順利進行虛擬會議的 7 個技巧

虛擬會議在我們的數字連接世界中司空見慣。 無論是用於連接來自不同國家的團隊，還是將在家工作的員工召集在一起進行電話會議，虛擬會議對於公司的成功都至關重要。

不過，就像發條一樣，幾乎每次虛擬會議似乎都會遇到某種問題。 常見的副詞包括：“進入此視頻通話的代碼是什麼”或“我的麥克風工作正常嗎？”

為了幫助您避免常見問題並確保您從虛擬會議中獲得最大收益，我們匯總了七個技巧來幫助您和您的團隊。 但在我們進入提示之前，讓我們快速了解一下虛擬會議是什麼，以及為什麼您可以選擇與您的團隊進行虛擬會議。

什麼是虛擬會議？

虛擬會議是分佈式人員的聚會，它使用技術來連接參與者，而不是物理會議場所。 虛擬會議使用視頻會議、項目管理軟件或聊天軟件等數字工具將人們聯繫起來，以便他們可以實時交流和合作。

虛擬會議將出於方便或必要而進行。 有時，團隊發現參加虛擬會議更容易，而不是離開辦公桌和一起開會來打亂他們的一天。 在這些情況下，虛擬會議浪費更少的時間，讓員工保持更高水平的生產力。

有時，虛擬會議是與您的團隊聯繫的唯一方式。 這可能是由於分散的勞動力或因為您的公司有遠程員工。 在這些情況下，工作人員虛擬地聚集在一起以保持彼此同步。 虛擬會議甚至允許擁有不同時區員工的團隊彼此無縫連接，否則這是不可能的。

成功虛擬會議的提示

虛擬會議的成功取決於很多事情。 其中一些可能超出您的控制範圍，例如您的互聯網連接。 如果您的連接性很差，您的會議將會很糟糕。 因此，首先要解決基本的管道問題。 一旦您準備好虛擬見面，請務必按照以下步驟操作。

1. 選擇合適的虛擬會議軟件

組織虛擬會議時要做的第一個也是最重要的決定是回答這個問題：“我們將如何見面？” 虛擬會議可以像群組電話一樣簡單，也可以像共享屏幕的工作會話一樣複雜。

因此，您需要選擇一種能讓您的團隊開會的技術。 它應該為您提供實現會議目標的所有必要工具。

舉辦虛擬會議的方式有很多種，但這裡有一些當今最流行的虛擬會議平台：

• Zoom、Facetime 或 Google Hangouts 等視頻聊天平台
• Slack 或 Skype 等聊天軟件
• 協作項目管理軟件，如 ProjectManager

選擇虛擬會議軟件時，使用免費工具可能很誘人，但重要的是不要在這裡偷工減料。 您選擇的平台將影響您的團隊溝通方式以及會議的生產力。

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例如，許多團隊嘗試使用 Zoom 免費版進行視頻會議，但後來才知道通話時間有限、參與者有限且沒有密碼保護（這導致了一些尷尬的訪客隨機加入會議的故事） . 這些限制可能會導致頭痛和浪費時間，因此最好為對您的團隊不可或缺的工具付費。

2.所有團隊成員加入前測試

重要的是，參與即將舉行的虛擬會議的每個人都註冊、安裝和測試將提前使用的軟件。 虛擬會議經常出現的一個主要問題是技術問題。

如果團隊成員不知道如何登錄或如何讓他們的網絡攝像頭工作，那麼整個會議可能會延遲。 這些技術上的問題可能導致團隊成員的挫敗感和生產力的損失。 每個人都應該知道如何有效地參加他們的虛擬會議。

3. 制定議程

除虛擬會議外，此提示也適用於任何類型的會議：始終在會議前準備議程。 您的議程應列出將要討論的具體項目，以及會議應產生的任何可交付成果。 每個議程都應該有時間限制，並且需要仔細觀察時間。

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沒有什麼比持續兩個小時的 30 分鐘會議更糟糕的了，尤其是當會議本來可以在最初的 30 分鐘內結束時。 議程可幫助您堅持計劃，以免團隊成員因浪費時間而氣餒或沮喪。 一個好的經驗法則是：如果沒有議程，就沒有會議。

4. 發出邀請和議程

準備好議程後，將議程連同活動邀請一起發送給將參加虛擬會議的所有團隊成員非常重要。 這應該在會議開始之前做好，以便團隊成員有充足的時間準備。

發送虛擬會議活動邀請時的一個重要考慮因素是團隊成員的時區。 與分佈在不同國家和時區的遠程團隊合作時，協調會議可能會變得更加困難。

在與在家工作的員工會面時，這也是一個重要的考慮因素，因為他們的日程安排可能不如辦公室員工那麼嚴格。 明確的在家工作政策可以幫助鞏固日程安排。

5. 使用破冰船（適當時）

與傳統會議相比，虛擬會議可能更難開始，因為參與者通常需要幾分鐘才能進入並設置他們的技術。 與其在最初的幾分鐘裡浪費寶貴的時間閒聊，您可以進行破冰活動以鼓勵團隊更好地相互了解。

愛他們或恨他們，但破冰船已被證明有助於團隊凝聚力和團隊合作。 然而，對於一些更嚴肅的虛擬會議，破冰船可能不合適。 在這些情況下，最好只是繼續前進並在會議邀請中列出的時間開始會議。

6. 合作

在所有會議中，有些人會自豪地發言，有些人會很高興地坐在後面聽。 在面對面的會議上，很容易閱讀房間並鼓勵安靜的團隊成員大聲疾呼，以促進團隊協作。

但是，在虛擬會議中可能會更加困難。 您需要始終知道誰在通話，誰可能需要一些鼓勵才能說出來。 請特別注意您的虛擬會議的成員，他們可能需要一些鼓勵才能參與。 如果可能，請準備一份所有虛擬會議參與者的列表，以便您可以根據需要快速召集團隊成員。

7. 發送總結筆記

在虛擬會議結束後，您應該立即做的最後一件也許是最重要的事情。 會議結束後，收集會議中的所有筆記，並與整個參與者團隊分享。

一個簡單的方法是從您的原始會議議程開始，然後為每個項目添加註釋。 我們完成了這個項目嗎？ 誰負責對訂單項進行跟進？

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整個團隊在每次虛擬會議後都拿出行動項目是很重要的。 如果您的會議沒有任何可操作的內容，那麼您可能需要考慮會議是否有必要。

ProjectManager 如何幫助虛擬團隊

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在線計劃

經理可以使用在線甘特圖為他們的團隊創建項目計劃。 他們可以將所有項目任務分配給團隊成員，並且每個團隊成員都將收到實時通知，他們有新的工作分配給他們。

實時協作

團隊還可以使用可視看板來創建共享工作流，以便每個團隊成員始終準確地知道團隊其他成員在做什麼。 這種可見性對於團隊的成功至關重要，尤其是當員工不在辦公室面對面工作時。

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