虛擬團隊適合您嗎？ 虛擬團隊的優缺點

越來越多的組織採用了虛擬團隊。 顯然，他們在今年的實踐中飆升。 看起來虛擬團隊肯定會留下來，但它們適合您的公司嗎？

虛擬團隊是終結公司所有弊病的靈丹妙藥嗎？ 簡單地說，沒有。 它可能是您公司的理想選擇，也可能不是。 密切關注虛擬團隊並確定他們是否將在您的組織結構內工作非常重要。 在做出決定之前，您需要了解事實。

讓我們看看虛擬團隊的不同優點和缺點，以幫助您做出決定。

虛擬團隊的優缺點

與任何組織結構一樣，使用虛擬團隊有利有弊。 以下是使用虛擬團隊有利的幾個原因。

虛擬團隊的優勢

1. 虛擬團隊可以為組織節省資金。 辦公成本較低，因為成員通常可以在家中或在公司不擁有或租用的偏遠地點工作。
2. 一些團隊成員可能會享受虛擬團隊提供的靈活性。 雖然一些虛擬團隊更喜歡遵守正常的辦公時間，但其他人則可以在一天中更自由地工作——只要他們按時完成分配的任務。 這通常被認為是虛擬團隊的主要好處，它可以確保獲得頂尖人才。
3. 虛擬團隊可以提高生產力。 斯坦福大學的研究人員表明，在家工作可以將績效提高多達 13%。 另一項研究顯示，遠程工作者比在辦公室工作的人快樂 29%。
4. 當您使用虛擬團隊時，您還可以通過輪班工作來提高生產力。 如果工作需要 24 小時全神貫注，您可以在不同時區僱傭三個虛擬團隊，並全天保持生產向前發展。

儘管虛擬團隊有很多好處，但這並不意味著遠程工作就能解決所有問題。 也有一些缺點需要考慮。

虛擬團隊的缺點

1. 最明顯的劣勢是最不受組織控制的——互聯網。 雖然如果有可用的財務資源，可以管理與服務器和計算機相關的一些技術問題，但本地互聯網中斷和參差不齊的訪問可能會使虛擬團隊無能為力。 對於有嚴格期限的虛擬團隊來說，這可能是一個嚴峻的挑戰。
2. 如果經理們努力並使用正確的工具，溝通是一個優勢，但溝通可能是一個需要克服的巨大障礙。 這個問題在短信或電子郵件中普遍存在，其中的語氣可能會被誤解。 這會破壞信任，而這對於虛擬團隊來說至關重要。 即使是視頻會議也可能存在問題。 除非該虛擬會議運行良好，否則對某些人來說參與可能會很尷尬和困難。
3. 當團隊成員不在場時，也很難有時間建立聯繫。 虛擬團隊通常只是暫時一起工作，這也使他們難以建立信任和聯繫。 即使他們有時間相互了解，技術障礙也可能是一項難以克服的挑戰。
4. 最後，虛擬團隊可能會讓負責指導他們的經理頭疼。 經理必須具備非常好的溝通技巧和正確的工具來分配、監控和跟踪團隊的進度。 在虛擬項目管理方面尤其如此。

克服虛擬團隊的挑戰

團隊合作是成功團隊的關鍵，無論是否虛擬。 團隊建設練習會有所幫助，但即使在最好的情況下，也會遇到挑戰。 最常見的是溝通不暢。 由於溝通是傳達指示的唯一方式，無論是口頭還是書面，如果溝通受到影響，項目也會受到影響。

在虛擬團隊中培養良好的溝通非常重要，這包括定期獲得反饋以在需要時進行改進。 您會驚訝於開放式溝通和積極互動可以克服多少摩擦。

如何建立虛擬團隊

如果您確信虛擬團隊非常適合您的組織，那麼下一步就是學習如何將它們組合在一起。

創建虛擬團隊需要與組建任何團隊類似的步驟。 但是，由於這些團隊彼此之間以及他們的經理相距甚遠，因此存在一些獨特的挑戰。

通過突出優勢來確保團隊的支持

首先要做的是確保每個人都同意遠程辦公的決定——最重要的是領導團隊。 提供一些培訓以展示虛擬團隊的好處以便獲得領導層的支持可能是一個好主意。

您可以建議混合遠程和傳統員工。 為此，您必須將虛擬團隊視為提供競爭優勢的戰略的一部分。 如果你只是建議一個虛擬團隊作為一次性的東西，你就不會徵求你需要的人才水平。

設置基礎架構並獲取遠程工具

一旦您在執行層面達成了協議，您就需要製定一個流程來評估您的虛擬團隊的績效。 這意味著您也必須讓您的人力資源部門與虛擬團隊合作。

自然，如果您不提供強大的數字基礎設施供他們工作，就不可能擁有虛擬團隊。有許多工具可以連接團隊成員，例如 ProjectManager、Zoom、Slack、G-Suite 等。 無論哪種協作工具最適合您的組織，都將是一項必要的投資。

鞏固遠程工作的文化

最後，您組織的企業文化將必須充分投資於虛擬團隊的使用。 這不僅包括接受虛擬團隊作為整個組織不可分割的一部分，還包括承諾進行溝通以保持虛擬團隊的參與。

如何使用 ProjectManager 使虛擬團隊成功

如何讓虛擬團隊更成功？ 對待您的虛擬團隊，就像對待與您一起在辦公室工作的團隊一樣。 與更傳統的模型一樣，虛擬團隊可以成為製勝戰略的組成部分。

如果在辦公室與您一起工作，您將希望為他們提供與他們相同的強大工具。 這就是 ProjectManager 的用武之地。我們是一個組織項目的在線軟件，無論團隊是在同一個屋簷下還是在全球四個角落工作。

以明確的方向規劃項目

團隊需要自治才能成功，但他們也需要明確的方向才能高效。 ProjectManager 提供的工具可幫助團隊成員準確了解他們在分配的每項任務上必須執行的操作。 我們強大的甘特圖使用戶能夠輸入帶有開始日期和截止日期的任務，然後將這些日期繪製在可視化的時間軸上，讓整個項目一目了然。

啟用協作

任務可以標記為優先級，因此團隊知道最相關的工作開始。 但這只是我們幫助團隊的開始。 我們的軟件為他們提供了一個協作平台，他們可以在其中發表評論、附加文件並標記項目團隊的任何成員以供發表評論。 他們甚至可以為每項任務創建一個待辦事項列表並管理他們的工作。

獲得多種工作方式

雖然項目經理通常喜歡使用我們的在線甘特圖來計劃和安排項目，但他們也可能更喜歡更適合不同目的的工具。 這就是我們提供多個項目視圖的原因。 團隊可以使用任務列表視圖、日曆視圖甚至看板視圖來可視化他們的工作流程。 我們為虛擬團隊提供選擇。

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可讓虛擬團隊保持聯繫，同時讓項目經理對其工作透明。 無論您身在何處或何時工作，我們的軟件都有助於計劃、監控和報告項目的每個階段。 我們是虛擬團隊管理的專家。 立即參加 30 天免費試用，了解我們能為您的虛擬團隊提供哪些幫助。