Cómo hacer un diagrama de Gantt en 5 pasos

Los diagramas de Gantt existen desde hace mucho tiempo, pero desde que migraron de analógico a digital, su facilidad de uso los ha convertido en un elemento básico de la gestión de proyectos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras apiladas que organiza las actividades de trabajo de un proyecto en una línea de tiempo que muestra su duración, dependencias y permite que los gerentes de proyecto las asignen a los miembros de su equipo. Los diagramas de Gantt son una importante herramienta de planificación y programación de proyectos.

A la izquierda de un diagrama de Gantt hay una lista de las tareas, y a la derecha está la línea de tiempo del gráfico de barras en la que se colocan esas tareas según el momento en que ocurren en el proyecto. Cada tarea se presenta con una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esa es la duración de la tarea. Es gráficamente una línea entre dos puntos.

Este diseño facilita que los gerentes de proyecto vean cuáles son las tareas, cuándo comienza y termina cada una de ellas y cuánto tiempo debe tomar completar la tarea. El diagrama de Gantt también muestra dónde se superponen las tareas, en qué medida, así como la duración de todo el proyecto.

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son herramientas de gestión de proyectos versátiles que tienen varios propósitos. Se utilizan para planificar, programar y monitorear proyectos. Durante la etapa de planificación, los diagramas de Gantt ayudan a los gerentes de proyectos a visualizar la línea de tiempo del proyecto para que puedan definir qué recursos se necesitan cuándo, cómo asignar la carga de trabajo y también comprender cuáles son las actividades de la ruta crítica de un proyecto.

Luego, una vez que todas las actividades del proyecto se incluyen en el diagrama de Gantt, es más fácil crear un cronograma del proyecto preciso para ejecutar el plan del proyecto a tiempo. Entonces, un diagrama de Gantt le muestra qué tareas se necesitan para completar el proyecto y cuánto tiempo llevará. Pero, ¿cómo se hace uno para planificar y programar un proyecto exitoso? Los siguientes son los cinco pasos para hacer un diagrama de Gantt.

Pasos para hacer un diagrama de Gantt

Hay algunas formas de hacer un diagrama de Gantt. Si quiere ser un gerente de proyecto tradicional, puede sacar papel y lápiz. Esa podría ser una buena manera de comenzar a armar su plan, pero no es factible para administrar un proyecto, con todos sus problemas y cambios.

Para facilitar las cosas, ofrecemos una plantilla de diagrama de Gantt gratuita, que le brinda una hoja de cálculo de Excel para completar los campos. Pero si mantiene su horario en una hoja de cálculo, será un problema. Excel se creó para hacer líneas de tiempo fáciles y visuales, pero no es una herramienta de gestión de proyectos. Lo que realmente necesita es un software de gestión de proyectos con una función de creación de diagramas de Gantt. Recomendamos cargar la hoja de cálculo en nuestro software de diagrama de Gantt en línea. Los beneficios de eso se detallan a continuación.

Dicho esto, aún debe seguir los pasos para recopilar todos los datos de planificación que necesitará para hacer un diagrama de Gantt, ya sea que elija una plantilla de diagrama de Gantt de Excel o un software de diagrama de Gantt. Una vez que haya seguido los siguientes cinco pasos, tómese un momento para seguir leyendo. Explicaremos cómo poner su diagrama de Gantt en línea en nuestro software lo convierte en un documento vivo que no solo puede planificar su horario, sino también ayudarlo a ejecutarlo.

1. Haz una lista de tareas

Antes de que pueda planificar el trabajo, debe tener una lista del mismo. Esta lista de tareas debe ser minuciosa y completa para ser eficaz. Por lo tanto, se recomienda que utilice una estructura de desglose del trabajo (EDT).

Esta herramienta, como su nombre, desglosa proyectos más grandes y complejos (o pequeños, más simples) para dividir el trabajo en actividades individuales. Comienza con el entregable final y va paso a paso hacia atrás para obtener los pasos esenciales necesarios para llegar al final del proyecto.

A medida que recopila tareas, no está de más mirar hacia atrás en los datos históricos de proyectos relacionados para tener una idea de su duración. Además, hablar con personas que han pasado por proyectos similares, ya sea dentro o fuera de su equipo, puede ayudarlo a avanzar al siguiente paso.

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2. ¿Cuáles son las fechas de inicio y finalización de las tareas?

Aquí es cuando tomas las tareas y las secuencias a lo largo de la línea de tiempo de tu proyecto. Es posible e incluso probable que algunas tareas se realicen al mismo tiempo pero por diferentes miembros del equipo.

A medida que determine cuál es la fecha de inicio, sus tareas aparecerán en la línea de tiempo del gráfico de barras en esa fecha. Luego, con el conocimiento que ha adquirido en el último paso, haga una estimación de tiempo en cuanto a cuándo se completará la tarea. Esto crea los dos puntos y la barra entre ellos, marcando el tiempo que llevará realizar la tarea a lo largo de todo el proyecto.

Este es el primer paso para crear un cronograma para el proyecto. La duración de sus tareas es el tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Ahora estás cocinando con gas. Ya no tiene simplemente una lista de tareas, sino una representación visual de su proyecto en una línea de tiempo. Esto proporciona una ayuda de un vistazo a su progreso una vez que ejecuta el proyecto.

3. Agregar hitos

Agregue hitos a su diagrama de Gantt para marcar la finalización de los entregables de su proyecto o las fases de trabajo. Si bien desea recopilar todas las tareas, sin importar cuán pequeñas sean, no desea descuidar el panorama general. Los diagramas de Gantt le permiten dividir el proyecto en fases o marcar cuándo se completa una gran sección única del proyecto.

Tener hitos en un proyecto es útil. Ver que ha terminado una gran parte del proyecto no solo levanta la moral, sino que delinea los eventos clave, actuando como señales en la ruta hacia su destino final.

4. Identificar dependencias de tareas

Si bien algunas tareas se pueden ejecutar al mismo tiempo, otras no se pueden iniciar hasta que otra haya terminado. Estas se denominan dependencias de tareas. Si no están identificados, pueden crear cuellos de botella en el flujo de trabajo de su equipo.

Hay cuatro tipos de dependencias de tareas.

1. Terminar para comenzar: la tarea no puede comenzar hasta que finalice la anterior.
2. Comienzo a Comienzo: La tarea no puede comenzar hasta la anterior.
3. Fin a fin: la tarea no puede terminar antes que la anterior.
4. De principio a fin: la tarea no puede terminar antes que la anterior a su comienzo.

Una vez identificadas estas dependencias de tareas, créelas en su diagrama de Gantt vinculando las tareas relacionadas. De esa manera, podrá ver fácilmente qué tareas dependen unas de otras.

5. Comienza a asignar

Una vez que tenga sus tareas, hitos, duraciones y dependencias en su diagrama de Gantt, puede comenzar a asignar tareas. Aquí es donde le das trabajo a los miembros del equipo. Ahora son responsables de cumplir con la fecha de vencimiento de las tareas que se les asignan.

Los gerentes de proyecto pueden usar el diagrama de Gantt para crear un cronograma de proyecto y como una guía visual para seguir el progreso del equipo a medida que avanza en sus tareas. Pero hay mucho más que un diagrama de Gantt puede hacer si trabaja con un software de gestión de proyectos superior.

Cómo ProjectManager aumenta el tamaño de su diagrama de Gantt

Ya sea que haya utilizado nuestra plantilla de diagrama de Gantt o simplemente haya recopilado una lista de tareas en una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets, puede llevarla al siguiente nivel importando el documento al creador de diagramas de Gantt de ProjectManager. Puede importar archivos MS Project, CSV o Excel y sus tareas se distribuyen automáticamente en una línea de tiempo de gráfico de barras.

Luego puede elegir qué columnas desea en el lado izquierdo de la herramienta de diagrama de Gantt. Allí, puede agregar fechas de inicio y finalización, identificar subtareas y estimar la duración de cada actividad. Los hitos se agregan mediante símbolos de diamantes y las dependencias de tareas se pueden vincular.

Cuando llegue el momento de asignar tareas a los miembros de su equipo, puede hacerlo directamente desde nuestra herramienta de diagrama de Gantt. Luego, los miembros del equipo pueden usar la vista de diagrama de Gantt como una plataforma colaborativa cuando ejecutan las tareas. Debido a que ProjectManager es un software de administración de proyectos basado en la nube, pueden acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual es excelente para equipos distribuidos.

Los miembros del equipo también pueden comentar a nivel de tarea, agregando documentos según sea necesario. Tenemos almacenamiento de archivos ilimitado, por lo que pueden adjuntar las imágenes o entregas que sean necesarias. Si un miembro del equipo tiene una pregunta para el administrador del proyecto o para otro miembro del proyecto que no tiene asignada la tarea, puede @ y esa persona será notificada por correo electrónico para que pueda unirse a la discusión.

Fácil edición y automatizaciones

Una queja sobre los diagramas de Gantt es que son difíciles de editar. Pero ProjectManager hace que cambiar la duración de las tareas, agregar dependencias de tareas y actualizar el diagrama de Gantt sea tan fácil como arrastrar y soltar. Simplemente tome su fecha de inicio y fecha de finalización y muévala a donde desee. Es fácil.

El diagrama de Gantt en línea también se puede automatizar, por lo que si una tarea se retrasa, las fechas de la tarea que depende de ella se ajustarán para evitar errores de programación. Las notificaciones por correo electrónico también se pueden automatizar para mantener actualizados a los gerentes de proyectos y miembros del equipo cuando se completan las tareas. ProjectManager cumple la promesa de los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos.

¿Qué otro software se utiliza para hacer un diagrama de Gantt?

Hoy en día, los gerentes de proyectos tienen acceso a diferentes plantillas de diagramas de Gantt, herramientas de diagramas de Gantt y software de administración de proyectos. Estas son las opciones más comunes.

Microsoft Excel

Puede crear un gráfico de Gantt básico con hojas de cálculo de Excel y gráficos de barras. Aquí hay algunos pros y contras de usar Excel para crear un diagrama de Gantt:

Ventajas:

• Es una solución económica si tiene una licencia de Microsoft Office.
• Es probable que los miembros de su equipo estén familiarizados con Microsoft Excel.
• Hay plantillas de Excel de diagramas de Gantt que puede usar en toda la web.

Contras:

• Microsoft Excel no es un software de gestión de proyectos, por lo que no tiene otras características complementarias como el seguimiento del tiempo, la gestión de la carga de trabajo, la gestión de tareas, etc.
• Es un documento estático que necesita ser actualizado manualmente y carece de características importantes como identificar la ruta crítica, asignar tareas a los miembros del equipo, identificar dependencias de tareas, entre otras.
• Cada miembro del equipo que desee ver el diagrama de Gantt debe descargar un archivo de Excel, uno para cada actualización.

Proyecto Microsoft

Microsoft Project, o MS project, es una herramienta de gestión de proyectos que le permite crear mejores diagramas de Gantt que las hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, también tiene limitaciones.

Ventajas:

• Tiene otras funciones de gestión de proyectos además del creador de diagramas de Gantt.
• Los diagramas de Gantt de Microsoft Project son más fáciles de actualizar que los diagramas de Gantt de Excel.
• Los diagramas de Gantt del proyecto MS tienen más funciones que los diagramas de Gantt de Excel.

Contras:

• Es un software de gestión de proyectos costoso y difícil de usar.
• No es una herramienta de diagrama de Gantt basada en la nube, por lo que requiere que la instale en la computadora de cada miembro del equipo.
• No funciona en computadoras Mac.

Hojas de cálculo de Google

Los diagramas de Gantt de Hojas de cálculo de Google comparten algunos de los pros y los contras que hemos discutido anteriormente.

Ventajas:

• Es una herramienta en línea que facilita la colaboración en equipo y el intercambio de archivos.
• Tiene una interfaz de usuario amigable y es fácil de usar.
• Le permite crear gráficos de Gantt básicos con su hoja de cálculo y gráficos de barras.

Contras:

• Google Sheets no es una herramienta de gestión de proyectos, por lo que no tiene otras funciones complementarias, como el seguimiento del tiempo, la gestión de la carga de trabajo, la gestión de tareas, etc.
• Al igual que Excel, solo te permite crear un diagrama de Gantt simple que carece de características importantes como identificar la ruta crítica, asignar tareas a los miembros del equipo, identificar dependencias de tareas, entre otras.

Como puede ver, aunque estas son las formas más comunes de crear un diagrama de Gantt, no son la solución ideal que necesitan los gerentes de proyectos. ProjectManager tiene las funciones de administración de proyectos adecuadas que no solo le permiten crear diagramas de Gantt, sino también administrar sus proyectos de principio a fin.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube. Nuestro creador de diagramas de Gantt en línea brinda a los gerentes de proyecto las herramientas para controlar el cronograma, vincular las dependencias de tareas y realizar un seguimiento del progreso con informes integrados. Los miembros del equipo obtienen una plataforma colaborativa para trabajar de manera más productiva. Ese es solo un aspecto de nuestro software, que también tiene vistas de kanban, calendario y lista. Vea cómo podemos ayudarlo a administrar su próximo proyecto aprovechando nuestra prueba gratuita de 30 días.