如何為您的團隊制定理想的看板工作流程

看板使用簡單，但它可以成為團隊的強大工具。 看板創建了一個可視化的工作流程，說明團隊如何一起工作以及工作是如何產生的。 這樣的工作流程通過在每個項目階段提供對效率的一瞥，幫助團隊提高生產力。

從歷史上看，看板被用於製造和開發團隊，但所有行業的經理在看到該工具的有用性後都加入了這種樂趣。 在本文中，我們將向您展示如何設置專業的看板工作流程，為您的團隊創造奇蹟。

為什麼要製作看板工作流程

當工作流在看板板上以可視方式表示時，團隊可以了解有關他們如何協同工作的大量信息。 團隊可以看到項目的哪些階段是有效的，瓶頸在哪裡發生，以及其他團隊成員是否可能需要幫助才能使事情保持在正軌上。

看板工作流程提供了一個易於閱讀的工作概覽，因此經理們自然而然地喜歡它們。 管理人員可以實時監控工作流程以了解其團隊的生產力，然後針對未來的項目優化其工作流程。

看板工作流程也有助於讓利益相關者參與其中。 如果您的老闆可以簡單地查看工作流程並確切地了解項目中發生的情況，那麼您的老闆就不必追著您進行項目更新。 工作流管理軟件使這個過程更加容易。

如何通過 6 個簡單的步驟製作看板工作流程

看板看似簡單。 它們很容易設置，但首先你必須了解機制。 以下是創建看板工作流程的方法。

1. 註冊看板工具

製作工作流程的第一步是註冊看板軟件。 ProjectManager 的看板工具可免費使用 30 天，因此請註冊免費試用。 您可以在支付任何費用或做出任何承諾之前試用這些工具。

2. 添加您的團隊成員

雖然看板可用於管理單個人的工作，但在團隊使用時它們會更有幫助。 進入看板軟件後，您應該邀請所有團隊成員，以便他們可以在您的項目上與您協作。

此時，您還可以邀請任何您想隨時了解情況的利益相關者。 但是，您可能希望等到您的工作流程構建完成，以便他們在第一次登錄時可以查看一些內容。

ProjectManager 讓您可以隨時輕鬆地邀請新人加入您的工作區，並為每個新團隊成員提供不同的權限級別。 這使您可以控制誰可以看到工作區中的內容。

3. 製作一個新的看板項目

一旦您的團隊成員被邀請到工作區，您將需要創建您的第一個項目來容納工作流。 導航到屏幕右上角的綠色大“+”，然後單擊它以添加新項目。 給你的新項目起個名字，選擇誰將在這個項目上工作，然後點擊“創建項目”。

您的所有項目細節都可以在以後進行編輯，所以不要太擔心如何完美。 最重要的是你啟動了一個新項目，這樣你就可以開始構建你的工作流程了。

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4. 添加所有任務

現在您的新項目已創建，導航到菜單中的“Board”選項卡以轉到看板視圖。 您將在這裡構建整個看板工作流程。

在默認板屏幕上，您將看到已經為您構建的三列：待辦事項、正在執行和已完成。

• 待辦事項：此列將包含完成項目所需完成的所有任務。
• Doing：此列將顯示當前正在處理的所有任務。
• 完成：此列將顯示哪些任務已完成。

首先將您團隊的所有任務添加到“待辦事項”中。 為每個新任務命名並為其創建看闆卡。 在我們的示例中，我們將為一個營銷團隊創建一個看板工作流程，該團隊被要求將兩個新網頁添加到他們的公司網站。

我們在待辦事項列中添加了名為“新網頁 1”和“新網頁 2”的兩個任務。 然後，您應該單擊每個任務並添加有關此任務的更多信息，以便團隊成員在開始工作後獲得他們需要的所有信息。 您可以添加任務描述、開始日期和截止日期，並附加任何必要的文件。

5.製作自定義列

現在已經為項目的每個部分創建了一個任務，我們可以開始自定義列以適應我們團隊的工作流程。

我們知道我們需要構建兩個新的網頁，但說起來容易做起來難——有很多不同的人將參與這個項目。 因此，我們將創建自定義列來表示創建過程的每個階段。 網頁創作的不同階段是內容編寫和編輯、設計、發布和推廣。

由於此看板工作流程將比當前使用的標準三列更複雜，因此我們將更新這些列。 舊的列是

• 去做
• 正在做
• 完畢

但是在我們自定義我們的項目之後，新的列是（從左到右）

• 去做
• 編寫和編輯內容
• 設計
• 發布
• 推動

6.分配工作

現在項目階段已創建並準備就緒，我們可以開始使用工作流。 由於構建網頁首先需要的是內容，因此我們將“新建網頁 1”移動到“內容”列並將任務分配給內容編寫者。 將任務分配給團隊成員後，他們將收到一封電子郵件通知，讓他們知道開始工作。

看板工作流程現已投入使用！ 內容編寫者完成工作後，可以將內容附加到任務中，將任務移至“編輯”，然後將任務重新分配給編輯。 編輯完成後，任務將移至“設計”，依此類推，直到網頁完成。

您將能夠看到任務在創建過程中的流動，因此得名“工作流”。

看板工作流的最佳實踐

一旦工作流程啟動並運行，重要的是要密切關注它以確保事情順利進行。 有時您會發現，如果涉及新人員，您需要在工作流中添加一個新列，並且流程會變得更加複雜。

留意工作流程中的瓶頸也很重要。 瓶頸是項目卡住並停止前進的地方。

再次使用我們的示例工作流程，您可能注意到這兩個新網頁將在三天后發布，但它們仍然位於“設計”列中。 在這種情況下，您的網頁設計師可能會超負荷工作，因此您可能想看看其他設計師是否可以提供幫助。

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這就是看板工作流程如此有用的原因：它們可以幫助您及時發現問題，並防止可能導致項目完成延遲的問題。

ProjectManager 使看板更進一步

您可以在 ProjectManager 中構建所有看板工作流程，以與您的團隊協作並高效完成更多工作。 世界各地成千上萬的團隊每天都在使用我們的平台來保持井井有條並做出令人驚奇的事情。

除了看板，ProjectManager 還提供了一整套有用的項目管理工具。 其中包括用於製定項目計劃的甘特圖、用於跟踪工作時間的時間表以及用於分析團隊生產力的項目報告。

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