Estudio piloto: cómo hacerlo funcionar

Los proyectos son riesgosos y los gerentes de proyectos buscan reducir ese riesgo. Hay muchas maneras en que pueden hacer esto, desde una evaluación de riesgos hasta la investigación de datos históricos sobre proyectos similares y una planificación exhaustiva. Si bien los problemas surgen inevitablemente en cualquier proyecto, cuanto más se puedan identificar y controlar, menos serán un problema.

Pero, ¿y todo el proyecto? ¿Funcionará? ¿Será rentable y se completará en un plazo razonable? Hay tantas preguntas fuera de la probabilidad de que algo salga mal. ¿Cómo puede un gerente de proyecto probar las aguas, por así decirlo, y ver si el proyecto es factible?

Ahí es donde entra en juego un estudio piloto. Es posible que haya oído hablar de él como proyecto piloto, prueba piloto e incluso experimento piloto. Piense en ello como una prueba de sabor para ver si va a querer comer toda la comida. Para un proyecto, es un pequeño paso para asegurarse de que valga la pena emprender el viaje más grande.

¿Qué es un estudio piloto?

Un estudio piloto es un proyecto a pequeña escala que se utiliza para probar la viabilidad, la duración, el costo y los riesgos del proyecto a gran escala. A través de este estudio, se pueden realizar mejoras para mejorar el rendimiento del proyecto más grande.

Las razones para un estudio piloto son obvias. ¿Por qué perder tiempo, esfuerzo y dinero en un proyecto que está destinado al fracaso? Con un estudio piloto, queda claro si el proyecto vale la pena o no. Es un pequeño gasto inicial que puede ahorrar una gran pérdida más adelante.

También es un gran proceso encontrar deficiencias en el diseño del proyecto que serían costosas de corregir cuando el proyecto avanza a toda velocidad. Sin embargo, esas fallas podrían rediseñarse antes de ejecutar el proyecto a gran escala y, por lo tanto, agregar eficiencias que hagan que todo el proceso sea más productivo.

Los conocimientos de un estudio piloto son invaluables y valen la pena el esfuerzo, el costo y el tiempo. Pueden mostrar trampas que no son evidentes, cosas que faltan en el plan y más. Todo esto ahorra dinero a largo plazo y despeja el camino para un resultado más exitoso.

Cómo ejecutar un estudio piloto

Un estudio piloto necesita incorporar cada característica o actividad del proyecto. Debe dividir el proyecto en tareas que luego se prueban. Pero esto hablará de la viabilidad del proyecto en general. También es recomendable buscar cualquier dato histórico que pueda obtener de otras empresas u organizaciones que tengan estudios de casos relevantes para el trabajo que está a punto de emprender. Una vez que haya hecho eso, siga estos seis pasos para implementar un estudio piloto efectivo.

1. Tener un objetivo claro

Sin un objetivo claro, una razón para emprender un estudio piloto, no puede haber un enfoque. Sin enfoque, su trabajo no dará en el blanco, porque no habrá blanco que alcanzar. Antes de comenzar, es imprescindible saber qué es lo que está estudiando y establecer un objetivo del proyecto. Suena como un paso obvio, pero a menudo los proyectos tropiezan ignorantemente sin él.

Por lo tanto, haga algunas preguntas para afinar el estudio piloto. ¿Cómo se ve el éxito? Podría estar fabricando un producto más barato, o tal vez sea más importante ahorrar tiempo y llevar el producto al mercado más rápido. Cualquiera que sea el objetivo, clarifíquelo, asegúrese de que esté claramente establecido y luego téngalo en cuenta a medida que avanza en el estudio piloto. Esto le permite decidir si el estudio piloto es un éxito o un fracaso.

2. Determinar la duración

El siguiente paso es decidir cuánto tiempo debe durar el estudio piloto. Esto dependerá de lo que esté estudiando, cuál es su objetivo y cuánto tiempo llevaría ejecutar el estudio piloto para tener una idea de sus ventajas y desventajas. Esto incluye el tiempo de configuración y cualquier otro proceso auxiliar.

3. Crear un grupo de estudio

El grupo que está probando el producto o la tecnología es importante. Le proporcionarán los datos que necesita para tomar una decisión sobre seguir adelante o reelaborar algunas funciones. Por lo tanto, el grupo debe ser lo suficientemente grande como para proporcionar datos utilizables, pero no tanto como para que se vuelva difícil de manejar. Por lo general, el tamaño del grupo es de entre 10 y 20 personas. Deben ser personas que entiendan cómo usar la tecnología y que lo hagan con regularidad.

4. Tenga un plan de incorporación

Este paso no solo es vital para el grupo de estudio, sino que también será un activo valioso más adelante en el proyecto cuando se realice el proceso de control de calidad. Ya tendrá un conjunto de instrucciones para difundir entre su equipo para la prueba. Querrá tener capacitación y recursos disponibles para ayudar a los usuarios en el estudio. Siempre y cuando el producto o la tecnología estén listos para el mercado, tendrá un conjunto de usuarios que se sientan cómodos con él, lo que ayuda con la adopción a gran escala del producto o la tecnología.

5. Obtenga comentarios

Esto suena como una obviedad. ¿De qué sirve un estudio piloto si no recibe retroalimentación? Pero a veces son los pasos más obvios los que se pierden en la confusión. No descuides este.

El estudio piloto es un informe de prueba y error, por lo que desea saber si funcionó o no. Esto le proporciona la información necesaria para solucionar problemas antes de una implementación a gran escala.

El grupo de estudio piloto debe tener amplia oportunidad de compartir su experiencia a lo largo de todo el proceso, no solo al final del mismo. Cuando se completa el estudio piloto, puede utilizar métodos más formales para recopilar datos, como discusiones grupales, encuestas y autoevaluaciones.

6. Cuestiones de dirección

El objetivo de todo el estudio piloto es tener una lista de desafíos que deben abordarse. Por lo tanto, el último paso en este proceso es trabajar en cualquier contratiempo o bache en el camino al mercado que haya descubierto y resolverlos antes de lanzar el producto o la tecnología.

Es importante recordar que desea que los beneficios de su proyecto superen los costos, el tiempo y el esfuerzo necesarios para implementarlo. Este es el pensamiento básico de retorno de la inversión y será el factor final para decidir sobre la viabilidad del proyecto en el futuro.

Cómo ProjectManager ayuda a un estudio piloto

Un estudio piloto es un proyecto. Como escribimos anteriormente, solo difiere en términos de su tamaño. Por lo tanto, el software de gestión de proyectos es clave para asegurarse de planificarlo e implementarlo bien. Con ProjectManager, puede planificar todas las fases del estudio piloto en un tablero kanban. Cada paso es un encabezado de columna y las tareas son tarjetas que viajan horizontalmente a través de ellos.

Con nuestras vistas múltiples, puede realizar un seguimiento adicional del proyecto cambiando a la vista de Gantt, que coloca todas las tareas en una línea de tiempo del proyecto. La fecha de inicio y las fechas de finalización están representadas por puntos en la línea de tiempo, con una barra que los conecta para ilustrar la duración de la tarea. Las tareas dependientes se pueden vincular y todas las tareas se pueden asignar a quien sea responsable de ejecutarlas.

Mientras tanto, los gerentes de proyecto obtienen la transparencia que desean en todos los aspectos del proyecto. Nuestro tablero obtiene datos actuales y analiza esos números para mostrarlos en gráficos y cuadros coloridos. Se rastrean seis métricas del proyecto, como el progreso de la tarea, la salud y la varianza.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que mantiene los proyectos funcionando sin problemas en cada fase, desde el inicio hasta el cierre. Los gerentes de proyecto obtienen las herramientas que necesitan para planificar, rastrear e informar mejor sobre el progreso, mientras que los equipos reciben funciones de colaboración que los hacen más productivos. Pruebe ProjectManager con su próximo proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.