Cele mai bune modalități de a oferi vești proaste

Când un proiect se confruntă cu o problemă, cel mai bun lucru de făcut este să comunici cu promptitudine vestea proastă. Jennifer Bridges, PMP, vă ajută să transmiteți vești proaste în cel mai bun mod.

Iată o captură de ecran a tablei albe pentru referință.

În revizuire – Cele mai bune modalități de a oferi vești proaste

Jennifer a deschis spunând că este inevitabil ca, în calitate de lider de proiect, să vină un moment când trebuie să oferi vești proaste. Nu este ușor sau plăcut, dar există modalități de a face acest lucru cu grație și respect pentru toți cei implicați.

Tipuri de știri proaste despre proiecte

Înainte de a înțelege cum să transmită veștile proaste, Jennifer a subliniat câteva tipuri de vești proaste pe care un manager de proiect ar putea fi chemat să le abordeze:

• Proiect anulat
• Job eliminat
• Închiderea companiei
• Pretul actiunilor scade
• Evaluare proastă a performanței
• Șeful își schimbă locul de muncă
• Ești transferat
• Solicitarea de formare a fost respinsă
• concedieri
• Beneficii reduse
• Fuziune/achizitie
• Cineva este bolnav cronic
• Cineva este concediat

Întrebări importante pe care să ți le pui înainte de a oferi vești proaste

Cea mai importantă întrebare pe care ți-o poți pune înainte de a oferi vești proaste este, cum ai vrea să afli despre asta? Această schimbare de perspectivă te va ghida către un final mai plin de compasiune sau cel puțin te va ajuta să vezi situația într-un context diferit.

Apoi, este întrebarea mai practică a politicilor legale și de resurse umane cu privire la știri. Ar putea exista restricții în ceea ce privește confidențialitatea sau alte reglementări de care trebuie să fii conștient pentru a preveni agravarea unei situații proaste.

Cum să transmiteți cu grație și respect vești proaste

Jennifer a avut aceste sfaturi și cele mai bune practici pentru a oferi vești proaste.

• În persoană este întotdeauna cel mai bun, cum ar fi unul la unu, sau dacă există un grup, atunci veștile proaste au impact asupra grupului. Cel mai rău lucru pe care l-ați putea face este mesajul sau e-mailul, care vă lovește puternic și nu vă oferă ocazia de a răspunde la întrebări. Acest lucru afectează capacitatea grupului de a procesa veștile proaste într-un mod sănătos.
• Există multe modalități prin care puteți transmite știrile, cum ar fi într-o întâlnire sau chiar în timpul prânzului, pentru a ajuta la atenuarea loviturii cu o împărțire mai comună a alimentelor. Un cadru de primărie este bun pentru a răspunde întrebărilor sau chiar o combinație între un anunț și apoi unul la unu pentru cei care au nevoie de o abordare mai personală.

Înrudit : Exemple de scrisori de demisie și sfaturi

Mai multe sfaturi pentru a oferi mai bine vești proaste

În cele din urmă, Jennifer a încheiat videoclipul cu câteva sfaturi pentru a vă ghida prin procesul dificil de a oferi vești proaste.

• Cunoașteți și respectați întotdeauna politicile legale și de resurse umane ale organizației. După cum s-a menționat mai sus, a fi ignorant sau a încerca să renunți la astfel de reglementări se va întoarce întotdeauna și va înrăutăți situația proastă.
• Fii sincer și atent în timp ce dai veștile proaste. Oamenilor nu le place să fie mințiți și au o idee bună când cineva învelește adevărul. Este ca și cum ai scoate un leucoan dintr-o singură lovitură, mai degrabă decât să-ți iei timp timid. E mai rău să prelungești veștile proaste.
• Dacă există vești bune încorporate în cele rele, atunci cel mai bine este să le oferiți mai întâi. Poate ajuta să arăți că prețuiești munca lor. Aceasta este o tactică bună și pentru critica constructivă.
• Ascultă-le răspunsurile. Face parte din procesul de digerare a veștilor proaste. S-ar putea să fie confruntați sau chiar supărați, dar niciodată să nu ia momeală și să răspundă la fel. Ascultă și lasă-i să se aerisească dacă trebuie; străduiește-te să fii un ascultător mai bun.
• Apoi, abordați serios preocupările lor. Ascultarea este doar prima parte. Arătați că i-ați auzit luând în serios comentariile lor. Răspundeți sincer, chiar dacă sunt doar o veste mai proastă. S-ar putea să nu le placă, dar îți vor respecta onestitatea dacă ești amabil.

Sfat pro: A fi capabil să oferi vești proaste într-un mod care este grațios și respectuos, așa cum a spus Jennifer, este un pilon care susține un management bun. Există și alte calități care fac un bun manager, cum ar fi capacitatea de a rezolva conflictele și de a-ți gestiona timpul.

Luați-o mai departe: preveniți nevoia de a oferi vești proaste, menținând o bună aderență asupra proiectului dvs. Utilizați instrumente de raportare pentru a identifica problemele înainte ca acestea să devină probleme grave.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere

Astăzi vorbim despre cele mai bune modalități de a oferi vești proaste. Din păcate, în calitate de lideri și manageri, este inevitabil, la un moment dat, va trebui să oferi niște vești proaste.

Și poate fi foarte greu pentru toată lumea. Uneori simt că este aproape la fel de rău pentru persoana care dă veștile proaste. Și vestea bună este că există cele mai bune modalități de a transmite veștile proaste cu grație și respect.

Așadar, înainte de a vorbi despre aceste moduri, vreau să mă opresc și să vorbesc despre unele dintre tipurile de știri proaste, deoarece în zilele noastre, putem deveni atât de tranzacționali, încât nu ne gândim la lucruri cum ar fi dacă anunțăm o disponibilizare a companiei. sau poate am văzut oameni anunțați într-un grup că nu mai fac parte din proiect, au fost concediați. Deci, asta nu e chiar bine.

Deci, să ne gândim la unele dintre tipurile de vești proaste. În primul rând, proiectul ar putea fi anulat, un loc de muncă ar putea fi eliminat, o companie s-ar putea închide, prețul acțiunilor ar putea scădea, ceea ce ar putea afecta pensionarea cuiva, o evaluare proastă a performanței, șeful poate schimba locul de muncă, ceea ce ar putea fi vești proaste pentru unii oameni, transferul unei persoane, transferul într-un alt grup și poate că nu sunt conștienți de asta, o cerere de instruire ar putea fi refuzată, concedieri, poate beneficii reduse, o fuziune sau o achiziție, poate cineva din grup ar putea fi grav bolnav sau poate chiar cineva din grup ar putea fi concediat.

Așadar, iată două întrebări importante, cred că îmi place să pun numărul unu, cum aș vrea să primesc această veste? Dacă mă pot gândi la asta, poate că mă ajută în modul în care îl predau altcuiva. Și care sunt politicile legale și de resurse umane care trebuie urmate?

Iată câteva modalități prin care această știre poate fi transmisă cu grație și respect. În primul rând, trebuie să luați în considerare care este scenariul și apoi să determinați dacă este cel mai bine să transmiteți acele știri în persoană, poate chiar unul la unul.

Dacă are legătură cu un proiect sau o echipă, poate că este anunțat ca grup. De asemenea, poate fi făcut într-o întâlnire, din nou dacă are legătură cu un proiect sau o echipă sau organizație, ar putea fi făcut într-o întâlnire sau ar putea fi făcut la prânz. Poate într-un loc privat unde ai putea discuta lucruri.

Ar putea fi o primărie. Din nou, poate este o fuziune sau o achiziție în care anunțați ceva. Și ar putea fi la combinarea celor diferite. De exemplu, în funcție de veștile proaste, poate exista un anunț și apoi poate fi unul la unii. Deci, puteți discuta despre modul în care aceasta afectează persoana respectivă.

Deci, iată câteva sfaturi. Deci, din nou, urmați politicile legale și de resurse umane și apoi transmiteți acele știri cu sinceritate și atenție.

Oamenii au un radar BS, așa că este greu să le dai oamenilor BS. Ei vor ști asta.

De asemenea, transmiteți mai întâi veștile bune, ei bine, presupunând că există vești bune. Dar, dacă există vești bune, atunci pune-le mai întâi și spune-le oamenilor că sunt apreciați și respectați.

Și apoi, ascultați răspunsul lor. Lasă-i... să audă ce au de spus și dă-le ocazia să-și spună ce simt în legătură cu asta.

Și apoi, abordați serios oricare dintre preocupările lor. Știi, de multe ori cu disponibilizări sau schimbări de locuri de muncă, sau chiar dacă un proiect este anulat, oamenii vor să știe: „Ce înseamnă asta pentru mine? Mai am un loc de muncă? Îmi pot hrăni familia?”

Deci, acestea sunt câteva dintre preocupările pe care dorim să le putem aborda cu oamenii. Dar, dacă aveți nevoie de resurse suplimentare despre cum puteți oferi vești proaste, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.