As melhores maneiras de dar más notícias

Quando um projeto atinge um obstáculo, a melhor coisa a fazer é comunicar essa má notícia prontamente. Jennifer Bridges, PMP, ajuda você a dar más notícias da melhor maneira.

Aqui está uma captura de tela do quadro branco para sua referência.

Em Revisão – As melhores maneiras de dar más notícias

Jennifer abriu afirmando que é inevitável que, como líder de projeto, chegue um momento em que você precise dar más notícias. Não é fácil nem agradável, mas há maneiras de fazê-lo com elegância e respeito por todos os envolvidos.

Tipos de más notícias sobre projetos

Antes de entrar em como dar as más notícias, Jennifer descreveu alguns tipos de más notícias que um gerente de projeto pode ser chamado a abordar:

• Projeto cancelado
• Trabalho eliminado
• Fechamento da empresa
• Preço das ações caindo
• Avaliação de desempenho ruim
• Chefe mudando de emprego
• Você está sendo transferido
• Solicitação de treinamento negada
• Demissões
• Benefícios reduzidos
• Fusão/aquisição
• Alguém está cronicamente doente
• Alguém é demitido

Perguntas importantes a serem feitas antes de dar más notícias

A pergunta mais importante que você pode fazer a si mesmo antes de dar uma má notícia é: como você gostaria de ouvir sobre isso? Essa mudança de perspectiva o guiará para um fim mais compassivo, ou pelo menos o ajudará a ver a situação em um contexto diferente.

Depois, há a questão mais prática de quais são as políticas legais e de RH em relação às notícias. Pode haver restrições sobre privacidade ou outros regulamentos que você deve conhecer para evitar que uma situação ruim piore.

Como dar más notícias com graça e respeito

Jennifer tinha essas dicas e práticas recomendadas para dar más notícias.

• Pessoalmente é sempre melhor, como individualmente, ou se houver um grupo, então para o grupo as más notícias impactam. A pior coisa que você pode fazer é enviar uma mensagem de texto ou e-mail, que atinge duramente e não permite uma oportunidade para você responder a perguntas. Isso prejudica a capacidade do grupo de processar as más notícias de maneira saudável.
• Há muitas maneiras de dar a notícia, como em uma reunião ou mesmo durante o almoço para ajudar a amenizar o golpe com um compartilhamento mais comunitário de comida. Um cenário de prefeitura é bom para responder a perguntas ou até mesmo uma combinação de um anúncio e, em seguida, um a um para aqueles que precisam de uma abordagem mais pessoal.

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Mais dicas para transmitir melhor as más notícias

Por fim, Jennifer encerrou o vídeo com algumas dicas para ajudar você a passar pelo difícil processo de dar más notícias.

• Sempre conheça e siga as políticas legais e de RH da organização. Como observado acima, ser ignorante ou tentar cortar custos em tais regulamentos sempre sairá pela culatra e piorará a situação ruim.
• Seja verdadeiro e atento ao dar as más notícias. As pessoas não gostam de mentiras e têm uma boa noção de quando alguém está disfarçando a verdade. É como tirar um band-aid de uma só vez, em vez de timidamente tomar seu tempo. É pior prolongar as más notícias.
• Se houver alguma boa notícia embutida nas más, é melhor entregá-la primeiro. Pode ajudar a mostrar que você valoriza o trabalho deles. Esta é uma boa tática para críticas construtivas também.
• Ouça suas respostas. Faz parte do processo de digerir as más notícias. Eles podem ser conflituosos ou até zangados, mas nunca mordem a isca e respondem na mesma moeda. Ouça e deixe-os desabafar se for preciso; esforce-se para ser um melhor ouvinte.
• Então, aborde seriamente suas preocupações. Ouvir é apenas a primeira parte. Mostre que você os ouviu levando seus comentários a sério. Responda com sinceridade, mesmo que seja apenas mais uma má notícia. Eles podem não gostar, mas respeitarão sua honestidade se você for gentil.

Dica profissional: ser capaz de dar más notícias de uma maneira graciosa e respeitosa, como Jennifer disse, é um pilar que sustenta uma boa gestão. Existem outras qualidades que fazem um bom gerente, como ser capaz de resolver conflitos e gerenciar seu tempo.

Vá além: evite ter que dar más notícias mantendo um bom controle sobre seu projeto. Use ferramentas de relatório para identificar problemas antes que eles se tornem problemas sérios.

Obrigado por assistir!

Transcrição

Hoje vamos falar sobre as melhores maneiras de dar más notícias. Infelizmente, como líderes e gerentes, é inevitável que em algum momento você tenha que dar más notícias.

E pode ser muito difícil para todos. Às vezes eu sinto que é quase tão ruim para a pessoa que dá a má notícia. E a boa notícia é que existem as melhores maneiras de transmitir as más notícias de maneira graciosa e respeitosa.

Então, antes de falarmos sobre essas maneiras, quero parar e falar sobre alguns dos tipos de más notícias, porque nos tempos de hoje, podemos ficar tão transacionais que não pensamos em coisas como se estivéssemos anunciando uma demissão da empresa ou talvez eu tenha visto pessoas sendo anunciadas em um grupo que não fazem mais parte do projeto, foram dispensadas. Então, isso não é muito bom.

Então, vamos pensar sobre alguns dos tipos de más notícias. Número um, o projeto pode ser cancelado, um emprego pode ser eliminado, uma empresa pode estar fechando, o preço das ações pode cair, o que pode estar impactando na aposentadoria de alguém, uma avaliação de desempenho ruim, o chefe pode estar mudando de emprego, o que pode ser más notícias para algumas pessoas, a transferência de uma pessoa, a transferência para um grupo diferente e talvez eles não estejam cientes disso, um pedido de treinamento pode ser negado, demissões, talvez benefícios reduzidos, uma fusão ou aquisição, talvez alguém do grupo possa ser gravemente doente, ou talvez até mesmo alguém do grupo possa ser demitido.

Então, aqui estão duas perguntas importantes, eu acho, eu gosto de perguntar a número um, como eu gostaria de receber essa notícia? Se eu puder pensar sobre isso, talvez me ajude em como eu entrego para outra pessoa. E quais são as políticas legais e de RH que precisam ser seguidas?

Aqui estão algumas maneiras pelas quais essas notícias podem ser entregues com graça e respeito. Número um, você tem que considerar qual é o cenário, e então determinar se é melhor entregar essa notícia pessoalmente, talvez até mesmo um a um.

Se estiver relacionado a um projeto ou equipe, talvez seja anunciado como o grupo. Também pode ser feito em uma reunião, novamente se estiver relacionado a um projeto, equipe ou organização, pode ser feito em uma reunião ou pode ser feito durante o almoço. Talvez em algum lugar privado onde você pudesse discutir as coisas.

Pode ser uma prefeitura. Novamente, talvez seja uma fusão ou aquisição onde você está anunciando algo. E pode ser na combinação de diferentes. Por exemplo, dependendo das más notícias, pode haver um anúncio e, em seguida, pode haver alguns. Então, você pode discutir como isso afeta essa pessoa específica.

Então, aqui vão algumas dicas. Então, novamente, siga as políticas legais e de RH e, em seguida, entregue essas notícias com sinceridade e atenção.

As pessoas têm um radar BS, então é difícil dar BS às pessoas. Eles vão saber disso.

Além disso, entregue as boas notícias primeiro, supondo que haja boas notícias. Mas, se houver boas notícias, coloque isso primeiro e apenas deixe as pessoas saberem que são valorizadas e respeitadas.

E então, ouça a resposta deles. Deixe-os... ouvir o que eles têm a dizer e dê a eles a oportunidade de expressar como estão se sentindo sobre isso.

E então, resolva seriamente qualquer uma de suas preocupações. Você sabe, muitas vezes com demissões ou mudanças de emprego, ou mesmo se um projeto for cancelado, as pessoas querem saber: “O que isso significa para mim? Ainda tenho um emprego? Posso alimentar minha família?”

Então, essas são algumas das preocupações que queremos poder abordar com as pessoas. Mas, se você precisar de alguns recursos adicionais sobre como dar más notícias, inscreva-se em nosso software agora no ProjectManager.