Ist ein virtuelles Team das Richtige für Sie? Die Vor- und Nachteile virtueller Teams

Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Teams. Sie sind im Laufe dieses Jahres in der Praxis offensichtlich in die Höhe geschossen. Es scheint sicherlich, dass virtuelle Teams hier bleiben werden, aber sind sie das Richtige für Ihr Unternehmen?

Sind virtuelle Teams das Wundermittel, um alle Übel für Ihr Unternehmen zu beenden? Einfach gesagt, nein. Es könnte ideal für Ihr Unternehmen sein, vielleicht aber auch nicht. Es ist wichtig, sich virtuelle Teams genau anzusehen und festzustellen, ob sie innerhalb der Struktur Ihrer Organisation funktionieren werden. Sie brauchen die Fakten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Schauen wir uns die verschiedenen Vor- und Nachteile virtueller Teams an, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.

Vor- und Nachteile virtueller Teams

Wie bei jeder Organisationsstruktur gibt es Vor- und Nachteile beim Einsatz virtueller Teams. Hier sind einige Gründe, warum es vorteilhaft ist, virtuelle Teams einzusetzen.

Vorteile virtueller Teams

1. Virtuelle Teams sparen einer Organisation Geld. Es fallen niedrigere Bürokosten an, da die Mitglieder oft von zu Hause oder an einem entfernten Standort arbeiten können, der nicht im Besitz des Unternehmens ist oder von ihm gemietet wird.
2. Einige Teammitglieder mögen vielleicht die Flexibilität, die virtuelle Teams bieten. Obwohl einige virtuelle Teams es vorziehen, sich an reguläre Bürozeiten zu halten, haben andere mehr Freiheit, den ganzen Tag über zu arbeiten – solange sie ihre zugewiesenen Aufgaben pünktlich erledigen. Dies wird oft als großer Vorteil virtueller Teams genannt und kann dazu führen, Top-Talente zu gewinnen.
3. Die Produktivität kann mit virtuellen Teams gesteigert werden. Stanford-Forscher zeigten, dass die Arbeit von zu Hause aus die Leistung um bis zu 13 Prozent verbessern kann. Eine andere Studie ergab, dass Remote-Arbeiter um 29 Prozent glücklicher sind als diejenigen, die in einer Büroumgebung arbeiten.
4. Wenn Sie virtuelle Teams eingesetzt haben, können Sie die Produktivität auch durch Schichtarbeit steigern. Wenn der Job 24-Stunden-Betreuung erfordert, können Sie drei virtuelle Teams in verschiedenen Zeitzonen einstellen und die Produktion den ganzen Tag am Laufen halten.

Obwohl es viele Vorteile virtueller Teams gibt, bedeutet das nicht, dass Remote-Arbeit alle Probleme lösen wird. Es gibt auch Nachteile, die berücksichtigt werden müssen.

Nachteile virtueller Teams

1. Der offensichtlichste Nachteil ist derjenige, der am weitesten außerhalb der Kontrolle eines Unternehmens liegt – das Internet. Während einige technische Probleme im Zusammenhang mit Servern und Computern bewältigt werden können, wenn die finanziellen Ressourcen verfügbar sind, können lokale Internetausfälle und lückenhafter Zugriff virtuelle Teams ohnmächtig machen. Dies kann eine ernsthafte Herausforderung für virtuelle Teams sein, die harte Deadlines haben.
2. Während Kommunikation ein Vorteil ist, wenn sich die Manager bemühen und die richtigen Tools verwenden, kann die Kommunikation eine große Hürde sein, die es zu überwinden gilt. Das Problem ist allgegenwärtig in Textnachrichten oder E-Mails, wo der Ton falsch interpretiert werden kann. Dies kann Vertrauen zerstören, das für virtuelle Teams unerlässlich ist. Auch Videokonferenzen können problematisch sein. Wenn dieses virtuelle Meeting nicht gut organisiert ist, kann es für manche umständlich und schwierig sein, daran teilzunehmen.
3. Es kann auch schwieriger sein, Zeit für eine Bindung zu finden, wenn Teammitglieder nicht physisch anwesend sind. Oft arbeiten virtuelle Teams nur temporär zusammen, was es ihnen auch erschwert, Vertrauen und Verbindung aufzubauen. Selbst wenn sie die Zeit haben, sich kennenzulernen, kann die technische Barriere eine schwer zu überwindende Herausforderung sein.
4. Schließlich können virtuelle Teams Managern, die für ihre Leitung verantwortlich sind, Kopfschmerzen bereiten. Manager müssen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und die richtigen Tools verfügen, um den Fortschritt des Teams zuzuweisen, zu überwachen und zu verfolgen. Dies gilt insbesondere für das virtuelle Projektmanagement.

Die Herausforderungen virtueller Teams meistern

Teamwork ist der Schlüssel zu erfolgreichen Teams, ob virtuell oder nicht. Teambuilding-Übungen helfen, aber selbst unter den besten Umständen gibt es Herausforderungen. Die häufigste ist schlechte Kommunikation. Da Kommunikation die einzige Möglichkeit ist, Anweisungen zu geben, sei es mündlich oder schriftlich, leidet die Kommunikation darunter, auch das Projekt.

Es ist wichtig, eine gute Kommunikation innerhalb virtueller Teams zu fördern, was beinhaltet, regelmäßiges Feedback zu erhalten, um sich bei Bedarf zu verbessern. Sie werden überrascht sein, wie viel Reibung mit offener Kommunikation und positiven Interaktionen überwunden werden kann.

Wie man ein virtuelles Team aufbaut

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass ein virtuelles Team gut zu Ihrem Unternehmen passt, dann lernen Sie im nächsten Schritt, wie man eines zusammenstellt.

Die Erstellung eines virtuellen Teams erfordert ähnliche Schritte, die mit der Zusammenstellung eines beliebigen Teams einhergehen würden. Da diese Teams jedoch weit voneinander und von ihrem Vorgesetzten entfernt arbeiten, gibt es einige besondere Herausforderungen.

Sichern Sie sich die Zustimmung des Teams, indem Sie die Vorteile hervorheben

Das erste, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass alle mit der Entscheidung, remote zu arbeiten, einverstanden sind – vor allem das Führungsteam. Es könnte eine gute Idee sein, einige Schulungen anzubieten, um die Vorteile virtueller Teams aufzuzeigen, um die Zustimmung der Führung zu erhalten.

Sie könnten vorschlagen, entfernte und traditionelle Mitarbeiter zu mischen. Dazu muss man virtuelle Teams als Teil einer Strategie sehen, die einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Wenn Sie nur einmalig ein virtuelles Team vorschlagen, werden Sie nicht das erforderliche Maß an Talent einfordern.

Richten Sie die Infrastruktur ein und erhalten Sie Remote-Tools

Sobald Sie eine Vereinbarung auf Führungsebene getroffen haben, müssen Sie über einen Prozess verfügen, um die Leistung Ihres virtuellen Teams zu bewerten. Das heißt, Sie müssen auch Ihre Personalabteilung mit ins Boot holen, um mit virtuellen Teams zu arbeiten.

Natürlich können Sie kein virtuelles Team haben, wenn Sie ihnen keine starke digitale Infrastruktur zur Verfügung stellen, in der sie arbeiten können. Es gibt viele Tools, die Teammitglieder verbinden können, wie ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite und mehr. Welche Tools für die Zusammenarbeit am besten mit Ihrem Unternehmen funktionieren, ist eine notwendige Investition.

Festigen Sie die Kultur der Fernarbeit

Schließlich muss die Unternehmenskultur in Ihrer Organisation vollständig in den Einsatz virtueller Teams investiert werden. Dazu gehört nicht nur die Akzeptanz der virtuellen Teams als integraler Bestandteil der Gesamtorganisation, sondern auch die Verpflichtung zur Kommunikation, um die virtuellen Teams zusammenzuhalten.

Wie man mit ProjectManager ein virtuelles Team erfolgreich macht

Wie kann man ein virtuelles Team erfolgreicher machen? Behandeln Sie Ihre virtuellen Teams genauso wie die Teams, die mit Ihnen im Büro zusammenarbeiten. Ein virtuelles Team kann ebenso Bestandteil einer Erfolgsstrategie sein wie das traditionellere Modell.

Sie werden ihnen die gleichen leistungsstarken Tools zur Verfügung stellen wollen, die sie haben würden, wenn sie neben Ihnen im Büro arbeiten würden. Hier kommt ProjectManager ins Spiel. Wir sind eine Online-Software, die Projekte organisiert, unabhängig davon, ob Teams unter demselben Dach sitzen oder in allen vier Ecken der Welt arbeiten.

Planen Sie Projekte mit klaren Anweisungen

Teams brauchen Autonomie, um erfolgreich zu sein, aber sie brauchen auch eine klare Richtung, um produktiv zu sein. ProjectManager verfügt über die Tools, mit denen Teammitglieder genau wissen, was sie bei jeder ihnen zugewiesenen Aufgabe tun müssen. Unsere leistungsstarken Gantt-Diagramme ermöglichen es Benutzern, Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum einzugeben, die dann auf einer visuellen Zeitachse dargestellt werden, sodass das gesamte Projekt auf einen Blick zu sehen ist.

Zusammenarbeit aktivieren

Aufgaben können nach Priorität gekennzeichnet werden, damit Teams wissen, mit welcher Arbeit sie am besten beginnen können. Aber das ist nur der Anfang, wie wir Teams helfen. Unsere Software bietet ihnen eine kollaborative Plattform, auf der sie kommentieren, Dateien anhängen und jedes Mitglied des Projektteams für Kommentare markieren können. Sie können sogar eine Aufgabenliste für jede Aufgabe erstellen und ihre Arbeit verwalten.

Holen Sie sich mehrere Möglichkeiten zur Arbeit

Während Projektmanager ein Projekt in der Regel gerne mit unserem Online-Gantt-Diagramm planen und terminieren, bevorzugen sie möglicherweise auch ein Tool, das für andere Zwecke besser geeignet ist. Deshalb bieten wir mehrere Projektansichten an. Teams können eine Aufgabenlistenansicht, eine Kalenderansicht oder sogar eine Kanban-Tafelansicht verwenden, um ihren Arbeitsablauf zu visualisieren. Wir geben virtuellen Teams die Wahl.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die virtuelle Teams in Verbindung hält und gleichzeitig Projektmanagern Transparenz über ihre Arbeit gibt. Unsere Software hilft bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über jede Phase des Projekts, unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder wann Sie arbeiten. Wir sind die Profis des virtuellen Teammanagements. Sehen Sie, was wir tun können, um Ihrem virtuellen Team zu helfen, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.