Este o echipă virtuală potrivită pentru tine? Avantajele și dezavantajele echipelor virtuale

Mai multe organizații au trecut la echipe virtuale. Ei, evident, au crescut vertiginos în antrenamente pe parcursul acestui an. Cu siguranță se pare că echipele virtuale sunt aici pentru a rămâne, dar sunt potrivite pentru compania ta?

Sunt echipele virtuale glonțul magic pentru a pune capăt tuturor relelor companiei tale? Pur și simplu, nu. Ar putea fi ideal pentru compania dvs. și s-ar putea să nu. Este important să priviți îndeaproape echipele virtuale și să determinați dacă acestea vor lucra în structura organizației dvs. Ai nevoie de fapte înainte de a lua o decizie.

Să ne uităm la diferitele avantaje și dezavantaje ale echipelor virtuale pentru a vă ajuta să decideți.

Avantajele și dezavantajele echipelor virtuale

Ca orice structură organizațională, există avantaje și dezavantaje în utilizarea echipelor virtuale. Iată câteva motive pentru care este avantajos să folosești echipe virtuale.

Avantajele echipelor virtuale

1. Echipele virtuale economisesc bani unei organizații. Există costuri mai mici de birou, deoarece membrii pot lucra adesea de acasă sau într-o locație îndepărtată care nu este deținută sau închiriată de companie.
2. Unii membri ai echipei se pot bucura de flexibilitatea pe care o oferă echipele virtuale. Deși unele echipe virtuale preferă să respecte orele regulate de birou, altora li se oferă mai multă libertate de a lucra pe tot parcursul zilei, atâta timp cât își îndeplinesc sarcinile atribuite la timp. Acesta este adesea citat ca un beneficiu major al echipelor virtuale și poate duce la asigurarea talentelor de top.
3. Productivitatea poate crește cu echipele virtuale. Cercetătorii de la Stanford au arătat că lucrul de acasă poate îmbunătăți performanța cu până la 13%. Un alt studiu a arătat că lucrătorii de la distanță sunt cu 29 la sută mai fericiți decât cei care lucrează într-un birou.
4. Când ați angajat echipe virtuale, puteți crește productivitatea și cu munca în schimburi. Dacă jobul necesită atenție 24 de ore din 24, puteți angaja trei echipe virtuale în fusuri orare diferite și puteți continua producția în mișcare pe tot parcursul zilei.

Deși există multe beneficii ale echipelor virtuale, asta nu înseamnă că munca de la distanță va rezolva toate problemele. Există și dezavantaje care trebuie luate în considerare.

Dezavantajele echipelor virtuale

1. Cel mai evident dezavantaj este cel care scapă cel mai mult de controlul unei organizații – internetul. În timp ce unele probleme tehnice legate de servere și computere pot fi gestionate dacă resursele financiare sunt disponibile, întreruperile locale de internet și accesul neregulat pot lăsa echipele virtuale impotente. Aceasta poate fi o provocare serioasă pentru echipele virtuale care au termene limită grele.
2. În timp ce comunicarea este un avantaj dacă managerii depun efortul și folosesc instrumentele potrivite, comunicarea poate fi un obstacol imens de depășit. Problema este omniprezentă în mesaje text sau e-mail, unde tonul poate fi interpretat greșit. Acest lucru poate distruge încrederea, care este esențială pentru echipele virtuale. Chiar și videoconferința poate fi problematică. Cu excepția cazului în care acea întâlnire virtuală este bine condusă, pentru unii poate fi ciudat și dificil să participi.
3. De asemenea, poate fi mai greu să obțineți timp pentru a lega atunci când membrii echipei nu sunt prezenți fizic. Adesea, echipele virtuale lucrează împreună doar temporar, ceea ce le îngreunează, de asemenea, să construiască încredere și conexiune. Chiar dacă au timp să se cunoască, bariera tehnică poate fi o provocare greu de depășit.
4. În cele din urmă, echipele virtuale pot crea o bătaie de cap pentru managerii care sunt responsabili cu conducerea lor. Managerii trebuie să aibă abilități de comunicare foarte bune și instrumentele potrivite pentru a atribui, monitoriza și urmări progresul echipei. Acesta este mai ales cazul când vine vorba de managementul proiectelor virtuale.

Depășirea provocărilor echipelor virtuale

Munca în echipă este cheia echipelor de succes, virtuale sau nu. Exercițiile de team-building ajută, dar chiar și în cele mai bune circumstanțe, vor exista provocări. Cea mai comună este comunicarea slabă. Deoarece comunicarea este singura modalitate prin care sunt livrate instrucțiunile, fie ea orală sau scrisă, dacă comunicarea are de suferit, la fel și proiectul.

Este important să promovați o bună comunicare în cadrul echipelor virtuale, ceea ce implică obținerea de feedback regulat pentru a îmbunătăți dacă este necesar. Ai fi surprins cât de multă frecare poate fi depășită printr-o comunicare deschisă și interacțiuni pozitive.

Cum să construiți o echipă virtuală

Dacă sunteți convins că o echipă virtuală este potrivită pentru organizația dvs., atunci următorul pas este să învățați cum să puneți una împreună.

Crearea unei echipe virtuale necesită pași similari care ar veni cu asamblarea oricărei echipe. Cu toate acestea, deoarece aceste echipe lucrează la distanță una de cealaltă și de managerul lor, există câteva provocări unice.

Cumpărarea sigură din partea echipei prin evidențierea beneficiilor

Primul lucru de făcut este să vă asigurați că toată lumea este de acord cu decizia de a merge la distanță – cel mai important, echipa de conducere. Ar putea fi o idee bună să oferiți o instruire pentru a arăta beneficiile echipelor virtuale pentru a obține acceptarea din partea conducerii.

Ai putea sugera combinarea angajaților de la distanță cu cei tradiționali. Pentru a face acest lucru, trebuie să vedeți echipele virtuale ca parte a unei strategii care oferă un avantaj competitiv. Dacă sugerați doar o echipă virtuală ca un lucru unic, nu veți solicita nivelul de talent de care aveți nevoie.

Configurați infrastructura și obțineți instrumente de la distanță

Odată ce ați obținut un acord la nivel executiv, va trebui să aveți un proces în vigoare pentru a evalua performanța echipei dvs. virtuale. Asta înseamnă că va trebui să-ți îmbunătățești departamentul de resurse umane și să lucrezi cu echipe virtuale.

Desigur, nu puteți avea o echipă virtuală dacă nu le oferiți o infrastructură digitală puternică în care să lucreze. Există multe instrumente care pot conecta membrii echipei, cum ar fi ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite și multe altele. Indiferent de instrumentele de colaborare care funcționează cel mai bine cu organizația dvs., va fi o investiție necesară.

Cimentează cultura muncii la distanță

În cele din urmă, cultura corporativă a organizației dumneavoastră va trebui să fie investită pe deplin în utilizarea echipelor virtuale. Aceasta nu include doar acceptarea echipelor virtuale ca parte integrantă a organizației generale, ci și angajamentul de comunicare pentru a menține echipele virtuale în plin.

Cum să faci o echipă virtuală de succes cu ProjectManager

Cum poți face o echipă virtuală mai de succes? Tratează-ți echipele virtuale la fel ca și cu echipele care lucrează cu tine la birou. O echipă virtuală poate fi la fel de mult o componentă a unei strategii câștigătoare ca și modelul mai tradițional.

Veți dori să le oferiți aceleași instrumente puternice pe care le-ar avea dacă ar lucra alături de dvs. la birou. Aici intervine ProjectManager. Suntem un software online care organizează proiecte, indiferent dacă echipele sunt sub același acoperiș sau lucrează în toate cele patru colțuri ale globului.

Planificați proiecte cu direcții clare

Echipele au nevoie de autonomie pentru a avea succes, dar au nevoie și de o direcție clară pentru a fi productive. ProjectManager are instrumentele pentru a ajuta membrii echipei să știe exact ce trebuie să facă pentru fiecare sarcină care le este atribuită. Diagramele noastre puternice Gantt permit utilizatorilor să introducă sarcini cu date de începere și scadență, care sunt apoi trasate pe o cronologie vizuală, făcând ușor să vedeți întregul proiect dintr-o privire.

Activați colaborarea

Sarcinile pot fi etichetate ca prioritate, astfel încât echipele să cunoască cea mai pertinentă activitate pentru a începe. Dar acesta este doar începutul modului în care ajutăm echipele. Software-ul nostru le oferă o platformă de colaborare în care pot comenta, atașa fișiere și pot eticheta orice membru al echipei de proiect pentru comentarii. Ei pot chiar să creeze o listă de sarcini pentru fiecare sarcină și să își gestioneze munca.

Obțineți mai multe moduri de a lucra

Deși managerilor de proiect le place de obicei să planifice și să programeze un proiect cu diagrama Gantt online, ei pot prefera, de asemenea, un instrument mai potrivit pentru diferite scopuri. De aceea oferim mai multe vizualizări ale proiectelor. Echipele pot folosi o vizualizare cu listă de activități, vizualizare calendar sau chiar o vizualizare panou kanban pentru a-și vizualiza fluxul de lucru. Oferim echipelor virtuale de ales.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care menține echipele virtuale conectate în timp ce oferă managerilor de proiect transparență în activitatea lor. Software-ul nostru vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați fiecare fază a proiectului, indiferent unde vă aflați sau când lucrați. Suntem profesioniștii managementului de echipă virtuală. Vedeți ce putem face pentru a vă ajuta echipa virtuală, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.