5 formas de impulsar el rendimiento de su campaña de marketing por correo electrónico

Ha enviado su campaña de marketing por correo electrónico, pero eso es solo la mitad del rompecabezas. Una campaña de marketing por correo electrónico saliente funciona mejor cuando sus clientes sienten que pueden responderle y que, a su vez, se les responderá de manera oportuna y adecuada.

Entonces, si realmente desea disparar el rendimiento de su campaña de marketing por correo electrónico, debe configurar su equipo para poder monitorear y responder a las consultas entrantes generadas a partir de sus campañas salientes con transparencia y velocidad.

El 77% de los clientes dice que valorar su tiempo es lo más importante que puede hacer una empresa. - Investigación de Forrester

Saber cuándo y cómo responder hará maravillas en el compromiso y la lealtad de la marca.

Para un comercializador en línea, el tiempo es esencial. Sin embargo, la buena noticia es que tomar el control de su marketing por correo electrónico y conectarlo directamente a su proceso de ventas no tiene por qué ser una tarea onerosa.

Medir el rendimiento de su marketing por correo electrónico

Imagínese que está dirigiendo un equipo de vendedores. Estas son algunas de las cosas que quizás desee medir para realizar un seguimiento de su desempeño:

• El tiempo medio que se tarda en publicar su primera respuesta a un cliente.
• El tiempo promedio que se tarda en publicar su primera respuesta a un cliente en segundos.
• El tiempo promedio general que le toma a un vendedor en particular responder a las consultas.
• El tiempo promedio general que le toma a un vendedor en particular responder a las consultas en segundos.
• Volúmenes de correo electrónico empresarial para cada contacto de cliente.

Tener acceso a estos conjuntos de datos lo ayudará a identificar dónde se pueden realizar mejoras. Una poderosa plataforma de marketing por correo electrónico como Maropost y un sólido software de gestión de equipos de ventas como timetoreply pueden trabajar juntos para optimizar los tiempos de respuesta.

Tiempos de respuesta de correo electrónico: estos datos son bastante útiles, ¿no?

¿Cuánto importan los tiempos de respuesta de correo electrónico?

Según Harvard Business Review, las empresas que responden a las consultas de los clientes dentro de los primeros 60 minutos tienen 7 veces más éxito que aquellas que tardan más de 120 minutos.

Para decirlo de otra manera, si su competidor responde antes que usted, hay un 78% de posibilidades de que haya perdido una venta potencial. Y nadie quiere eso.

No se puede negar. La comunicación de su equipo de ventas debe ser rápida para ser efectiva, sin importar a qué industria pertenezca.

¿Cómo puede aumentar los tiempos de respuesta para las campañas de marketing por correo electrónico?

Por tanto, comprende que necesita llegar rápidamente a sus clientes. A continuación, le indicamos cómo puede obtener los mejores resultados:

1. Calcule el promedio de la primera respuesta y el promedio total de tiempos de respuesta.
2. Establezca una meta para su equipo
3. Obtén esa primera respuesta correcta
4. Acerca de los tiempos de respuesta rápida
5. Encontrar y corregir puntos de retraso

1. Calcule el promedio de la primera respuesta y el tiempo promedio total de respuesta.

Lo primero que debe hacer su empresa es determinar cuál es el tiempo promedio de primera respuesta y el tiempo promedio total de respuesta para sus agentes de ventas.

¿Cuánto tiempo le toma a su agente de ventas responder a la pregunta inicial de un cliente? ¿Es el momento de responder más o menos igual para numerosos clientes? La respuesta a estas preguntas determina su tiempo promedio de primera respuesta.

Según sus preferencias, el tiempo medio de la primera respuesta se puede calcular para un agente de ventas o incluso para todo un equipo.

De manera similar, el tiempo de respuesta promedio total es la cantidad de tiempo general que le toma a su empresa responder a una consulta por correo electrónico.

Una herramienta de análisis de correo electrónico facilita la determinación automática de estos tiempos. Pueden desglosarlo en números simples y en gráficos según sea necesario.

2. Establezca una meta para su equipo

Ahora tiene algunos números que le dan una idea sobre el estado general de su equipo de ventas. ¿Que viene despues? Mejorándolos por supuesto.

Lo mejor que puede hacer aquí es establecer una meta clara para usted. Pero antes de llegar a eso, aquí hay cosas que debe EVITAR:

• Decirse a sí mismo que simplemente 'reduzca el tiempo de respuesta' es una afirmación vaga. La claridad recorre un largo camino.
• Una respuesta automática como '¡Hola! Nos pondremos en contacto con usted pronto.' no va a hacer.

Necesita un objetivo más útil y conciso que este. Una mejor opción es establecer una política clara como "Los clientes que nos envíen correos electrónicos durante el horario comercial habitual recibirán una respuesta en 2 horas". Una meta amplia como esta mantiene las cosas transparentes para todos los miembros de su equipo. Y esa es la métrica por la que todos serán juzgados.

Con eso fuera del camino, exploremos cómo reducir los tiempos de respuesta.

3. Obtén la primera respuesta correcta

Este punto parece obvio, pero le sorprendería saber cuántas empresas se olvidan de responder a posibles clientes potenciales de ventas.

Es hora de ponerse en la piel de su cliente. Cuando un cliente potencial de ventas llega a su bandeja de entrada, asuma siempre que este cliente potencial no ha tratado con usted antes.

En lugar de una respuesta genérica de "nos comunicaremos con usted pronto", es mejor responder a su consulta en detalle. Según la naturaleza de su consulta, redactar esa primera respuesta rápidamente, con información sólida real que aborde los puntos débiles del cliente, es el enfoque correcto.

Comprensiblemente, las consultas técnicas pueden llevar más tiempo para responder. Las consultas de ventas generales pueden no serlo. Puede utilizar opciones de filtro inteligentes con una herramienta de análisis de correo electrónico para determinar cuál es cuál.

Esa primera respuesta importa mucho. De hecho, cuando se maneja correctamente, el cliente se siente seguro de interactuar más con usted. Confían en su producto y equipo a partir de este momento.

4. Acerca de los tiempos de respuesta rápida

Si su empresa prioriza tiempos de respuesta más rápidos, asegúrese de que su equipo lo sepa. Los agentes de ventas se pueden comparar con sus tiempos de respuesta como parte de sus KPI.

Para mayor comodidad, puede establecer un programa automático para generar informes sobre la capacidad de respuesta del equipo de ventas. Ya sea que necesite informes diarios, semanales o mensuales, puede hacerlo todo. Imagínese la diferencia que puede suponer para las empresas de comercio electrónico.

Con esta función, tiene una idea sobre todos y cada uno de los miembros de su equipo y su desempeño.

Incluso puede identificar qué está causando los retrasos y qué se puede hacer para minimizarlos. Lo que nos lleva al siguiente punto.

5. Encontrar y corregir puntos de retraso

Tener una plataforma de marketing por correo electrónico, una estrategia de automatización y una herramienta de análisis combinados entre sí le brindan información detallada sobre los correos electrónicos de los clientes y la capacidad de respuesta del equipo de ventas. Puede navegar por las conversaciones, ver el tiempo y los tiempos de respuesta de su equipo y ver cuánto tiempo se dedica a resolver los problemas de los clientes.

Por ejemplo, puede encontrarse con estos puntos comunes de frustración:

• ¿Las consultas por correo electrónico de los clientes son interminables? ¿Quién es responsable de esto?
• ¿Su tiempo promedio de primera respuesta genera un aumento de conversiones? Si no es así, ¿por qué?
• ¿El vendedor está evitando ciertos tipos de consultas? Si es así, ¿por qué?
• ¿Los clientes tienen problemas para transmitir sus problemas?
• ¿El equipo de ventas está de acuerdo con el manejo de consultas técnicas?
• ¿Tenemos suficientes personas para manejar el volumen de correo electrónico?
• Etcétera.

Una vez que se haya identificado correctamente el problema, podrá resolverlo de manera eficaz y sin más demoras.

Pensamientos concluyentes

El servicio al cliente oportuno y receptivo es la forma más importante de brindar experiencias de calidad. Para hacerlo, las empresas deben invertir en monitorear y medir los tiempos de respuesta de sus campañas de marketing por correo electrónico e incorporar mejoras que reduzcan el tiempo que lleva responder a los clientes. Esperamos que esta publicación le haya dado un plan de cómo hacer exactamente eso.