Czy wirtualny zespół jest dla Ciebie odpowiedni? Plusy i minusy zespołów wirtualnych

Więcej organizacji przeszło na zespoły wirtualne. Oczywiście w ciągu tego roku ich praktyka poszybowała w górę. Wygląda na to, że wirtualne zespoły są tutaj, aby pozostać, ale czy są one odpowiednie dla Twojej firmy?

Czy wirtualne zespoły są magicznym pociskiem, który zakończy wszystkie bolączki Twojej firmy? Po prostu nie. Może to być idealne rozwiązanie dla Twojej firmy, a może nie. Ważne jest, aby uważnie przyjrzeć się zespołom wirtualnym i określić, czy będą one działać w strukturze Twojej organizacji. Potrzebujesz faktów przed podjęciem decyzji.

Przyjrzyjmy się różnym zaletom i wadom zespołów wirtualnych, które pomogą Ci podjąć decyzję.

Zalety i wady zespołów wirtualnych

Jak każda struktura organizacyjna, korzystanie z wirtualnych zespołów ma swoje plusy i minusy. Oto kilka powodów, dla których korzystanie z wirtualnych zespołów jest korzystne.

Zalety wirtualnych zespołów

1. Wirtualne zespoły oszczędzają pieniądze organizacji. Koszty biurowe są niższe, ponieważ członkowie mogą często pracować z domu lub w odległym miejscu, które nie jest własnością ani nie jest wynajmowane przez firmę.
2. Niektórzy członkowie zespołu mogą cieszyć się elastycznością oferowaną przez zespoły wirtualne. Chociaż niektóre zespoły wirtualne wolą przestrzegać regularnych godzin pracy, inne mają większą swobodę pracy w ciągu dnia — o ile wykonują przydzielone zadania na czas. Jest to często wymieniane jako główna zaleta zespołów wirtualnych i może prowadzić do pozyskania najlepszych talentów.
3. Dzięki wirtualnym zespołom produktywność może wzrosnąć. Naukowcy ze Stanford wykazali, że praca w domu może poprawić wydajność nawet o 13 procent. Inne badanie wykazało, że pracownicy zdalni są o 29 procent szczęśliwsi niż ci, którzy pracują w biurze.
4. Kiedy zatrudniasz zespoły wirtualne, możesz również zwiększyć produktywność dzięki pracy zmianowej. Jeśli zadanie wymaga całodobowej uwagi, możesz zatrudnić trzy wirtualne zespoły w różnych strefach czasowych i przez cały dzień kontynuować produkcję.

Chociaż istnieje wiele zalet wirtualnych zespołów, nie oznacza to, że praca zdalna rozwiąże wszystkie bolączki. Istnieją również wady, które należy wziąć pod uwagę.

Wady zespołów wirtualnych

1. Najbardziej oczywistą wadą jest ta, która jest najbardziej poza kontrolą organizacji — internet. Podczas gdy niektóre problemy techniczne związane z serwerami i komputerami można rozwiązać, jeśli dostępne są środki finansowe, lokalne przerwy w dostępie do Internetu i niestabilny dostęp mogą sprawić, że wirtualne zespoły staną się bezsilne. Może to być poważnym wyzwaniem dla wirtualnych zespołów, które mają napięte terminy.
2. Podczas gdy komunikacja jest zaletą, jeśli menedżerowie dokładają starań i używają odpowiednich narzędzi, komunikacja może być ogromną przeszkodą do pokonania. Problem jest powszechny w przypadku wysyłania wiadomości tekstowych lub e-maili, w których ton może zostać błędnie zinterpretowany. Może to zniszczyć zaufanie, które jest niezbędne dla zespołów wirtualnych. Nawet wideokonferencje mogą być problematyczne. O ile to wirtualne spotkanie nie jest dobrze zorganizowane, dla niektórych może być niezręczne i trudne.
3. Może być również trudniej znaleźć czas na nawiązanie więzi, gdy członkowie zespołu nie są fizycznie obecni. Często zespoły wirtualne współpracują ze sobą tylko tymczasowo, co również utrudnia im budowanie zaufania i więzi. Nawet jeśli mają czas na wzajemne poznanie się, bariera techniczna może być trudnym wyzwaniem do pokonania.
4. Wreszcie zespoły wirtualne mogą przyprawiać o ból głowy menedżerów, którzy są odpowiedzialni za ich kierowanie. Menedżerowie muszą mieć bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i odpowiednie narzędzia do przydzielania, monitorowania i śledzenia postępów zespołu. Dotyczy to zwłaszcza wirtualnego zarządzania projektami.

Pokonywanie wyzwań wirtualnych zespołów

Praca zespołowa jest kluczem do udanych zespołów, wirtualnych lub nie. Ćwiczenia integracyjne pomagają, ale nawet w najlepszych okolicznościach będą wyzwania. Najczęstszym jest słaba komunikacja. Ponieważ komunikacja jest jedynym sposobem dostarczania wskazówek, czy to ustnych, czy pisemnych, jeśli komunikacja ucierpi, ucierpi również projekt.

Ważne jest, aby wspierać dobrą komunikację w zespołach wirtualnych, co obejmuje regularne otrzymywanie informacji zwrotnych, aby w razie potrzeby poprawić. Zdziwiłbyś się, jak wiele tarcia można przezwyciężyć dzięki otwartej komunikacji i pozytywnym interakcjom.

Jak zbudować wirtualny zespół

Jeśli jesteś przekonany, że wirtualny zespół jest odpowiedni dla Twojej organizacji, następnym krokiem jest nauczenie się, jak go złożyć.

Stworzenie wirtualnego zespołu wymaga podobnych kroków, które towarzyszyłyby skompletowaniu dowolnego zespołu. Ponieważ jednak zespoły te pracują w pewnej odległości od siebie i swojego menedżera, pojawiają się wyjątkowe wyzwania.

Zabezpiecz wpisowe od zespołu, podkreślając korzyści

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest upewnienie się, że wszyscy są zaangażowani w decyzję o odejściu zdalnym — co najważniejsze, zespół kierowniczy. Dobrym pomysłem może być zorganizowanie szkolenia, aby pokazać korzyści płynące z wirtualnych zespołów w celu uzyskania poparcia od przywództwa.

Możesz zaproponować połączenie pracowników zdalnych i tradycyjnych. Aby to zrobić, musisz postrzegać wirtualne zespoły jako część strategii, która zapewnia przewagę konkurencyjną. Jeśli po prostu zasugerujesz wirtualny zespół jako jednorazową rzecz, nie będziesz zabiegał o poziom talentu, którego potrzebujesz.

Skonfiguruj infrastrukturę i uzyskaj zdalne narzędzia

Po uzyskaniu umowy na poziomie wykonawczym konieczne będzie opracowanie procesu oceny wydajności zespołu wirtualnego. Oznacza to, że będziesz musiał zaangażować swój dział HR w pracę z zespołami wirtualnymi.

Oczywiście nie możesz mieć wirtualnego zespołu, jeśli nie zapewniasz im silnej infrastruktury cyfrowej do pracy. Istnieje wiele narzędzi, które mogą łączyć członków zespołu, takich jak ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite i inne. Bez względu na to, jakie narzędzia do współpracy najlepiej współpracują z Twoją organizacją, niezbędna będzie inwestycja.

Cementuj kulturę pracy zdalnej

Wreszcie, kultura korporacyjna w Twojej organizacji będzie musiała zostać w pełni zainwestowana w korzystanie z wirtualnych zespołów. Obejmuje to nie tylko akceptację zespołów wirtualnych jako integralnej części całej organizacji, ale także zaangażowanie w komunikację, aby utrzymać zespoły wirtualne w ryzach.

Jak sprawić, by wirtualny zespół odniósł sukces dzięki ProjectManager

Jak sprawić, by wirtualny zespół odniósł większy sukces? Traktuj swoje wirtualne zespoły tak samo, jak zespoły, które pracują z Tobą w biurze. Wirtualny zespół może być tak samo elementem zwycięskiej strategii, jak bardziej tradycyjny model.

Będziesz chciał dać im te same potężne narzędzia, które mieliby, pracując obok ciebie w biurze. W tym miejscu pojawia się ProjectManager. Jesteśmy oprogramowaniem online, które organizuje projekty, niezależnie od tego, czy zespoły są pod jednym dachem, czy pracują we wszystkich czterech zakątkach globu.

Planuj projekty z jasnymi wskazówkami

Zespoły potrzebują autonomii, aby odnieść sukces, ale potrzebują również jasnego kierunku, aby być produktywnym. ProjectManager posiada narzędzia, które pomagają członkom zespołu dokładnie wiedzieć, co mają zrobić w ramach każdego przydzielonego im zadania. Nasze zaawansowane wykresy Gantta umożliwiają użytkownikom wprowadzanie zadań z datami rozpoczęcia i ukończenia, które są następnie wykreślane na wizualnej osi czasu, dzięki czemu można łatwo zobaczyć cały projekt na pierwszy rzut oka.

Włącz współpracę

Zadania można oznaczyć jako priorytetowe, dzięki czemu zespoły znają najbardziej odpowiednią pracę, aby rozpocząć. Ale to dopiero początek tego, jak pomagamy zespołom. Nasze oprogramowanie zapewnia im platformę współpracy, na której mogą komentować, załączać pliki i oznaczać do komentowania dowolnego członka zespołu projektowego. Mogą nawet stworzyć listę rzeczy do zrobienia dla każdego zadania i zarządzać swoją pracą.

Uzyskaj wiele sposobów pracy

Podczas gdy kierownicy projektów zwykle lubią planować i planować projekt za pomocą naszego internetowego wykresu Gantta, mogą również preferować narzędzie bardziej dopasowane do różnych celów. Dlatego oferujemy wiele widoków projektu. Zespoły mogą korzystać z widoku listy zadań, widoku kalendarza, a nawet widoku tablicy Kanban, aby zwizualizować swój przepływ pracy. Dajemy wybór wirtualnym zespołom.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które zapewnia łączność wirtualnych zespołów, jednocześnie zapewniając kierownikom projektów przejrzystość ich pracy. Nasze oprogramowanie pomaga planować, monitorować i raportować na każdym etapie projektu, bez względu na to, gdzie jesteś i kiedy pracujesz. Jesteśmy profesjonalistami w zarządzaniu wirtualnym zespołem. Zobacz, co możemy zrobić, aby pomóc Twojemu zespołowi wirtualnemu, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.