วิธีที่ดีที่สุดในการส่งข่าวร้าย

เมื่อโครงการประสบอุปสรรค สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือสื่อสารข่าวร้ายนั้นทันที Jennifer Bridges, PMP ช่วยให้คุณส่งข่าวร้ายในวิธีที่ดีที่สุด

นี่คือภาพหน้าจอของไวท์บอร์ดสำหรับการอ้างอิงของคุณ

ทบทวน – วิธีที่ดีที่สุดในการส่งข่าวร้าย

เจนนิเฟอร์กล่าวเปิดโดยระบุว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ในฐานะหัวหน้าโครงการ ถึงเวลาที่คุณต้องแจ้งข่าวร้าย ไม่ใช่เรื่องง่ายหรือน่ายินดี แต่มีหลายวิธีที่จะทำอย่างสง่างามและด้วยความเคารพต่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ประเภทของข่าวร้ายในโครงการ

ก่อนที่เธอจะเริ่มบอกข่าวร้าย เจนนิเฟอร์ได้สรุปข่าวร้ายบางประเภทที่ผู้จัดการโครงการอาจถูกเรียกให้กล่าวถึง:

• ยกเลิกโครงการ
• งานถูกคัดออก
• การปิดบริษัท
• ราคาหุ้นตก
• รีวิวประสิทธิภาพไม่ดี
• บอสเปลี่ยนงาน
• คุณกำลังถูกโอน
• คำขอฝึกอบรมถูกปฏิเสธ
• เลิกจ้าง
• ลดผลประโยชน์
• การควบรวมกิจการ
• มีคนป่วยเรื้อรัง
• มีคนถูกไล่ออก

คำถามสำคัญที่ควรถามตัวเองก่อนส่งข่าวร้าย

คำถามที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถถามตัวเองก่อนส่งข่าวร้ายคือ คุณอยากทราบข่าวนี้อย่างไร การเปลี่ยนแปลงในมุมมองนี้จะนำทางคุณไปสู่จุดจบที่มีความเห็นอกเห็นใจมากขึ้น หรืออย่างน้อยก็ช่วยให้คุณเห็นสถานการณ์ในบริบทที่ต่างออกไป

จากนั้นมีคำถามเชิงปฏิบัติมากขึ้นว่านโยบายด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคลเกี่ยวข้องกับข่าวอย่างไร อาจมีข้อจำกัดเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวหรือข้อบังคับอื่นๆ ที่คุณต้องระวังเพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์เลวร้ายเลวร้ายลง

วิธีการส่งข่าวร้ายอย่างสง่างามและด้วยความเคารพ

เจนนิเฟอร์มีเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งข่าวร้ายเหล่านี้

• เป็นการส่วนตัวดีที่สุดเสมอ เช่น ตัวต่อตัว หรือถ้ามีกลุ่ม ข่าวร้ายจะส่งผลกระทบถึงกลุ่ม สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือข้อความหรืออีเมล ซึ่งกระทบหนักและไม่อนุญาตให้คุณตอบคำถาม สิ่งนี้ทำร้ายความสามารถของกลุ่มในการประมวลผลข่าวร้ายในทางที่ดี
• มีหลายวิธีที่คุณสามารถส่งข่าวได้ เช่น ในการประชุมหรือแม้กระทั่งระหว่างรับประทานอาหารกลางวัน เพื่อช่วยให้อารมณ์สงบลงด้วยการแบ่งปันอาหารร่วมกันในชุมชนมากขึ้น การจัดศาลากลางเป็นสิ่งที่ดีสำหรับคำถามภาคสนาม หรือแม้แต่การประกาศร่วมกัน และจากนั้นแบบตัวต่อตัวสำหรับผู้ที่ต้องการแนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น

ที่เกี่ยวข้อง: ตัวอย่างจดหมายลาออกและเคล็ดลับ

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการส่งข่าวร้ายให้ดีขึ้น

สุดท้าย เจนนิเฟอร์จบวิดีโอด้วยเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยแนะนำคุณตลอดขั้นตอนที่ยุ่งยากในการแจ้งข่าวร้าย

• รับทราบและปฏิบัติตามนโยบายด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคลขององค์กรอยู่เสมอ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การเพิกเฉยหรือพยายามตัดมุมเกี่ยวกับกฎระเบียบดังกล่าวจะส่งผลย้อนกลับมาเสมอและทำให้สถานการณ์เลวร้ายแย่ลง
• จงจริงใจและมีสติในการแจ้งข่าวร้าย ผู้คนไม่ชอบการโกหก และพวกเขามีความรู้สึกที่ดีเมื่อมีคนเคลือบน้ำตาลความจริง มันเหมือนกับการดึง Band-Aid ออกในจังหวะเดียวแทนที่จะใช้เวลาของคุณอย่างขี้ขลาด มันเป็นเรื่องเลวร้ายที่จะยืดเวลาข่าวร้าย
• หากมีข่าวดีฝังอยู่ในเรื่องร้าย ทางที่ดีควรส่งเรื่องนั้นก่อน สามารถช่วยแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับงานของพวกเขา นี่เป็นกลยุทธ์ที่ดีสำหรับการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เช่นกัน
• ฟังคำตอบของพวกเขา เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการย่อยข่าวร้าย พวกเขาอาจจะเผชิญหน้าหรือแม้กระทั่งโกรธ แต่อย่าใช้เหยื่อล่อและตอบโต้ด้วยความเมตตา ฟังและปล่อยให้พวกเขาระบายถ้าจำเป็น มุ่งมั่นที่จะเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้น
• จากนั้นให้จัดการกับข้อกังวลของพวกเขาอย่างจริงจัง การฟังเป็นเพียงส่วนแรก แสดงว่าคุณเคยได้ยินพวกเขาโดยใช้ความคิดเห็นของพวกเขาอย่างจริงจัง ตอบตามความจริง แม้จะเป็นแค่ข่าวร้ายมากกว่าก็ตาม พวกเขาอาจไม่ชอบมัน แต่พวกเขาจะเคารพความจริงใจของคุณหากคุณใจดี

เคล็ดลับจากมือโปร: ความสามารถในการส่งข่าวร้ายในลักษณะที่สง่างามและน่านับถือ ดังที่เจนนิเฟอร์กล่าวไว้ เป็นเสาหลักหนึ่งที่ส่งเสริมการจัดการที่ดี มีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ทำให้เป็นผู้จัดการที่ดีได้ เช่น ความสามารถในการแก้ไขข้อขัดแย้งและจัดการเวลาของคุณ

ก้าว ต่อไป: ป้องกันไม่ให้ต้องส่งข่าวร้ายด้วยการรักษาโครงการของคุณให้ดี ใช้เครื่องมือการรายงานเพื่อระบุปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาร้ายแรง

ขอบคุณที่รับชม!

การถอดความ

วันนี้เรากำลังพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการแจ้งข่าวร้าย น่าเสียดาย ในฐานะผู้นำและผู้จัดการ เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางครั้ง คุณจะต้องแจ้งข่าวร้าย

และอาจเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคน บางครั้งฉันก็รู้สึกว่ามันเกือบจะแย่พอๆ กับคนที่ส่งข่าวร้าย และข่าวดีก็คือมีวิธีที่ดีที่สุดในการแจ้งข่าวร้ายอย่างสง่างามและด้วยความเคารพ

ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องพวกนี้ ผมอยากจะหยุดและพูดถึงข่าวร้ายบางประเภทเสียก่อน เพราะในยุคปัจจุบัน เราสามารถซื้อขายกันได้ เราไม่นึกถึงเรื่องเช่นว่าถ้าเราจะประกาศเลิกจ้างบริษัทจะเป็นอย่างไร หรือบางทีฉันอาจเคยเห็นคนถูกประกาศในกลุ่มว่าพวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการอีกต่อไปแล้ว พวกเขาถูกไล่ออก นั่นมันไม่ดีเลยจริงๆ

ลองนึกถึงข่าวร้ายบางประเภทกัน ประการที่หนึ่ง โครงการอาจถูกยกเลิก งานอาจถูกยกเลิก บริษัทอาจปิด ราคาหุ้นอาจลดลงซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการเกษียณอายุของใครบางคน การทบทวนผลการปฏิบัติงานที่ไม่ดี เจ้านายอาจเปลี่ยนงานซึ่งอาจเป็น ข่าวร้ายสำหรับบางคน, การย้ายบุคคล, การย้ายไปยังกลุ่มอื่นและบางทีพวกเขาอาจไม่ทราบ, คำขอฝึกอบรมอาจถูกปฏิเสธ, การเลิกจ้าง, ผลประโยชน์ที่ลดลง, การควบรวมกิจการ, อาจมีบางคนในกลุ่ม ป่วยหนัก หรือแม้แต่คนในกลุ่มอาจถูกไล่ออก

ต่อไปนี้เป็นคำถามสำคัญ 2 ข้อ ที่ผมคิดว่าผมชอบถามคืออันดับหนึ่ง จะได้รับข่าวนี้อย่างไร? ถ้าฉันสามารถคิดเกี่ยวกับเรื่องนั้นได้ มันอาจช่วยฉันในการส่งให้คนอื่นได้ และนโยบายด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคลที่ต้องปฏิบัติตามมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้คือบางวิธีในการส่งข่าวนี้อย่างสง่างามและให้เกียรติ ประการแรก คุณต้องพิจารณาว่าสถานการณ์คืออะไร แล้วพิจารณาว่าดีที่สุดหรือไม่ที่จะส่งข่าวนั้นด้วยตนเอง หรือแม้แต่ตัวต่อตัว

ถ้ามันเกี่ยวกับบางทีโครงการหรือทีมอาจจะประกาศเป็นกลุ่ม นอกจากนี้ยังสามารถทำได้ในการประชุมอีกครั้งหากเกี่ยวข้องกับโครงการหรือทีมหรือองค์กร สามารถทำได้ในการประชุมหรือสามารถทำได้ในช่วงกลางวัน อาจมีที่ส่วนตัวที่คุณสามารถพูดคุยเรื่องต่างๆ ได้

อาจจะเป็นศาลากลางจังหวัดก็ได้ อีกครั้ง อาจเป็นการควบรวมหรือซื้อกิจการที่คุณประกาศบางอย่าง และอาจเป็นการผสมผสานของสิ่งที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ขึ้นอยู่กับข่าวร้ายคือ อาจมีประกาศ และจากนั้นก็อาจมีบางเรื่องในนั้น ดังนั้น คุณสามารถพูดคุยถึงผลกระทบที่มีต่อบุคคลนั้นๆ ได้

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการ ดังนั้นอีกครั้ง ให้ปฏิบัติตามนโยบายด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคล จากนั้นจึงนำเสนอข่าวนั้นตามความเป็นจริงและอย่างมีสติ

ผู้คนมีเรดาร์ BS ดังนั้นจึงยากที่จะให้ BS แก่ผู้คน พวกเขาจะได้รู้ว่า

นอกจากนี้ ให้ส่งข่าวดีก่อน อืม สมมติว่ามีข่าวดี แต่ถ้ามีข่าวดี ให้จัดชั้นนั้นก่อน แล้วบอกให้ผู้คนรู้ว่าพวกเขามีค่าและเคารพ

แล้วฟังคำตอบของพวกเขา ให้พวกเขา...ได้ยินสิ่งที่พวกเขาพูดและให้โอกาสพวกเขาได้แสดงความคิดเห็นว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนั้น

จากนั้น จัดการกับข้อกังวลของพวกเขาอย่างจริงจัง รู้ไหม หลายครั้งกับการเลิกจ้างหรือเปลี่ยนงาน หรือแม้แต่โครงการจะถูกยกเลิก ผู้คนก็อยากรู้ว่า “สำหรับฉันหมายความว่าอย่างไร? ฉันยังมีงานทำอยู่ไหม ฉันสามารถเลี้ยงดูครอบครัวของฉันได้หรือไม่”

ดังนั้น นี่คือข้อกังวลบางประการที่เราต้องการที่จะสามารถจัดการกับผู้คนได้ แต่ถ้าคุณต้องการแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแจ้งข่าวร้าย ให้ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager