Gestión de crisis: cómo liderar durante una crisis

A veces, liderar un equipo, un proyecto o una organización sale bien y, a veces, no. Jennifer Bridges, PMP, le muestra técnicas de gestión de crisis para ayudarlo a liderar con éxito durante un desastre.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión: gestión de crisis: cómo liderar durante una crisis

Jennifer notó que cuando lideras un proyecto, equipo u organización, las cosas van bien o mal. Es raro aterrizar en el medio. Y, por supuesto, es fácil liderar cuando todo va bien; pero es en una crisis cuando se define el verdadero sentido del liderazgo. Una crisis es una prueba para que el líder vea si puede intensificar y corregir esos errores. Solo eche un vistazo a algunas de las citas de liderazgo más inspiradoras, ninguna de ellas se trata de liderar cuando todo va bien.

Hay innumerables formas en que las cosas pueden salir mal con un equipo, proyecto u organización, pero Jennifer se centró en los tipos de crisis que son comunes y cómo puede ayudar una gestión de crisis sólida.

Gestión de crisis para equipos

Los siguientes ejemplos de crisis afectan a los equipos y la gestión de la carga de trabajo. Para su primer ejemplo, Jennifer recordó haber trabajado con un miembro del equipo que estaba gravemente enfermo. La persona necesitaba un trasplante, pero tuvo que esperar dos años hasta que se encontró un donante, lo que luego puso al miembro del equipo en una licencia por incapacidad a corto plazo. Otro era un miembro del equipo que tenía un familiar cercano herido en un accidente automovilístico. Eso alejó al miembro del equipo del proyecto para hacer frente a una emergencia familiar. En cada caso, Jennifer tuvo que superar la falta de recursos del proyecto.

Otra crisis que recordó Jennifer involucró a un contratista renegado que hizo cambios en el sitio de producción pero estaba de vacaciones durante la fase de implementación, lo que causó todo tipo de problemas. (Para evitar hacerle eso a su equipo, aprenda cómo prepararse para las vacaciones para que nada salga mal).

Gestión de Crisis en Proyectos

Luego, en el lado del proyecto, Jennifer recordó una instancia en la que el mercado estaba funcionando mal. Eso resultó en que los costos subieran por el trabajo. Tuvo que hacer algunos recortes presupuestarios, pero también afectó a los recursos humanos. En un proyecto diferente, una tecnología inició otra crisis. Afectó el alcance del proyecto. Pero eso no es todo. El proyecto superó el presupuesto en cientos de millones de dólares y también impactó a cientos de personas.

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Luego, Jennifer recordó haber trabajado en un proyecto en el que la empresa se fusionó con otra empresa que tenía una cultura corporativa muy diferente. Esto creó una gran cantidad de estrés en el director ejecutivo, lo que, como pueden imaginar, no fue bueno para el proyecto. Como puede ver, las restricciones del proyecto pueden introducir crisis en cada fase de un proyecto, si no tiene cuidado.

Uso de la gestión de crisis para superar una crisis

Todas estas situaciones no son únicas y le pueden pasar a cualquiera. ¿Cómo puede usar la gestión de crisis para seguir progresando, cumplir con el cronograma, ser productivo, detener la hemorragia y mantener a su equipo enfocado?

La respuesta es que debes planificar. En los escenarios de los miembros del equipo, debe hacer todo lo posible para identificar los riesgos incluso antes de que comience el proyecto. Haga todo lo posible para identificar los riesgos, cree un plan de respaldo de recursos para determinar quién toma el relevo del recurso faltante y siempre use su inteligencia emocional para tratar la situación con compasión, comprensión y tranquilidad.

Cuando se trata de proyectos, también debe evaluar el riesgo e identificar esos posibles puntos problemáticos para saber cómo responderá cuando ocurran. Si necesita ayuda para comenzar a rastrear riesgos, pruebe nuestra plantilla gratuita de registro de riesgos. Además de realizar un seguimiento de los riesgos, ayuda a crear una junta de control de cambios que toma decisiones y aprueba durante los períodos de cambio en el proyecto. Además, conoce a tu equipo ya quién puedes acudir por problemas creativos, numéricos, estructurales o de personas.

Consejo profesional: para liderar durante una crisis, debe poder detectar una crisis antes de que afecte el proyecto. Conozca cuáles son las señales de alerta para el cronograma, el presupuesto, el rendimiento, el alcance, la calidad y el riesgo de gobernanza.

Llévelo más lejos: a veces es imposible predecir cuándo ocurrirá una crisis. Por eso es tan importante tener un plan de continuidad del negocio. Aprenda cómo mantener su negocio o proyecto en funcionamiento en caso de un desastre.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy estamos hablando de cómo liderar durante una crisis. Bueno, no importa si estás liderando un equipo, un proyecto o una organización, a menudo nos encontramos con que las cosas pueden estar yendo muy bien o pueden estar en crisis.

Probablemente sea raro encontrarnos en medio de ellos, pero es más fácil liderar cuando las cosas van muy bien. Y probablemente haya escuchado que una verdadera medida de un líder es cómo lidera durante una crisis.

Entonces, hoy de lo que quiero hablar es de un par de diferentes tipos de crisis. No son el único tipo de crisis que ocurre, pero son comunes.

Uno es para los miembros del equipo, el otro es sobre un proyecto. Entonces, recuerdo en un proyecto específico, teníamos un miembro clave del equipo que estaba listo para donar un riñón a una hermana, en realidad había estado en la lista de donantes para ella durante dos años, pero tenían que esperar a que las condiciones fueran las adecuadas.

Entonces, de repente, las condiciones eran perfectas y lo llamaron para la donación. Por lo tanto, estuvo fuera no solo durante el tiempo para donar el riñón, sino que también tuvo su propio tiempo de recuperación, por lo que estuvo fuera por una discapacidad a corto plazo.

La otra fue que tuvimos un trágico accidente que había ocurrido. Entonces, uno de los miembros clave del equipo no solo tenía que cuidar a su propia familia, sino también a varios miembros de la familia.

Y luego también, tuvimos a su contratista renegado que contratamos y descubrimos más tarde durante el fin de semana de implementación cuando estaba de vacaciones, que había estado haciendo múltiples cambios en el sitio de producción que no estaban incorporados en la máquina de desarrollo.

Entonces, cuando hicimos la actualización, sobrescribió la producción y ese sistema estuvo inactivo durante tres días. Entonces, lo que teníamos que hacer era hacer algunos cambios y realmente trabajar juntos como equipo para planificar cómo mantener las cosas en marcha.

El otro es el proyecto. Entonces, recuerdo un proyecto específico en el que el mercado estaba realmente mal. Entonces, debido a los cambios en el mercado, el costo del proyecto se disparó.

Entonces, lo que sucedió fue que tuvimos que entrar y comenzar a reducir los costos, pero no solo los costos, sino que también afectó a una cantidad significativa de recursos humanos en nuestro proyecto.

Y luego, igualmente, otra, una nueva tecnología, un nuevo software que estábamos implementando, era tan nuevo que tuvimos que seguir cambiando el alcance. Recuerdo todo el tiempo que el equipo estuvo en modo de bloqueo porque el alcance había cambiado.

Entonces, tuvimos que replanificar todo y por eso, nuevamente, no solo afectó el proyecto, sino que hubo un exceso de $500 millones en el presupuesto que afectó algunos de los trabajos de 200 y 300 personas.

Y luego otro fue donde dos empresas se fusionaron con dos tipos diferentes de culturas en la empresa. Por lo tanto, causó mucho estrés al director ejecutivo de la empresa que se estaba fusionando, pero que no era el jugador dominante.

No solo lo impactó a él, y se estaba volviendo loco debido a todas las diferentes tensiones, sino que también agregó mucho estrés a todos los miembros del equipo en la organización.

¿Asi que que hacemos? ¿Cómo explicamos eso? Aquí hay algunas preguntas en las que debemos pensar. ¿Cómo atravesamos estas diferentes cosas de la crisis y cómo hacemos que las cosas sigan avanzando? ¿Cómo detenemos el sangrado cuando las cosas van realmente mal?

¿Y cómo mantiene a su equipo enfocado durante esta crisis? Bueno, una cosa que queremos hacer es planificar con anticipación. A veces podemos... hay incógnitas conocidas que podemos planificar. Podemos pensar, ¿qué sucede si, ya sabes, algo le sucede a algunos de los miembros de nuestro equipo? ¿Qué sucede cuando, ya sabes, cambia el costo o el alcance?

Sabes, tenemos que planear para eso de todos modos. Pero, ¿qué pasa con las incógnitas desconocidas con fusiones que surgen de la nada o surge el donante de riñón, como, cómo planea eso?

Entonces, en el caso de los miembros del equipo, necesitamos identificar los escenarios que podrían ocurrir. Necesitamos crear un plan de respaldo de recursos, necesitamos saber quién intervendrá y también debemos poder usar la inteligencia emocional durante este período de tiempo. Necesitamos usar la compasión, la comprensión y la tranquilidad no solo para las personas que se vieron afectadas directamente, sino también para los miembros del equipo.

Y luego aquí en el proyecto, necesitamos identificar los escenarios. Es bastante común que el costo y el alcance se vean afectados. Por lo general, no es común que haya una fusión o una adquisición, pero desea crear su tablero de control de cambios y su plan de control de cambios. Necesitamos saber quién aprueba estos cambios, quién aprueba el alcance, el cronograma, el presupuesto.

También queremos conocer a los miembros de nuestro equipo, queremos saber a quién podemos llamar si necesitamos soluciones creativas e innovadoras. ¿Quiénes son los pensadores creativos? ¿Quiénes son nuestros constructores de relaciones? ¿Quién puede ayudarnos a crear relaciones estratégicas a las que podamos recurrir?

¿Quiénes son las personas de números que pueden analizar los diferentes escenarios y el análisis de costo-beneficio? ¿Y quiénes son las personas que conocen las estructuras que pueden establecer el marco y los procesos cuando las cosas cambian?

Pero estas son algunas cosas que se ven afectadas durante una crisis, y si necesita una herramienta con recursos adicionales que puedan ayudarlo a liderar de manera efectiva, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.