Apakah Tim Virtual Tepat untuk Anda? Pro dan Kontra Tim Virtual

Lebih banyak organisasi telah menggunakan tim virtual. Mereka, jelas, meroket dalam praktik selama tahun ini. Sepertinya tim virtual ada di sini untuk tinggal, tetapi apakah mereka tepat untuk perusahaan Anda?

Apakah tim virtual adalah peluru ajaib untuk mengakhiri semua penyakit bagi perusahaan Anda? Sederhananya, tidak. Ini mungkin ideal untuk perusahaan Anda dan mungkin tidak. Penting untuk melihat tim virtual dengan cermat dan menentukan apakah mereka akan bekerja dalam struktur organisasi Anda. Anda membutuhkan fakta sebelum membuat keputusan.

Mari kita lihat keuntungan dan kerugian yang berbeda dari tim virtual untuk membantu Anda memutuskan.

Keuntungan dan Kerugian Tim Virtual

Seperti struktur organisasi lainnya, ada pro dan kontra untuk menggunakan tim virtual. Berikut adalah beberapa alasan mengapa menggunakan tim virtual menguntungkan.

Keuntungan Tim Virtual

1. Tim virtual menghemat uang organisasi. Ada biaya kantor yang lebih rendah, karena anggota sering kali dapat bekerja dari rumah atau di lokasi terpencil yang tidak dimiliki atau disewa oleh perusahaan.
2. Beberapa anggota tim mungkin menikmati fleksibilitas yang ditawarkan oleh tim virtual. Meskipun beberapa tim virtual lebih suka mematuhi jam kerja reguler, yang lain diberi lebih banyak kebebasan untuk bekerja sepanjang hari—selama mereka menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu. Ini sering disebut sebagai manfaat utama tim virtual, dan ini dapat mengarah pada mengamankan talenta terbaik.
3. Produktivitas dapat meningkat dengan tim virtual. Peneliti Stanford menunjukkan bahwa bekerja dari rumah dapat meningkatkan kinerja hingga 13 persen. Studi lain mengungkapkan bahwa pekerja jarak jauh 29 persen lebih bahagia daripada mereka yang bekerja di lingkungan kantor.
4. Bila Anda telah mempekerjakan tim virtual, Anda juga dapat meningkatkan produktivitas dengan kerja shift. Jika pekerjaan membutuhkan perhatian 24 jam, Anda dapat mempekerjakan tiga tim virtual di zona waktu yang berbeda dan menjaga produksi tetap berjalan sepanjang hari.

Meskipun ada banyak manfaat dari tim virtual, itu tidak berarti bahwa pekerjaan jarak jauh akan menyelesaikan semua penyakit. Ada juga kekurangan yang perlu diperhitungkan.

Kekurangan Tim Virtual

1. Kerugian yang paling nyata adalah yang paling di luar kendali organisasi—internet. Sementara beberapa masalah teknis yang terkait dengan server dan komputer dapat dikelola jika sumber daya keuangan tersedia, pemadaman internet lokal dan akses yang tidak stabil dapat membuat tim virtual tidak berdaya. Ini bisa menjadi tantangan serius bagi tim virtual yang memiliki tenggat waktu yang sulit.
2. Meskipun komunikasi merupakan keuntungan jika para manajer berusaha dan menggunakan alat yang tepat, komunikasi dapat menjadi rintangan besar yang harus diatasi. Masalahnya meresap dalam SMS atau email, di mana nada dapat disalahartikan. Ini dapat menghancurkan kepercayaan, yang penting untuk tim virtual. Bahkan konferensi video bisa menjadi masalah. Kecuali jika pertemuan virtual itu dijalankan dengan baik, mungkin canggung dan sulit untuk berpartisipasi bagi sebagian orang.
3. Juga bisa lebih sulit untuk mendapatkan waktu untuk menjalin ikatan ketika anggota tim tidak hadir secara fisik. Seringkali tim virtual hanya bekerja bersama untuk sementara, yang juga mempersulit mereka untuk membangun kepercayaan dan koneksi. Bahkan jika mereka memiliki waktu untuk mengenal satu sama lain, hambatan teknis dapat menjadi tantangan yang sulit untuk diatasi.
4. Akhirnya, tim virtual dapat membuat pusing manajer yang bertanggung jawab untuk mengarahkan mereka. Manajer harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik dan alat yang tepat untuk menetapkan, memantau, dan melacak kemajuan tim. Hal ini terutama terjadi dalam hal manajemen proyek virtual.

Mengatasi Tantangan Tim Virtual

Kerja tim adalah kunci untuk tim yang sukses, virtual atau tidak. Latihan membangun tim membantu, tetapi bahkan dalam situasi terbaik pun, akan ada tantangan. Yang paling umum adalah komunikasi yang buruk. Karena komunikasi adalah satu-satunya cara agar arahan disampaikan, baik secara lisan maupun tertulis, jika komunikasi terganggu, demikian pula proyeknya.

Sangat penting untuk membina komunikasi yang baik dalam tim virtual, yang melibatkan mendapatkan umpan balik secara teratur untuk meningkatkan jika diperlukan. Anda akan terkejut betapa banyak gesekan dapat diatasi dengan komunikasi terbuka dan interaksi positif.

Cara Membangun Tim Virtual

Jika Anda yakin bahwa tim virtual cocok untuk organisasi Anda, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari cara menyatukannya.

Membuat tim virtual memerlukan langkah serupa yang akan datang dengan merakit tim mana pun. Namun, karena tim ini bekerja pada jarak satu sama lain dan manajer mereka, ada beberapa tantangan unik.

Amankan Buy-In Dari Tim dengan Menyoroti Manfaat

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa semua orang setuju dengan keputusan untuk pergi jauh—yang terpenting, tim kepemimpinan. Mungkin ide yang baik untuk memberikan beberapa pelatihan untuk menunjukkan manfaat dari tim virtual untuk mendapatkan dukungan dari kepemimpinan.

Anda dapat menyarankan untuk memadukan karyawan jarak jauh dan tradisional. Untuk melakukannya, Anda harus melihat tim virtual sebagai bagian dari strategi yang memberikan keunggulan kompetitif. Jika Anda hanya menyarankan tim virtual sebagai satu kali, Anda tidak akan meminta tingkat bakat yang Anda perlukan.

Siapkan Infrastruktur dan Dapatkan Alat Jarak Jauh

Setelah Anda mendapatkan kesepakatan di tingkat eksekutif, Anda harus memiliki proses untuk mengevaluasi kinerja tim virtual Anda. Itu berarti Anda juga harus membuat departemen SDM Anda bekerja dengan tim virtual.

Secara alami, Anda tidak dapat memiliki tim virtual jika Anda tidak menyediakan infrastruktur digital yang kuat untuk mereka bekerja. Ada banyak alat yang dapat menghubungkan anggota tim, seperti ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite, dan lainnya. Alat kolaboratif apa pun yang paling cocok dengan organisasi Anda akan menjadi investasi yang diperlukan.

Semen Budaya Kerja Jarak Jauh

Akhirnya, budaya perusahaan di organisasi Anda harus sepenuhnya diinvestasikan dalam penggunaan tim virtual. Ini tidak hanya mencakup penerimaan tim virtual sebagai bagian integral dari organisasi secara keseluruhan, tetapi juga komitmen terhadap komunikasi untuk menjaga tim virtual tetap bersama.

Cara Membuat Tim Virtual Sukses Dengan ProjectManager

Bagaimana Anda bisa membuat tim virtual lebih sukses? Perlakukan tim virtual Anda sama seperti Anda memperlakukan tim yang bekerja di kantor bersama Anda. Tim virtual dapat menjadi komponen strategi kemenangan sebanyak model yang lebih tradisional.

Anda akan ingin memberi mereka alat canggih yang sama dengan yang mereka miliki jika bekerja di samping Anda di kantor. Di situlah ProjectManager masuk. Kami adalah perangkat lunak online yang mengatur proyek, baik tim berada di bawah atap yang sama atau bekerja di keempat penjuru dunia.

Rencanakan Proyek dengan Arah yang Jelas

Tim membutuhkan otonomi untuk menjadi sukses, tetapi mereka juga membutuhkan arahan yang jelas untuk menjadi produktif. ProjectManager memiliki alat untuk membantu anggota tim mengetahui dengan tepat apa yang harus mereka lakukan pada setiap tugas yang diberikan kepada mereka. Bagan Gantt kami yang kuat memungkinkan pengguna untuk memasukkan tugas dengan tanggal mulai dan jatuh tempo yang kemudian diplot pada garis waktu visual, sehingga memudahkan untuk melihat keseluruhan proyek secara sekilas.

Aktifkan Kolaborasi

Tugas dapat ditandai untuk diprioritaskan, sehingga tim mengetahui pekerjaan yang paling relevan untuk memulai. Tapi itu hanya awal dari bagaimana kami membantu tim. Perangkat lunak kami memberi mereka platform kolaboratif di mana mereka dapat berkomentar, melampirkan file, dan menandai anggota tim proyek mana pun untuk dikomentari. Mereka bahkan dapat membuat daftar tugas untuk setiap tugas dan mengelola pekerjaan mereka.

Dapatkan Berbagai Cara untuk Bekerja

Sementara manajer proyek biasanya suka merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan bagan Gantt online kami, mereka mungkin juga lebih suka alat yang lebih cocok untuk tujuan yang berbeda. Itu sebabnya kami menawarkan beberapa tampilan proyek. Tim dapat menggunakan tampilan daftar tugas, tampilan kalender, atau bahkan tampilan papan kanban untuk memvisualisasikan alur kerja mereka. Kami memberikan tim virtual pilihan.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membuat tim virtual tetap terhubung sambil memberikan transparansi kepada manajer proyek dalam pekerjaan mereka. Perangkat lunak kami membantu merencanakan, memantau, dan melaporkan setiap fase proyek, di mana pun Anda berada atau saat Anda bekerja. Kami adalah pro dari manajemen tim virtual. Lihat apa yang dapat kami lakukan untuk membantu tim virtual Anda dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.