La mejor manera de hacer un plan de trabajo

Antes de que pueda lograr sus objetivos, debe planificar cómo alcanzarlos. Un plan de trabajo crea un camino claro hacia las metas y objetivos deseados. A lo largo de ese camino habrá recursos, restricciones y otros elementos de gestión del trabajo que deben describirse en su plan.

Por supuesto, el plan de trabajo no será escrito e iniciado por una sola persona. Es un plan de acción para un equipo de proyecto que eventualmente se debe presentar a los miembros de la junta y a las partes interesadas para su aprobación. Una vez que todo esté dicho y hecho, puede continuar construyendo el resto de su plan de trabajo.

Si crea su plan de trabajo en un software de gestión de proyectos, entonces es fácil continuar iterando en su plan y realizar mejoras con el tiempo. Y si ese software está en línea, todos pueden colaborar en tiempo real y saber exactamente qué pasos se necesitan para obtener un resultado ideal.

Claramente, un plan de trabajo es bastante importante, así que profundicemos en cómo hacer uno y obtener su aprobación.

¿Qué es un plan de trabajo del proyecto?

Un plan de trabajo del proyecto es un plan de gestión del proyecto con otro nombre. Cuando se realiza correctamente, el plan de trabajo de su proyecto articulará y delineará claramente los pasos necesarios para lograr las metas y objetivos de un proyecto al incluir tareas, hitos, entregables, recursos, requisitos presupuestarios y un cronograma para entrelazarlo todo.

Por lo general, es más adecuado para grandes proyectos e iniciativas, pero realmente se puede usar en cualquier nivel. Antes de comenzar su plan de trabajo, considere usar objetivos SMART: cree objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y relacionados con el tiempo. Esto debería ayudarlo a comenzar su plan con el pie derecho.

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¿Por qué necesita un plan de trabajo?

Como mencionamos, su plan de trabajo actuará como su hoja de ruta para todo el proyecto. No solo lo mantendrá a usted y a su equipo organizados, sino que también garantizará la aceptación de las partes interesadas clave, los departamentos relacionados, los líderes de responsabilidad/riesgo relevantes y más.

Además, ayuda a administrar las expectativas tanto a nivel de las partes interesadas como a nivel gerencial y de los miembros del equipo: todos los que comienzan con el pie derecho también tienen más posibilidades de aterrizar con el pie derecho.

Cómo hacer un plan de trabajo

Crear un plan de trabajo es un proceso muy complicado y requiere tantos detalles establecidos como sea posible antes de presentarlo a las partes interesadas. Esto es en lo que tendrás que concentrarte.

1. Identifique el nombre del proyecto, el propósito y el cronograma general

Al hacer esto, puede decirles a los aprobadores de su proyecto que su proyecto tomará un trimestre, seis meses o un año según el propósito del proyecto, así como el resto de la información que completará después de este paso.

También debe decirle al aprobador de su proyecto el propósito de su proyecto. ¿Su proyecto será para satisfacer mejor las necesidades del cliente? Tal vez su competidor lanzó una versión mejorada de un producto que usted tiene y necesita escalar para satisfacer las demandas del mercado. Cualquiera que sea el objetivo final, asegúrese de que se establezca desde el principio.

2. Pon tu plan de trabajo en contexto

Escriba una introducción y antecedentes para describir mejor por qué necesita que este proyecto suceda y qué lo hizo considerar tratar de alcanzar ese objetivo final en primer lugar. Crear contexto y establecer el problema ayuda a explicar por qué necesita la solución. Esto ayudará a facilitar una buena gestión general del trabajo.

3. Establezca sus metas y objetivos

Sus objetivos pueden sonar como su propósito, pero son un poco más específicos en el sentido de que están más orientados a largo plazo, es decir, su equipo aprendió más sobre el proceso de lanzar una corrección de errores o cómo responder más directamente al cliente/ retroalimentación del mercado.

Del mismo modo, los objetivos de su proyecto deben ser medibles. Por ejemplo, el objetivo de este proyecto después del lanzamiento es crear un aumento del xx% de suscriptores mensuales activos, o una cierta cantidad de dólares en ingresos generados.

Lo mejor es usar sus objetivos SMART aquí. Desarrolle lo que es específico, lo que se puede medir, lo que se puede lograr, lo que es relevante y lo que se puede hacer dentro del marco de tiempo del proyecto.

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4. Defina y coordine sus recursos

Cuando defina y coordine sus recursos, asegúrese de abordar las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto del presupuesto se destinará a este proyecto?
• ¿De qué departamento se asignará el presupuesto?
• ¿A quién necesitas en el equipo?
• ¿Qué herramientas de planificación de proyectos (como seguimiento del tiempo, colaboración en equipo, herramientas de gestión de proyectos) se requerirán para optimizar el proyecto?

5. Comprende tus limitaciones

Y especialmente considere la triple restricción de tiempo, presupuesto y recursos. Debido a que en este punto, ya ha enumerado los tres en los pasos anteriores, ahora puede tener en cuenta los riesgos que podrían obstaculizar esos procesos.

Tal vez algunos de los miembros de su equipo tomen algunos días de enfermedad durante este período de tiempo; tal vez se deban ejecutar tareas inesperadas; tal vez algunas de sus herramientas fallan y requieren más dinero extraído del presupuesto. Cualesquiera que sean sus limitaciones, tenga en cuenta cualquier cosa que pueda parecer un riesgo que pueda conducir a una limitación total, que puede afectar la finalización de los entregables o incluso las metas y objetivos de su proyecto.

6. Discuta los riesgos y la responsabilidad

Los riesgos deben evaluarse desde tantos rincones como sea posible. Considere el tiempo libre pagado, el tiempo de vacaciones que el personal ha acumulado y las vacaciones de la empresa. Considere cualquier accidente extraño que pueda afectar su presupuesto o cronograma directamente. Y luego nombrar a alguien que se haga cargo en caso de que el entorno se vuelva favorable para que esos riesgos se hagan realidad. Cree un sentido de responsabilidad para que todos los miembros del equipo puedan tener una participación medible en el resultado exitoso del proyecto para minimizar la posibilidad de error.

Cubra no solo lo básico, sino cada detalle en el plan de trabajo de su proyecto con un peine de dientes finos. Con cada posible pregunta o bandera roja ya cubierta, podrá obtener la aprobación de las partes interesadas y comenzar su proyecto con las expectativas correctas en mente.

Recuerde que su plan de trabajo es el plan de acción que guiará su proyecto, por lo que cuantos más detalles tenga sobre las limitaciones y los riesgos potenciales, mejor realizará su equipo sus tareas para producir entregables y lograr las metas y objetivos.

Plantilla de plan de trabajo

Nuestra plantilla de plan de trabajo puede ayudarlo a documentar los pasos explicados anteriormente. Asegúrese de monitorear constantemente su plantilla y actualizarla a medida que ocurran cambios en su proceso de planificación.

Herramientas que necesita para hacer un plan de trabajo

Para crear un plan de trabajo, debe comenzar con una estructura de desglose del trabajo para identificar todo el trabajo necesario para completar su proyecto. Luego, en función de los hallazgos de su WBS, podrá crear una línea de tiempo para anotar tareas, entregables, sus dependencias, hitos, qué tarea se asigna a qué departamento y miembro del equipo, cuántos niveles de aprobación hay en cada tarea. , etc.

En este punto, muchos gerentes de proyecto emplearán diagramas de Gantt para ordenar sus cronogramas en un patrón de cascada. Si el proyecto es lo suficientemente pequeño o tiene sentido, muchos gerentes de proyecto usarán herramientas que los ayuden a ordenar las tareas y los entregables en una lista de tareas simple.

Nuestros diagramas de Gantt, por ejemplo, lo ayudan a crear una vista visual de las tareas de su proyecto a lo largo del tiempo. Puede ver fácilmente la fecha de inicio del proyecto, qué es cada tarea del proyecto, a quién está asignada, cuánto tiempo se espera que tome cada tarea, así como la fecha de finalización del proyecto en su conjunto.

Para obtener más información sobre cómo los diagramas de Gantt y otras herramientas de planificación de proyectos pueden ayudarlo a crear el plan de trabajo perfecto, vea el breve video a continuación. Le mostraremos rápidamente todas las formas en que el software de planificación de proyectos puede mejorar su planificación, ejecución e informes, para que pueda hacer ese plan de trabajo con confianza.

ProjectManager puede ayudarlo con su plan de trabajo

Ordenar cada detalle de un proyecto no es una tarea fácil, desde la gestión de su equipo hasta la gestión de sus partes interesadas. Requiere un delicado equilibrio entre la comprensión del cronograma de su proyecto, las tareas que conforman el alcance del proyecto, los riesgos potenciales, el equilibrio de un presupuesto y la asignación de recursos. Sin mencionar, hacer todo esto teniendo en cuenta las necesidades finales de los clientes y las metas y objetivos del proyecto.

Una plantilla de plan de trabajo puede ayudarlo a organizar sus pensamientos, pero para crear su plan de acción y ejecutarlo, necesitará un software de gestión de proyectos dinámico que lo ayude durante las fases de planificación, ejecución y monitoreo.

Con ProjectManager, nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube le permiten programar todo el cronograma de su proyecto, asignar tareas, crear dependencias y realizar un seguimiento de todo. Además, contamos con funciones de colaboración en equipo que permiten a su personal y gerentes comentar tareas, adjuntar archivos necesarios e interactuar entre ellos sin importar dónde se encuentren.

ProjectManager también cuenta con herramientas de administración de recursos que le permiten equilibrar las horas trabajadas en todo su equipo. Esto ayuda a garantizar que su tiempo, herramientas y recursos estén equilibrados pase lo que pase.

¿Estás creando un plan de trabajo y no sabes por dónde empezar? Te tenemos cubierto. Con ProjectManager , obtendrá acceso a un software basado en la nube que lo ayuda a realizar un mejor seguimiento de su plan de trabajo de un hito a otro. Comience su prueba gratuita de 30 días con ProjectManager hoy.