Cómo realizar una reunión de planificación (lista de verificación incluida)

Reuniones: puede haber demasiadas. A veces se llevan a cabo reuniones para discutir cuándo reunirse: puede parecer absurdo. Sin embargo, las reuniones no son un artefacto inútil del pasado empresarial. Son un importante medio de comunicación. Es por eso que una reunión de planificación en la gestión de proyectos es clave para iniciar un proyecto exitoso.

Como cualquier reunión, hay pautas que se deben seguir. Debe haber una agenda, y solo aquellas personas que necesitan estar allí deben asistir. Si no, bueno, es por eso que las reuniones tienen mala fama. Cuanto más preparado esté, más productiva será la reunión y más eficiente será la planificación de su proyecto.

Es por eso que hemos desglosado una buena reunión de planificación en los elementos principales que debe incluir para que sea completa y beneficiosa. Incluso hemos incluido una lista de verificación que puede usar para asegurarse de no haber descuidado nada en su reunión.

¿Cuál es el propósito de una reunión de planificación?

La razón obvia para tener una reunión de planificación es crear un plan y obtener la aceptación del equipo. Es el primer paso para desarrollar un plan y requiere que se respondan ciertas preguntas, como ¿cómo logramos este objetivo? ¿Qué sabemos ya al respecto? ¿Quién va a ser responsable de qué?

Cuando se completa la reunión de planificación, debe haber algunos entregables, como un esbozo del plan que se ha esbozado rápidamente después de responder las preguntas anteriores. También debe haber cierta claridad sobre quién va a hacer qué en el proyecto.

No está de más si puede comenzar a identificar las dependencias, qué recursos necesitará y cuáles aún no tiene. Además, tendrá preguntas que necesitan respuesta o requieren más investigación e investigación.

También se debe establecer un entendimiento general de cuál es el alcance del plan. Todos los presentes deben tener una buena idea del plan. Obtenga comentarios para asegurarse de que esos parámetros estén claros en la reunión de planificación y, si no lo están, aliente las preguntas del grupo hasta que lo estén. Esto incluye cómo los individuos se coordinarán con otros en el equipo.

Elementos clave de una reunión de planificación

Una reunión de planificación es tan buena como sus partes. Esas partes son las que debe preparar incluso antes de convocar la reunión. Desea tener todos sus patos en una fila, por así decirlo, para que la reunión se desarrolle sin problemas y el plan y las responsabilidades del equipo estén bien delineados. Por lo tanto, querrá asegurarse de haber abordado cada uno de los elementos a continuación.

Visión, Metas y Objetivos

Antes de que pueda tener un plan, debe tener un objetivo. En otras palabras, cuáles son las metas y objetivos que desea alcanzar. Para averiguarlo, es necesario que te hagas preguntas simples pero importantes, como ¿qué estás tratando de hacer y qué problemas estás tratando de resolver?

Responder a estas preguntas definirá la visión, que es una estrella polar importante a seguir al implementar el plan. Esto también les dará a las partes interesadas y a los miembros del equipo una rampa para incorporarse al proyecto. Esto lleva a crear un caso de negocios, alinear el proyecto con los objetivos comerciales generales de la organización e identificar los beneficios del proyecto.

Factores críticos del éxito

Una vez que tenga una visión, metas y objetivos, deberá calificar esa visión, metas y objetivos. ¿Qué significa eso?

Según D. Ronald Daniel, quien primero desarrolló el concepto, es “el número limitado de áreas en las que los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un desempeño competitivo exitoso para la organización. Son las pocas áreas clave en las que las cosas deben ir bien para que el negocio prospere. Si los resultados en estas áreas no son adecuados, los esfuerzos de la organización para el período serán menores a los deseados”.

En otras palabras, cuáles son las cosas que no puedes dejar de hacer. Estos componentes básicos de su plan deben estar definidos y claros para todos. Estos incluyen el entregable del proyecto, un presupuesto y cronograma acordados, etc.

Tener factores críticos de éxito en su lugar significa que puede priorizar no solo el proceso de planificación sino también la ejecución del proyecto. Sabrá quiénes son los líderes, dónde poner sus recursos y cómo ajustar su plan para asegurarse de que esos factores críticos de éxito estén siempre protegidos.

Indicadores clave de rendimiento

Un indicador clave de rendimiento o KPI es algo que tiene un valor medible. Muestra qué tan efectivo está trabajando un proyecto para cumplir con sus objetivos comerciales clave. Es una forma de evaluar el éxito, pero para hacerlo primero debe determinar cuáles son los KPI para el proyecto.

Por lo tanto, la reunión de planificación debe abordar los KPI del proyecto y, más específicamente, lo que todos en el equipo del proyecto son responsables de hacer para lograr esos KPI. Sin establecer un objetivo para alcanzar y explicar eso al equipo, así como su parte para alcanzar ese objetivo, es menos probable que el proyecto tenga éxito. Es por esto que es una parte esencial de la reunión de planificación.

Cuestiones clave

Luego están los temas clave: las cosas más apremiantes que deben abordarse de inmediato. Antes de seguir adelante con el proyecto o incluso con la planificación, es probable que haya obstáculos que deban eliminarse. Este es el momento en el que se identifican y se toma una decisión sobre la resolución y quién liderará ese cargo.

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Alcanzar estos puntos proporcionará un esquema básico para una reunión de planificación de un día. Por supuesto, puede y es posible que necesite dedicar más tiempo a la planificación, pero eso dependerá más del tamaño de su equipo que del proyecto. Independientemente de cuán grande o pequeño sea su equipo, para que la reunión de planificación sea más productiva, querrá incluirlos antes de la reunión y obtener sus ideas y comentarios.

ProjectManager convierte una reunión de planificación en un plan

Te has reunido, has definido el proyecto y ahora viene la elaboración de un plan real para incorporar todo lo que has hablado. Ahí es donde ProjectManager puede ayudar. ProjectManager es un software de planificación de proyectos en línea que puede ayudarlo a planificar, programar y administrar proyectos de principio a fin.

Importaciones fáciles

Tiene una visión, metas y objetivos, pero ¿cómo los desglosa en pasos que conducirán al resultado final del proyecto? Bueno, para empezar, use una estructura de desglose del trabajo, que lo ayudará a trabajar desde el final del proyecto hasta todas las tareas necesarias para llegar allí. Básicamente, se trata de crear una lista de tareas que luego se puede cargar en ProjectManager y se abrirá como un nuevo proyecto.

Establecer dependencias, plazos e hitos

No todas las tareas se pueden completar a la vez, algunas no pueden comenzar hasta que otras finalicen, por lo que debe organizarlas. ProjectManager simplifica este proceso. Agregue duraciones de tareas y complete una línea de tiempo en su herramienta de diagrama de Gantt.

Ahora puede vincular tareas dependientes, establecer hitos para dividir el proyecto en fases e incluso comenzar a asignar miembros del equipo, todo desde Gantt.

Herramientas de administración de tareas para administrar el trabajo

Una vez que se invita a un miembro del equipo a ProjectManager, se le pueden asignar tareas. Las tareas pueden tener instrucciones del administrador, listas de tareas pendientes e incluir archivos e imágenes adjuntos ilimitados. Pero eso es solo el comienzo.

Las diferentes personas que trabajan en el proyecto trabajan de diferentes maneras, por lo que ProjectManager tiene varias vistas del proyecto. Los miembros del equipo pueden preferir una lista de tareas o incluso una vista de calendario.

Sin embargo, una vez que comienzan a ejecutar tareas, puede ser difícil concentrarse en las prioridades y controlar el flujo de trabajo. La vista kanban mantiene a los miembros del equipo trabajando solo en aquellos trabajos para los que tienen los recursos y la capacidad de realizar. Los gerentes también obtienen transparencia en el ciclo de producción.

Por supuesto, los miembros del equipo son más productivos cuando trabajan juntos, razón por la cual ProjectManager fomenta la colaboración. Las tareas se pueden comentar y otros miembros del equipo que no están asignados a esa tarea se pueden etiquetar y traer a la conversación.

Rastrear e informar sobre el plan

Los gerentes desean realizar un seguimiento del progreso del equipo y pueden hacerlo a un alto nivel con un tablero en tiempo real o profundizar en los datos con informes de un solo clic. ProjectManager es la herramienta perfecta para convertir los planes en realidad y debe estar en la agenda de cada reunión de planificación.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a planificar su proyecto y luego ejecutarlo. Las múltiples vistas de proyectos lo convierten en una herramienta flexible para todos los miembros del equipo, desde gerentes hasta equipos y partes interesadas, a quienes les encantan los informes claros y fáciles. Pruebe ProjectManager la próxima vez que planifique un proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.