¿Qué es la productividad en el lugar de trabajo?
Productividad es una de esas palabras que escuchas con tanta frecuencia que empieza a perder su significado. Pero la productividad no es una tendencia o simplemente una palabra de moda: es la forma en que mide la eficiencia con la que se realiza el trabajo.
Después de todo, completar sus tareas de manera eficiente y trabajar de manera constante es la forma en que tiene éxito en los negocios.
Por lo tanto, saber todo lo que pueda sobre la productividad en el lugar de trabajo es clave para el éxito. Esta guía trata sobre la productividad en el lugar de trabajo, el software de productividad y la productividad del equipo.
Algunos de los problemas de productividad que discutiremos incluyen los siguientes.
- Cómo aumentar tu productividad en el lugar de trabajo
- Qué soluciones de software pueden ayudarlo a trabajar de manera más productiva
- Cómo se puede obstaculizar la productividad
- Formas de aumentar la productividad de tu equipo
- Si demasiado proceso se interpone en el camino de la productividad
¿Cómo se mide la productividad en el lugar de trabajo?
La productividad en el lugar de trabajo se mide por la rapidez y eficiencia con la que un equipo puede producir bienes y servicios durante un cierto período de tiempo. Es una métrica clave que los economistas usan para medir la productividad.
No debe confundirse con la productividad de los empleados, que mide la cantidad de trabajo que una persona puede realizar durante un período de tiempo. Estadísticamente, rastrear la eficiencia de un grupo más grande es más preciso que medir a una sola persona.
Eso no significa que la productividad en el lugar de trabajo esté estrictamente regulada para quienes trabajan en una oficina. Se puede aplicar a aquellos que trabajan desde casa, y es probable que los trabajadores remotos encuentren esta guía tan esclarecedora como los gerentes.
5 estrategias para aumentar la productividad en el lugar de trabajo
El aumento de la productividad en el lugar de trabajo mejora sus posibilidades de completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Su equipo le agradecerá que siga estos cinco consejos:
1. Seguimiento de sus tareas
La productividad se va por la borda cuando no le prestas atención. Simplemente concentrarse en su trabajo no va a ser suficiente. Puede perder la noción del tiempo, atascarse en minucias o puede completar sus tareas a tiempo, pero sin un proceso que lo controle cuando se está quedando atrás y está trabajando a ciegas.
Ahí es donde entra en juego el seguimiento de tareas. La creación de un sistema de gestión de tareas le permite concentrarse en su trabajo, mientras crea los límites que necesita para no salirse del cronograma y desviar todo el proyecto.
2. Automatización
Por supuesto, usted estima la cantidad de tiempo que tomará cada tarea al hacer su plan de proyecto, pero como sabe, los mejores planes a menudo se desvían. La automatización le brinda la información que necesita.
Los correos electrónicos se pueden automatizar, por ejemplo, para notificarle cuando se acerca una fecha límite, sacándolo del trabajo el tiempo suficiente para ver dónde se encuentra. Ahora puede ajustar en consecuencia y hacer ese trabajo sin arrastrar el proyecto fuera de pista.
3. Toma descansos
Es importante limitar el tiempo que dedicas a cada tarea, pero es igualmente crucial que te tomes un descanso. Cuando no cuenta con el respaldo de una oficina de gestión de proyectos, la autogestión es crucial.
¿Qué pasa con los plazos, los horarios? Son importantes, pero si te esfuerzas demasiado, vas a chocar contra una pared y luego te quedas atascado. Es bueno tomar descansos breves, especialmente cuando se trabaja en tareas largas, para que el cerebro y el cuerpo tengan la oportunidad de descansar. De esta manera, regresa al trabajo renovado y más productivo.
4. Elimina las distracciones
Las computadoras e Internet son geniales, pero la tecnología también puede servir como una gran distracción.
Una de las primeras cosas que puede hacer para controlar su gestión personal del tiempo es desactivar las notificaciones. No los que se relacionan con los plazos de sus tareas, sino el ping constante de su computadora y teléfono. En el momento en que recibe una notificación de un nuevo correo electrónico, una publicación social o incluso una llamada telefónica tradicional, es el momento en que se retira de su trabajo.
Otras distracciones pueden ser físicas, como su espacio de trabajo. ¿Está desordenado, limpio, en medio del tráfico de la oficina, aislado? ¿En qué tipo de entorno trabajas mejor? Aquí no hay una regla estricta y rápida, algunas personas necesitan tranquilidad, mientras que otras son más productivas en entornos ocupados. Averigua qué tipo de trabajador eres y luego haz que tu espacio de trabajo refleje ese temperamento.
5. Usa la tecnología
La tecnología no es ni buena ni mala, es cómo la usamos. Si bien puede ser una distracción como se indicó anteriormente, también puede ayudarnos a trabajar mejor. Hay muchas herramientas excelentes que están diseñadas para ayudarnos a mejorar la productividad.
Existe un software que te permite crear listas de tareas, que son una forma de organizar y abordar sistemáticamente tu trabajo. Esto le da un lugar para ver su trabajo. Aún mejor, a menudo puede filtrar estas listas de tareas para personalizarlas por su fecha de vencimiento o cualquier columna de datos que desee.
Las cosas cambiarán y esos cambios afectarán su lista de tareas. Eso puede suceder mientras estás en la oficina o no. Sin embargo, las herramientas de administración de tareas son fáciles de actualizar y, si están basadas en la nube, puede hacerlo donde quiera que esté, a cualquier hora del día.
¿Qué es el software de productividad?
El software de productividad se utiliza para organizar su trabajo, recopilar datos a los que se puede acceder rápidamente y facilitar la colaboración con su equipo. También le permite monitorear y rastrear lo que está haciendo para encontrar áreas que se pueden mejorar.
Estas herramientas de productividad a menudo se esconden a plena vista. Lo que ahora es un software común, como el procesamiento de textos y las aplicaciones de hojas de cálculo, se da por sentado. Pero cuando se introdujeron, revolucionaron el trabajo de oficina, mejorando la velocidad y la precisión.
Las herramientas de gestión de proyectos han mejorado la gestión de un proyecto, brindando a los equipos funciones para colaborar y trabajar de manera más productiva, mientras que los gerentes pueden monitorear y rastrear su trabajo. Esto significa que pueden reasignar recursos para cumplir con la capacidad de su equipo y tenerlos siempre trabajando de manera eficiente.
Software de productividad fuera de línea vs en línea
Las aplicaciones de productividad en el lugar de trabajo se pueden dividir en gran medida en dos tipos distintos: software de productividad fuera de línea y en línea. Cual de estos es correcto para ti?
Hay pros y contras para cada uno:
Software de productividad en línea
El software de productividad en línea está, bueno, en línea. Esto significa que puede usar la herramienta en cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual es fundamental para los equipos distribuidos. También significa que los datos que obtiene al monitorear y rastrear son en tiempo real, lo que se presta a una mayor comprensión y una mejor toma de decisiones.
No hay instalación y menos curva de aprendizaje con una aplicación de productividad en línea. Simplemente inicie sesión y estará allí, listo para usar. El precio también suele ser más razonable. La mayoría de las aplicaciones de productividad en línea tendrán un plan de suscripción escalonado según la cantidad de usuarios.
Software de productividad fuera de línea
El software de productividad sin conexión no está conectado a Internet. Eso significa que no está sujeto a la potencia de su conexión. Dado que solo reside en su computadora, es menos accesible para terceros no deseados, lo que puede hacerlo sentir más seguro al proteger sus datos. También puede significar que vas a pagar más por él. Las aplicaciones de escritorio tienden a ser costosas, ya que pueden requerir instalación y una tarifa de licencia para cada terminal en el que las use.
