Cara Terbaik untuk Menyampaikan Berita Buruk

Ketika sebuah proyek mengalami hambatan, hal terbaik yang harus dilakukan adalah segera mengomunikasikan berita buruk itu. Jennifer Bridges, PMP, membantu Anda menyampaikan berita buruk dengan cara terbaik.

Berikut tangkapan layar papan tulis untuk referensi Anda.

Dalam Tinjauan – Cara Terbaik untuk Menyampaikan Berita Buruk

Jennifer membuka dengan menyatakan bahwa tidak dapat dihindari bahwa, sebagai pemimpin proyek, akan ada saatnya Anda harus menyampaikan kabar buruk. Ini tidak mudah atau menyenangkan, tetapi ada cara untuk melakukannya dengan anggun dan dengan rasa hormat untuk semua yang terlibat.

Jenis Berita Buruk di Proyek

Sebelum dia membahas cara menyampaikan berita buruk, Jennifer menguraikan beberapa jenis berita buruk yang mungkin harus ditangani oleh seorang manajer proyek:

• Proyek dibatalkan
• Pekerjaan dihilangkan
• penutupan perusahaan
• Harga saham turun
• Ulasan kinerja buruk
• Bos berganti pekerjaan
• Anda sedang dipindahkan
• Permintaan pelatihan ditolak
• PHK
• Manfaat berkurang
• Merger/akuisisi
• Seseorang sakit kronis
• Seseorang dipecat

Pertanyaan Penting untuk Ditanyakan pada Diri Anda Sebelum Menyampaikan Berita Buruk

Pertanyaan terpenting yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum menyampaikan berita buruk adalah, bagaimana Anda ingin mendengarnya? Perubahan perspektif ini akan memandu Anda ke tujuan yang lebih berbelas kasih, atau setidaknya membantu Anda melihat situasi dalam konteks yang berbeda.

Lalu ada pertanyaan yang lebih praktis tentang apa kebijakan hukum dan SDM terkait berita tersebut. Mungkin ada batasan seputar privasi atau peraturan lain yang harus Anda waspadai untuk mencegah situasi buruk menjadi lebih buruk.

Cara Menyampaikan Kabar Buruk dengan Anggun dan Hormat

Jennifer memiliki tips dan praktik terbaik ini untuk menyampaikan berita buruk.

• Secara pribadi selalu yang terbaik, seperti satu lawan satu, atau jika ada grup, maka berita buruk akan berdampak pada grup. Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah teks atau email, yang sangat sulit dan tidak memberikan kesempatan bagi Anda untuk menjawab pertanyaan. Ini merusak kemampuan grup untuk memproses berita buruk dengan cara yang sehat.
• Ada banyak cara untuk menyampaikan berita, seperti dalam rapat atau bahkan saat makan siang untuk membantu meredakan ketegangan dengan berbagi makanan yang lebih komunal. Pengaturan balai kota bagus untuk mengajukan pertanyaan atau bahkan kombinasi pengumuman dan kemudian satu lawan satu untuk mereka yang membutuhkan pendekatan yang lebih pribadi.

Terkait: Contoh & Tips Surat Pengunduran Diri

Lebih Banyak Tips untuk Menyampaikan Berita Buruk dengan Lebih Baik

Akhirnya, Jennifer mengakhiri video dengan beberapa tips untuk membantu memandu Anda melalui proses sulit menyampaikan berita buruk.

• Selalu mengetahui dan mengikuti kebijakan hukum dan SDM organisasi. Seperti disebutkan di atas, ketidaktahuan atau mencoba mengambil jalan pintas pada peraturan semacam itu akan selalu menjadi bumerang dan memperburuk situasi yang buruk.
• Bersikaplah jujur ​​dan penuh perhatian saat Anda menyampaikan kabar buruk. Orang-orang tidak suka dibohongi, dan mereka memiliki perasaan yang baik ketika seseorang menutupi kebenaran. Ini seperti menarik Band-Aid dalam satu pukulan daripada mengambil waktu Anda dengan takut-takut. Lebih buruk untuk memperpanjang berita buruk.
• Jika ada kabar baik yang tertanam di dalam keburukan, maka yang terbaik adalah menyampaikannya terlebih dahulu. Ini dapat membantu untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai pekerjaan mereka. Ini adalah taktik yang baik untuk kritik yang membangun juga.
• Dengarkan tanggapan mereka. Itu bagian dari proses mencerna berita buruk. Mereka mungkin konfrontatif atau bahkan marah, tetapi tidak pernah menerima umpan dan merespons dengan baik. Dengarkan dan biarkan mereka melampiaskan jika mereka harus; berusaha menjadi pendengar yang lebih baik.
• Kemudian, atasi kekhawatiran mereka dengan serius. Mendengarkan hanyalah bagian pertama. Tunjukkan bahwa Anda telah mendengar mereka dengan menanggapi komentar mereka dengan serius. Tanggapi dengan jujur, bahkan jika itu hanya berita buruk. Mereka mungkin tidak menyukainya, tetapi mereka akan menghargai kejujuran Anda jika Anda baik.

Pro-Tip: Mampu menyampaikan berita buruk dengan cara yang anggun dan penuh hormat, seperti yang dikatakan Jennifer, adalah salah satu pilar yang menopang manajemen yang baik. Ada kualitas lain yang menjadi manajer yang baik, seperti mampu menyelesaikan konflik dan mengatur waktu Anda.

Ambil Lebih Jauh: Cegah harus menyampaikan berita buruk dengan mempertahankan pegangan yang baik pada proyek Anda. Gunakan alat pelaporan untuk menemukan masalah sebelum menjadi masalah serius.

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi

Hari ini kita berbicara tentang cara terbaik untuk menyampaikan berita buruk. Sayangnya, sebagai pemimpin dan manajer, pada titik tertentu Anda harus menyampaikan kabar buruk.

Dan itu bisa sangat sulit bagi semua orang. Terkadang saya merasa hampir sama buruknya dengan orang yang menyampaikan berita buruk. Dan kabar baiknya adalah ada cara terbaik untuk menyampaikan kabar buruk dengan anggun dan hormat.

Jadi sebelum kita berbicara tentang cara-cara itu, saya ingin berhenti dan berbicara tentang beberapa jenis berita buruk karena di zaman sekarang, kita bisa menjadi begitu transaksional, kita tidak memikirkan hal-hal seperti bagaimana jika kita mengumumkan PHK perusahaan. atau mungkin saya pernah melihat orang-orang diumumkan dalam sebuah grup bahwa mereka tidak lagi menjadi bagian dari proyek, mereka telah diberhentikan. Jadi, itu tidak terlalu bagus.

Jadi, mari kita pikirkan beberapa jenis berita buruk. Nomor satu, proyek bisa dibatalkan, pekerjaan bisa dihilangkan, perusahaan bisa tutup, harga saham bisa turun, yang bisa berdampak pada pensiun seseorang, tinjauan kinerja yang buruk, bos mungkin berganti pekerjaan, yang bisa jadi kabar buruk bagi sebagian orang, perpindahan seseorang, pemindahan ke grup yang berbeda dan mungkin mereka tidak menyadarinya, permintaan pelatihan dapat ditolak, PHK, mungkin pengurangan tunjangan, merger atau akuisisi, mungkin seseorang dalam grup dapat menjadi sakit kritis, atau bahkan mungkin seseorang dalam kelompok itu bisa dipecat.

Jadi, inilah dua pertanyaan penting, saya pikir, saya ingin bertanya adalah nomor satu, bagaimana saya ingin menerima berita ini? Jika saya dapat memikirkannya, mungkin itu membantu saya dalam menyampaikannya kepada orang lain. Dan apa saja kebijakan hukum dan SDM yang perlu diikuti?

Berikut adalah beberapa cara agar berita ini dapat disampaikan dengan anggun dan penuh hormat. Pertama, Anda harus mempertimbangkan skenarionya, dan kemudian menentukan apakah yang terbaik untuk menyampaikan berita itu secara langsung, bahkan mungkin satu lawan satu.

Kalau terkait mungkin proyek atau tim, mungkin diumumkan sebagai grup. Bisa juga dilakukan dalam rapat, lagi-lagi jika terkait mungkin dengan proyek atau tim atau organisasi, bisa juga dilakukan dalam rapat, atau bisa juga dilakukan sambil makan siang. Mungkin di suatu tempat pribadi di mana Anda bisa mendiskusikan berbagai hal.

Itu bisa menjadi balai kota. Sekali lagi, mungkin itu merger atau akuisisi di mana Anda mengumumkan sesuatu. Dan itu bisa di kombinasi yang berbeda. Misalnya, tergantung pada berita buruknya, mungkin ada pengumuman, dan kemudian mungkin ada satu lawan satu. Jadi, Anda dapat mendiskusikan bagaimana hal itu berdampak pada orang tertentu.

Jadi, inilah beberapa tipsnya. Jadi sekali lagi, ikuti kebijakan hukum dan SDM, lalu sampaikan berita itu dengan jujur ​​dan penuh perhatian.

Orang memiliki radar BS, jadi sulit untuk memberi orang BS. Mereka akan tahu itu.

Juga, sampaikan kabar baik terlebih dahulu, yah, dengan asumsi ada kabar baik. Tapi, jika ada kabar baik, maka lapisi itu terlebih dahulu dan biarkan orang tahu bahwa mereka dihargai dan dihormati.

Dan kemudian, dengarkan tanggapan mereka. Biarkan mereka… mendengar apa yang mereka katakan dan beri mereka kesempatan untuk menyuarakan perasaan mereka tentang hal itu.

Dan kemudian, dengan serius mengatasi masalah mereka. Anda tahu, berkali-kali dengan PHK atau perubahan pekerjaan, atau bahkan jika sebuah proyek dibatalkan, orang ingin tahu, “Apa artinya itu bagi saya? Apakah saya masih memiliki pekerjaan? Bisakah saya memberi makan keluarga saya?”

Jadi, ini adalah beberapa masalah yang ingin kami sampaikan kepada orang-orang. Namun, jika Anda memerlukan beberapa sumber daya tambahan tentang cara menyampaikan berita buruk, daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.