Cómo hacer una estructura de desglose de recursos (RBS)

Hay muchos aspectos en la planificación de un proyecto. Tienden a girar en torno a la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Una de esas órbitas son los recursos. Los recursos pueden verse afectados por las tres restricciones y, por lo tanto, requieren un método para controlarlos, a veces incluso un software de gestión de recursos.

“Recursos” es un término amplio, por supuesto, y se refiere no solo a los materiales y equipos utilizados en un proyecto, sino también a los recursos humanos. De hecho, las personas que componen su equipo de proyecto son, en muchos sentidos, el recurso más importante. Ellos son, después de todo, quienes ejecutarán el proyecto y lo acompañarán de principio a fin.

En la gestión de proyectos, la estructura de desglose de recursos (RBS) es una herramienta para ayudar a planificar y controlar el trabajo del proyecto. Piense en ello como una estructura de desglose del trabajo (EDT) para sus recursos, porque eso es lo que es y es igual de valioso. El uso de software de planificación de recursos puede ayudarlo a organizar, programar y administrar sus recursos después de haber creado su RBS.

¿Qué es una estructura de desglose de recursos?

Una estructura de desglose de recursos es una lista de los recursos que se requerirán para ejecutar su proyecto. La lista se desglosa por función y tipo y, como mínimo, cubrirá las personas necesarias para completar un proyecto con éxito. Sin embargo, en su forma más completa, incluirá cualquier cosa en la que gaste dinero para el proyecto, como personas, herramientas de gestión de proyectos, equipos, materiales, incluso tarifas y licencias.

Sin embargo, una estructura de desglose de recursos es más que una simple lista: es un gráfico jerárquico que se utiliza para ayudar a los administradores de proyectos a organizar los recursos y crear un plan de recursos. Un RBS informará el presupuesto, ya que una lista completa de recursos facilitará la estimación de lo que costará un proyecto. Es un medio para mantenerse dentro del presupuesto en lugar de gastar erráticamente.

¿Quién hace una estructura de desglose de recursos?

Un gerente de proyecto es la persona en el equipo del proyecto que es responsable de usar la estructura de desglose de recursos, aunque generalmente buscará la opinión de otros en el equipo. Les permite identificar cuántos recursos necesitan, desglosando el proyecto a nivel de tarea y los recursos necesarios para cada uno. Esto creará una comprensión del alcance del proyecto.

¿Cuándo se hace?

Es durante la etapa de planificación de un proyecto que el director del proyecto utilizará una RBS. Se puede utilizar para cualquier cantidad de tipos de recursos, como atención al cliente, al determinar el tipo de cliente para el proyecto, qué instalaciones se necesitan, equipos, herramientas de software, etc.

¿Cuáles son sus beneficios?

Uno de los beneficios de usar un RBS es que ayuda a organizar mejor los recursos y los alinea claramente con las metas y objetivos generales de la organización. También proporciona una referencia visual rápida sobre la asignación de recursos y la carga de trabajo, así como recursos y asignaciones individuales.

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Cómo hacer una estructura de desglose de recursos

En términos de formato, la RBS es como la WBS y requiere una estimación de qué recursos se necesitarán para cada tarea del proyecto. Por lo tanto, la lista de tareas es esencial para recopilar los recursos necesarios.

Pero un gerente de proyecto naturalmente buscará aportes de una amplia variedad de fuentes; estos incluyen el cronograma, el registro de riesgos, las estimaciones de costos y otros procesos organizacionales. Esto permite que un gerente de proyecto reúna completamente todos los recursos que se necesitarán para ejecutar el proyecto.

El RBS generalmente se crea como un diagrama de árbol. En la parte superior está el entregable final del proyecto, debajo del cual se encuentra el desglose de los recursos, cada uno en una rama individual debajo del encabezado general del proyecto. Estas ramas son los tipos de recursos, como el sitio donde se lleva a cabo el proyecto, el equipo que se utiliza y el equipo que ejecuta el proyecto.

También se puede utilizar una hoja de cálculo para crear un desglose horizontal de los recursos. Comenzará con el número de recurso a la izquierda y se desplazará por la hoja de cálculo para detallar las categorías y tipos de recursos, la cantidad y las notas.

Ejemplo de estructura de desglose de recursos

Para obtener una visión diferente de lo que es un RBS, echemos un vistazo a un ejemplo simple de la vida real. Estamos haciendo un puente. Hay un sitio, naturalmente, que atravesará el puente. Pero grandes piezas del puente se construirán en otro lugar y luego se ensamblarán en el sitio.

Por lo tanto, tenemos las instalaciones donde se lleva a cabo la fabricación, pero también salas de reuniones y conferencias. También habrá un departamento de ingeniería donde se hacen los planos y una oficina improvisada en el sitio para el capataz de construcción y los trabajadores.

La siguiente es nuestra lista de equipos. Eso incluirá equipos pesados, como tractores, grúas, retroexcavadoras, excavadoras y equipos livianos, como soldadores, torres de iluminación, herramientas manuales y carretillas.

El software es otro recurso que se utilizará principalmente durante la fase de diseño, pero es probable que haya un software de gestión de recursos para facilitar la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes sobre el proyecto en general.

Finalmente, pero quizás lo más importante, querrá detallar sus recursos humanos. Para la construcción de puentes, esto incluirá a diseñadores, ingenieros y personal de construcción.

Esta es una versión básica de un RBS, pero sirve para poner algo de carne en la idea y darle vida de una manera que una definición abstracta podría no hacerlo. Si usted es más un aprendiz de tipo visual, hemos creado una ilustración para iluminar aún más la idea.

ProjectManager y Gestión de Recursos

Desglosar su recurso es solo el comienzo de la gestión de recursos en su proyecto. ProjectManager lo ayuda a controlar aún más los recursos en su proyecto con nuestro software de administración de recursos para ayudar a administrar aún más el tiempo y el dinero.

Mapee sus recursos en el diagrama de Gantt

El primer paso para hacer una RBS es comprender las tareas requeridas para un proyecto exitoso. Los diagramas de Gantt en línea asignan tareas en fases, crean dependencias y programan recursos a lo largo de una línea de tiempo del proyecto. Esto le ayuda a comprender exactamente qué recursos necesita identificar en su estructura de desglose de recursos.

Una vez identificadas, las tareas se pueden asignar desde la vista de Gantt, además de poder ver la cantidad de horas que cada miembro del equipo ha dedicado a esa tarea. Puede ver de un vistazo si los miembros del equipo están sobreasignados o sub-asignados para mantener el equilibrio de sus recursos.

Seguimiento del trabajo de su equipo

Con nuestras herramientas de gestión de equipos, puede identificar sus recursos humanos y categorizar equipos, así como suministros y equipos. Las tarifas por hora de los miembros del equipo son visibles en todo el software y, a medida que los equipos registran sus horas, se calcula el costo real y se compara con el costo planificado. Esto mantiene a los gerentes de proyecto en control de los costos y en línea con sus presupuestos.

El software basado en la nube ofrece gestión de recursos en tiempo real

Debido a que somos un software basado en la nube, obtiene los datos más actualizados en nuestro panel de control en tiempo real para ayudarlo a planificar proyectos, programar recursos, equilibrar la carga de trabajo y reasignar tareas según sea necesario. Brindamos transparencia a sus recursos en tiempo real durante la ejecución del proyecto para ayudarlo a rastrearlos con precisión.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que controla todos los aspectos de sus recursos y sus proyectos. Desde la planificación hasta el monitoreo y la generación de informes, tenemos las características que los gerentes de proyectos desean y la plataforma colaborativa que brinda a los equipos la autonomía para realizar su trabajo de manera más productiva. Vea cómo puede ayudarlo tomando esta prueba gratuita de 30 días.