I modi migliori per fornire cattive notizie

Quando un progetto incontra un intoppo, la cosa migliore da fare è comunicare prontamente quella cattiva notizia. Jennifer Bridges, PMP, ti aiuta a fornire cattive notizie nel migliore dei modi.

Ecco uno screenshot della lavagna per riferimento.

In recensione: i modi migliori per fornire cattive notizie

Jennifer ha aperto affermando che è inevitabile che, come leader del progetto, arriverà il momento in cui dovrai fornire cattive notizie. Non è facile o piacevole, ma ci sono modi per farlo con grazia e rispetto per tutti i soggetti coinvolti.

Tipi di cattive notizie sui progetti

Prima di capire come fornire le cattive notizie, Jennifer ha delineato alcuni tipi di cattive notizie a cui un project manager potrebbe essere chiamato a rispondere:

• Progetto annullato
• Lavoro eliminato
• Chiusura azienda
• Prezzo delle azioni in calo
• Recensione negativa delle prestazioni
• Capo che cambia lavoro
• Sei stato trasferito
• Richiesta di formazione negata
• Licenziamenti
• Benefici ridotti
• Fusione/acquisizione
• Qualcuno è malato cronico
• Qualcuno viene licenziato

Domande importanti da porsi prima di fornire cattive notizie

La domanda più importante che puoi farti prima di dare una cattiva notizia è: come vorresti sentirla? Questo cambiamento di prospettiva ti guiderà verso una fine più compassionevole, o almeno ti aiuterà a vedere la situazione in un contesto diverso.

Poi c'è la questione più pratica di quali siano le politiche legali e delle risorse umane riguardo alle notizie. Potrebbero esserci restrizioni sulla privacy o altre normative di cui devi essere a conoscenza per evitare che una brutta situazione peggiori.

Come fornire con grazia e rispetto le cattive notizie

Jennifer aveva questi suggerimenti e le migliori pratiche per fornire cattive notizie.

• Di persona è sempre meglio, come uno contro uno, o se c'è un gruppo, le cattive notizie influiscono sul gruppo. La cosa peggiore che potresti fare è inviare messaggi di testo o e-mail, che colpiscono duramente e non ti danno l'opportunità di rispondere alle domande. Questo danneggia la capacità del gruppo di elaborare le cattive notizie in modo sano.
• Ci sono molti modi in cui puoi trasmettere la notizia, ad esempio in una riunione o anche durante il pranzo, per alleviare il colpo con una condivisione più comune del cibo. L'ambientazione del municipio è buona per mettere in campo domande o anche una combinazione di un annuncio e poi uno contro uno per coloro che hanno bisogno di un approccio più personale.

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Altri suggerimenti per fornire cattive notizie in modo migliore

Infine, Jennifer ha concluso il video con alcuni suggerimenti per guidarti attraverso il difficile processo di consegna delle cattive notizie.

• Conoscere e seguire sempre le politiche legali e delle risorse umane dell'organizzazione. Come notato sopra, essere ignoranti o cercare di tagliare gli angoli su tali regolamenti si ritorcerà sempre contro e peggiorerà la brutta situazione.
• Sii sincero e consapevole mentre fornisci le cattive notizie. Alla gente non piace essere mentito e hanno un buon senso di quando qualcuno sta addolcendo la verità. È come tirare fuori un cerotto in un colpo piuttosto che prendere timidamente il tuo tempo. È peggio prolungare le cattive notizie.
• Se c'è qualche buona notizia incorporata nella cattiva, allora è meglio comunicarla prima. Può aiutare a dimostrare che apprezzi il loro lavoro. Questa è una buona tattica anche per le critiche costruttive.
• Ascolta le loro risposte. Fa parte del processo di digestione delle cattive notizie. Potrebbero essere conflittuali o addirittura arrabbiati, ma non abboccare mai e rispondere in modo gentile. Ascolta e lasciali sfogare se necessario; cerca di essere un ascoltatore migliore.
• Quindi, affronta seriamente le loro preoccupazioni. L'ascolto è solo la prima parte. Dimostra di averli ascoltati prendendo sul serio i loro commenti. Rispondi sinceramente, anche se è solo una cattiva notizia. Potrebbe non piacere a loro, ma rispetteranno la tua onestà se sei gentile.

Suggerimento per professionisti: essere in grado di fornire cattive notizie in un modo aggraziato e rispettoso, come ha detto Jennifer, è un pilastro che sostiene una buona gestione. Ci sono altre qualità che fanno un buon manager, come essere in grado di risolvere i conflitti e gestire il proprio tempo.

Vai oltre: evita di dover fornire cattive notizie mantenendo una buona presa sul tuo progetto. Utilizza gli strumenti di segnalazione per individuare i problemi prima che diventino problemi seri.

Grazie per la visione!

Trascrizione

Oggi parliamo dei modi migliori per fornire cattive notizie. Sfortunatamente, come leader e manager, è inevitabile che a un certo punto dovrai dare delle brutte notizie.

E può essere molto difficile per tutti. A volte mi sembra che sia quasi altrettanto negativo per la persona che fornisce le cattive notizie. E la buona notizia è che ci sono i modi migliori per fornire le cattive notizie con grazia e rispetto.

Quindi, prima di parlare di questi modi, voglio fermarmi e parlare di alcuni tipi di cattive notizie perché ai giorni nostri possiamo diventare così transazionali che non pensiamo a cose come se annunciassimo un licenziamento aziendale o forse ho visto persone annunciare in un gruppo che non fanno più parte del progetto, sono state licenziate. Quindi, non è proprio buono.

Quindi, pensiamo ad alcuni tipi di cattive notizie. Numero uno, il progetto potrebbe essere annullato, un lavoro potrebbe essere eliminato, un'azienda potrebbe chiudere, il prezzo delle azioni potrebbe scendere, il che potrebbe avere un impatto sul pensionamento di qualcuno, una revisione negativa delle prestazioni, il capo potrebbe cambiare lavoro, il che potrebbe essere brutte notizie per alcune persone, il trasferimento di una persona, il trasferimento in un altro gruppo e magari non ne sono a conoscenza, una richiesta di formazione potrebbe essere rifiutata, licenziamenti, magari riduzioni dei benefici, una fusione o acquisizione, forse qualcuno del gruppo potrebbe essere gravemente malato, o forse anche qualcuno del gruppo potrebbe essere licenziato.

Quindi, ecco due domande importanti, penso, mi piace chiedere al numero uno, come vorrei ricevere questa notizia? Se riesco a pensarci, forse mi aiuta nel modo in cui lo consegno a qualcun altro. E quali sono le politiche legali e delle risorse umane che devono essere seguite?

Ecco alcuni modi in cui questa notizia può essere trasmessa con grazia e rispetto. Numero uno, devi considerare qual è lo scenario e poi determinare se è meglio fornire quella notizia di persona, forse anche uno contro uno.

Se è legato forse a un progetto oa un team, forse viene annunciato come il gruppo. Potrebbe anche essere fatto in una riunione, di nuovo se è correlato a un progetto, a un team o all'organizzazione, potrebbe essere fatto in una riunione o potrebbe essere fatto durante il pranzo. Forse un posto privato dove potresti discutere delle cose.

Potrebbe essere un municipio. Ancora una volta, forse è una fusione o acquisizione in cui stai annunciando qualcosa. E potrebbe essere una combinazione di diversi. Ad esempio, a seconda delle cattive notizie, potrebbe esserci un annuncio e poi potrebbe esserci qualcuno contro uno. Quindi, puoi discutere di come ciò influisca su quella persona specifica.

Quindi, ecco alcuni suggerimenti. Quindi, ancora una volta, segui le politiche legali e delle risorse umane, quindi fornisci quelle notizie in modo veritiero e consapevole.

Le persone hanno un radar BS, quindi è difficile dare alle persone BS. Lo sapranno.

Inoltre, consegna prima la buona notizia, beh, supponendo che ci siano buone notizie. Ma, se ci sono buone notizie, allora sovrapponile prima e fai sapere alle persone che sono apprezzate e rispettate.

E poi, ascolta la loro risposta. Lascia che... ascolti quello che hanno da dire e dai loro l'opportunità di esprimere come si sentono al riguardo.

E poi, affronta seriamente le loro preoccupazioni. Sai, molte volte con licenziamenti o cambi di lavoro, o anche se un progetto viene annullato, le persone vogliono sapere: "Che cosa significa per me? Ho ancora un lavoro? Posso sfamare la mia famiglia?"

Quindi, queste sono alcune delle preoccupazioni che vogliamo essere in grado di affrontare con le persone. Tuttavia, se hai bisogno di risorse aggiuntive su come fornire cattive notizie, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.