Najlepsze sposoby dostarczania złych wiadomości

Kiedy projekt napotyka przeszkodę, najlepszą rzeczą do zrobienia jest natychmiastowe przekazanie złych wiadomości. Jennifer Bridges, PMP, pomaga dostarczać złe wieści w najlepszy sposób.

Oto zrzut ekranu tablicy w celach informacyjnych.

Przegląd – najlepsze sposoby dostarczania złych wiadomości

Jennifer zaczęła od stwierdzenia, że ​​nieuniknione jest, że jako lider projektu nadejdzie czas, kiedy będziesz musiał przekazywać złe wieści. Nie jest to łatwe ani przyjemne, ale można to zrobić z wdziękiem iz szacunkiem dla wszystkich zaangażowanych.

Rodzaje złych wiadomości o projektach

Zanim zaczęła przekazywać złe wieści, Jennifer przedstawiła kilka rodzajów złych wieści, o które może poprosić kierownik projektu:

• Projekt anulowany
• Praca wyeliminowana
• Zamknięcie firmy
• Cena akcji spada
• Zła ocena wydajności
• Szef zmieniający pracę
• Zostałeś przeniesiony
• Prośba o szkolenie odrzucona
• Zwolnienia
• Obniżone świadczenia
• Fuzja/przejęcie
• Ktoś jest przewlekle chory
• Ktoś zostaje zwolniony

Ważne pytania, które należy sobie zadać przed przekazaniem złych wiadomości

Najważniejszym pytaniem, jakie możesz sobie zadać przed przekazaniem złych wiadomości, jest to, jak chciałbyś o tym usłyszeć? Ta zmiana perspektywy poprowadzi cię do bardziej współczującego końca, a przynajmniej pomoże ci zobaczyć sytuację w innym kontekście.

Następnie pojawia się bardziej praktyczne pytanie, jakie zasady prawne i HR dotyczą wiadomości. Mogą istnieć ograniczenia dotyczące prywatności lub innych przepisów, o których musisz wiedzieć, aby zapobiec pogorszeniu się złej sytuacji.

Jak z wdziękiem i szacunkiem przekazywać złe wieści

Jennifer miała te wskazówki i sprawdzone metody przekazywania złych wiadomości.

• Osobiście zawsze jest najlepiej, na przykład jeden na jednego, a jeśli jest grupa, to na grupę mają wpływ złe wiadomości. Najgorsze, co możesz zrobić, to sms-y lub e-maile, które uderzają mocno i nie pozwalają ci odpowiedzieć na pytania. To szkodzi zdolności grupy do zdrowego przetwarzania złych wiadomości.
• Istnieje wiele sposobów przekazywania wiadomości, na przykład na spotkaniu lub nawet podczas lunchu, aby złagodzić cios poprzez bardziej wspólnotowe dzielenie się jedzeniem. Ustawienie ratusza jest dobre do zadawania pytań, a nawet kombinacji ogłoszenia, a następnie indywidualnego dla tych, którzy potrzebują bardziej osobistego podejścia.

Powiązane: Przykłady i porady dotyczące rezygnacji

Więcej wskazówek, jak lepiej dostarczać złe wiadomości

Wreszcie Jennifer zakończyła film kilkoma wskazówkami, które pomogą Ci przejść przez trudny proces przekazywania złych wiadomości.

• Zawsze znaj i przestrzegaj polityki prawnej i HR organizacji. Jak wspomniano powyżej, bycie ignorantem lub próba skrócenia takich przepisów zawsze przyniesie odwrotny skutek i pogorszy złą sytuację.
• Bądź prawdomówny i uważny, gdy przekazujesz złe wieści. Ludzie nie lubią być okłamywani i mają dobre wyczucie, kiedy ktoś oblepia prawdę. To jak założenie plastra za jednym pociągnięciem, a nie nieśmiałe zabieranie czasu. Gorzej jest przedłużać złe wieści.
• Jeśli w złych są jakieś dobre wieści, najlepiej jest je najpierw przekazać. Może pomóc pokazać, że cenisz ich pracę. Jest to również dobra taktyka konstruktywnej krytyki.
• Posłuchaj ich odpowiedzi. To część procesu trawienia złych wiadomości. Mogą być konfrontacyjni, a nawet źli, ale nigdy nie łykaj przynęty i nie odpowiadaj w naturze. Słuchaj i pozwól im dać upust, jeśli muszą; staraj się być lepszym słuchaczem.
• Następnie poważnie zajmij się ich obawami. Słuchanie to tylko pierwsza część. Pokaż, że ich słyszałeś, traktując poważnie ich komentarze. Odpowiadaj zgodnie z prawdą, nawet jeśli to tylko złe wieści. Może im się to nie podobać, ale będą szanować twoją szczerość, jeśli będziesz miły.

Porada od specjalistów: Umiejętność przekazywania złych wiadomości w sposób pełen gracji i szacunku, jak powiedziała Jennifer, to jeden z filarów dobrego zarządzania. Istnieją inne cechy, które wyróżniają dobrego menedżera, takie jak umiejętność rozwiązywania konfliktów i zarządzania czasem.

Idź dalej: zapobiegaj konieczności przekazywania złych wiadomości, utrzymując dobrą kontrolę nad projektem. Użyj narzędzi do raportowania, aby wykryć problemy, zanim staną się poważnymi problemami.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja

Dzisiaj mówimy o najlepszych sposobach przekazywania złych wiadomości. Niestety, jako liderzy i menedżerowie, nieuniknione jest, że w pewnym momencie będziesz musiał przekazać złe wieści.

A to może być bardzo trudne dla każdego. Czasami czuję, że jest to prawie tak samo złe dla osoby przekazującej złe wieści. Dobrą wiadomością jest to, że istnieją najlepsze sposoby przekazywania złych wiadomości z wdziękiem i szacunkiem.

Więc zanim porozmawiamy o tych sposobach, chcę się zatrzymać i porozmawiać o niektórych rodzajach złych wiadomości, ponieważ w dzisiejszych czasach możemy być tak transakcyjni, że nie myślimy o takich rzeczach, jak co, jeśli ogłosimy zwolnienie w firmie a może widziałem ludzi ogłaszanych w grupie, że nie są już częścią projektu, zostali zwolnieni. Więc to nie jest dobre.

Zastanówmy się więc nad niektórymi rodzajami złych wiadomości. Po pierwsze, projekt może zostać anulowany, praca może zostać zlikwidowana, firma może zostać zamknięta, cena akcji może spaść, co może mieć wpływ na czyjś emeryturę, zła ocena wyników, szef może zmieniać pracę, co może być zła wiadomość dla niektórych osób, przeniesienie osoby, przeniesienie do innej grupy, a może nie są tego świadomi, wniosek o szkolenie może zostać odrzucony, zwolnienia, może zmniejszone świadczenia, fuzja lub przejęcie, może ktoś z grupy mógłby zostać krytycznie chory, a może nawet ktoś z grupy może zostać zwolniony.

Tak więc, oto dwa ważne pytania, myślę, że chciałbym zadać to numer jeden, jak chciałbym otrzymać tę wiadomość? Jeśli mogę się nad tym zastanowić, może to mi pomoże w przekazaniu go komuś innemu. A jakie są zasady prawne i HR, których należy przestrzegać?

Oto kilka sposobów, w jakie ta wiadomość może być przekazana z wdziękiem i szacunkiem. Po pierwsze, musisz zastanowić się, jaki jest scenariusz, a następnie zdecydować, czy najlepiej jest przekazać tę wiadomość osobiście, może nawet jeden na jednego.

Jeśli ma to związek z jakimś projektem lub zespołem, może jest ogłaszane jako grupa. Można to również zrobić na spotkaniu, ponownie, jeśli jest to związane z projektem, zespołem lub organizacją, można to zrobić na spotkaniu lub podczas lunchu. Może gdzieś prywatnie, gdzie możesz omówić różne rzeczy.

To może być ratusz. Ponownie, może to fuzja lub przejęcie, w którym coś ogłaszasz. I może to być połączenie różnych. Na przykład, w zależności od złych wiadomości, może pojawić się ogłoszenie, a potem może być jeden na jednego. Możesz więc omówić, jak to wpływa na tę konkretną osobę.

Oto kilka wskazówek. Więc ponownie postępuj zgodnie z zasadami prawnymi i HR, a następnie przekaż te informacje zgodnie z prawdą i świadomie.

Ludzie mają radar BS, więc trudno jest dać ludziom BS. Będą to wiedzieć.

Przekaż najpierw dobrą nowinę, zakładając, że są dobre wieści. Ale jeśli są dobre wieści, najpierw umieść je na warstwie i po prostu poinformuj ludzi, że są doceniani i szanowani.

A potem posłuchaj ich odpowiedzi. Niech… usłyszą, co mają do powiedzenia i dadzą im możliwość wyrażenia, jak się z tym czują.

A potem poważnie zajmij się wszystkimi ich obawami. Wiesz, wiele razy w przypadku zwolnień lub zmiany pracy, a nawet jeśli projekt jest odwołany, ludzie chcą wiedzieć: „Co to oznacza dla mnie? Czy nadal mam pracę? Czy mogę wyżywić rodzinę?”

Oto niektóre z problemów, którymi chcemy się zająć z ludźmi. Ale jeśli potrzebujesz dodatkowych zasobów, w jaki sposób możesz dostarczać złe wiadomości, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.