con una documentación exhaustiva, el por qué, quién, qué, cuándo y cómo. Es importante que utilice un software de planificación de proyectos sólido para ayudarlo a crear el plan más completo que pueda.

Lo siguiente es la ejecución del plan. Hacer esto con éxito también implica una comunicación clara. Debe haber actualizaciones de estado y una respuesta rápida a los problemas y riesgos a medida que surgen en el proyecto. El uso de herramientas de gestión de proyectos ayudará con esto. Puede configurar recordatorios, disparadores, automatización, flujo de trabajo, alertas y todo tipo de herramientas automatizadas para ayudar a mantenerse al tanto del proyecto y no quedarse atrás, lo que lo desviará.

Al monitorear un plan para asegurarse de que va según lo planeado, nuevamente, las comunicaciones deben ser la base para avanzar hacia el éxito. El monitoreo asegura que el proyecto avance correctamente, y herramientas como informes de estado y mantenerse al día con los problemas, riesgos y cambios en la forma en que lo hace.

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Hay métodos para ayudar también. Conocer la variación en los costos, cronograma, alcance y recursos ayuda a monitorear. Nuevamente, tener alertas configuradas también asegurará que nada pase desapercibido.

Manipulación de restricciones para aumentar el control

Finalmente, está el control. Al controlar un plan, está realizando medidas correctivas para volver a encarrilarse. Como siempre, esto comienza con las comunicaciones, los informes de estado, la identificación y el seguimiento de problemas, riesgos y cambios.

Siempre puede trabajar con las diferentes restricciones del proyecto para ayudarlo a volver a encarrilarse. Por ejemplo, puede extender o acortar la programación para hacer frente a una limitación de tiempo. También puede agregar o reasignar personas si se enfrenta a un problema de recursos. Si se trata de costos, entonces puede disminuir los costos. Es posible que deba obtener la aprobación para aumentar el presupuesto, obtener más finanzas o asociarse con alguien. El alcance se puede cortar, diferir, agregar, etc.

Consejo profesional: al ejecutar un plan, debe asegurarse de que funcione. Pero a veces golpeas una pared que no se puede escalar. Si estás atascado, no has terminado si has hecho un plan de contingencia. Así que ten siempre un Plan B en el cajón por si acaso.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy, estamos hablando de cómo ejecutar con éxito un plan. Cuando hablamos de ejecutar un plan, en realidad estamos hablando de llevar a cabo un plan o producir algo como un producto de trabajo.

Ejecutar un plan es una de las acciones más fundamentales que puede realizar un líder, gerente de proyecto o miembro del equipo, y recuerde que cuando hablamos de un proyecto, las cosas rara vez, si es que alguna vez, salen según lo planeado. Entonces, en la sesión de pizarra de hoy, lo que quiero hacer es ofrecer algunos consejos.

Por lo tanto, cuando hablamos de ejecutar un plan, no nos referimos simplemente a terminar y ejecutar un plan, tenemos que asegurarnos de que se hagan algunas cosas antes y durante la ejecución del plan.

Así que hablemos de los consejos que queremos ofrecer para la planificación. Queremos estar seguros de que estamos preparando un plan que pueda ejecutarse con éxito. Y también queremos hablar sobre ejecutar un plan con éxito, cuáles son esas cosas que tenemos que hacer.

Y luego, cuando monitoreamos, estamos hablando de monitorear el plan para asegurarnos de que va según lo planeado. Y luego, controlar es controlar para realizar medidas correctivas para volver a encarrilar el plan. Así que echemos un vistazo.

Entonces, cuando hablamos de planificación, queremos asegurarnos de documentar el plan. Queremos incluir ¿por qué estamos haciendo este plan? por que es tan importante? ¿Quién va a hacer qué, cuándo y cómo?

Luego, una vez que documentemos eso, queremos tomarlo y comunicarlo a todos los que necesitan saberlo. Los miembros del equipo, las partes interesadas, tal vez incluso la junta ejecutiva o incluso nuestros socios proveedores. Queremos incluir a quién y cómo notificar cuando las cosas no salen bien.

También queremos actualizar ese plan regularmente para asegurarnos de que cuando las cosas cambien, se actualice.

Entonces, cuando hablamos de ejecutar el plan, también queremos asegurarnos de comunicar constantemente el estado, cualquier problema que veamos, cualquier riesgo que podamos proyectar y para el que debamos prepararnos.

También queremos asegurarnos de usar herramientas porque queremos configurar recordatorios para que las personas sepan cuándo vencen las tareas. También queremos poder configurar algunos disparadores para que... estén basados ​​en acciones.

Por ejemplo, si se produce una acción, desencadena otra acción en un flujo de trabajo. También queremos configurar automatizaciones, flujos de trabajo y, de nuevo, alertas.

Entonces, cuando monitoreamos el plan, nuevamente estamos buscando para asegurarnos de que va según lo planeado. Así que queremos comunicar, nuevamente, el estado para que todos sepan que necesitan saber que todo va por buen camino o que se puede proyectar que algo se retrasará.

También queremos marcar cualquier problema nuevo, riesgo o cualquier posible solicitud de cambios. También, nuevamente, queremos usar herramientas. Y cuando estamos monitoreando, queremos usar esas herramientas para indicar cuál es la varianza. ¿Cuál es la variación del horario? ¿Estamos adelantados en el cronograma? ¿Estamos atrasados?

También queremos ver los costos y los presupuestos. ¿Estamos por encima del presupuesto? ¿Estamos por debajo del presupuesto? También queremos ver el alcance, ¿va por buen camino? ¿Hemos añadido alcance? ¿Tenemos que sacar algo? Y también, recursos. ¿Tenemos suficiente? ¿Necesitamos complementar? Y luego también alertas.

Pero cuando hablamos de monitor, algunas personas cometen el error de solo monitorear. Ellos ven que estas cosas ocurren, pero no toman medidas correctivas. Así que es la parte de control que es igual de importante, y estos dos realmente trabajan juntos de la mano.

Entonces, cuando hablamos de control, nuevamente, queremos comunicar el estado de cualquier problema, riesgo y cambio, pero estas son las cosas que también queremos ver. Queremos estar controlando el tiempo. ¿Necesitamos ampliar el horario? ¿Necesitamos acortar el horario? Recursos, ¿necesitamos agregar recursos? ¿Tal vez necesitamos reasignarlos o debemos dejar ir algunos?

Y luego, de acuerdo con el costo, queremos ver si necesitamos disminuir el costo. ¿Necesitamos aumentar el presupuesto? En algunos casos, es posible que debamos financiar nuevos costos, es posible que debamos establecer un plan de pago, o también podemos considerar asociarnos con otro socio estratégico y establecer tal vez una participación en los ingresos que pueda descargar parte del costo, pero poder para compartir parte de los ingresos.

Y nuevamente, mirando el alcance, ¿recortamos algo del alcance? ¿Lo posponemos tal vez para más tarde? ¿Necesitamos agregar alcance o debemos ponerlo en fases?

Entonces, como puede ver, hay mucho más que simplemente ejecutar el plan. Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a ejecutar su plan con éxito, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.