Подходит ли вам виртуальная команда? Плюсы и минусы виртуальных команд

Все больше организаций используют виртуальные команды. Они, очевидно, резко возросли на практике в течение этого года. Конечно, кажется, что виртуальные команды никуда не денутся, но подходят ли они для вашей компании?

Являются ли виртуальные команды волшебным средством, чтобы положить конец всем бедам вашей компании? Проще говоря, нет. Это может быть идеальным для вашей компании, а может и нет. Важно внимательно изучить виртуальные команды и определить, будут ли они работать в структуре вашей организации. Вам нужны факты, прежде чем принимать решение.

Давайте рассмотрим различные преимущества и недостатки виртуальных команд, чтобы помочь вам принять решение.

Преимущества и недостатки виртуальных команд

Как и в любой организационной структуре, в использовании виртуальных команд есть свои плюсы и минусы. Вот несколько причин, по которым выгодно использовать виртуальные команды.

Преимущества виртуальных команд

1. Виртуальные команды экономят деньги организации. Расходы на офис ниже, поскольку участники часто могут работать из дома или в удаленном месте, которое не принадлежит компании и не арендуется ею.
2. Некоторым членам команды может понравиться гибкость, которую предлагают виртуальные команды. Хотя некоторые виртуальные команды предпочитают придерживаться обычного графика работы, другим предоставляется больше свободы для работы в течение дня — при условии, что они вовремя выполняют поставленные задачи. Это часто называют основным преимуществом виртуальных команд, и это может привести к привлечению лучших специалистов.
3. Производительность может увеличиться с виртуальными командами. Исследователи из Стэнфорда показали, что работа на дому может повысить производительность на 13 процентов. Другое исследование показало, что удаленные работники на 29% счастливее тех, кто работает в офисе.
4. Когда вы наняли виртуальные команды, вы также можете повысить производительность, работая посменно. Если работа требует круглосуточного внимания, вы можете нанять три виртуальные команды в разных часовых поясах и поддерживать производство в течение всего дня.

Хотя у виртуальных команд есть много преимуществ, это не означает, что удаленная работа решит все проблемы. Есть и недостатки, которые необходимо учитывать.

Недостатки виртуальных команд

1. Наиболее очевидным недостатком является тот, который в наибольшей степени находится вне контроля организации, — Интернет. Хотя некоторые технические проблемы, связанные с серверами и компьютерами, можно решить при наличии финансовых ресурсов, локальные перебои в Интернете и нестабильный доступ могут сделать виртуальные команды бессильными. Это может стать серьезной проблемой для виртуальных команд, у которых жесткие сроки.
2. В то время как общение является преимуществом, если менеджеры прилагают усилия и используют правильные инструменты, общение может стать огромным препятствием, которое необходимо преодолеть. Проблема широко распространена в текстовых сообщениях или электронной почте, где тон может быть неверно истолкован. Это может разрушить доверие, которое необходимо для виртуальных команд. Даже видеоконференции могут быть проблематичными. Если эта виртуальная встреча не организована должным образом, некоторым может быть неудобно и трудно участвовать в ней.
3. Также может быть сложнее найти время для общения, когда члены команды физически не присутствуют. Часто виртуальные команды работают вместе только временно, что также затрудняет установление доверия и связи. Даже если у них есть время, чтобы узнать друг друга, преодолеть технический барьер может быть непросто.
4. Наконец, виртуальные команды могут создать головную боль для менеджеров, отвечающих за их руководство. Менеджеры должны обладать очень хорошими коммуникативными навыками и правильными инструментами для назначения, мониторинга и отслеживания прогресса команды. Особенно это касается управления виртуальными проектами.

Преодоление проблем виртуальных команд

Командная работа — ключ к успешным командам, виртуальным или нет. Упражнения по построению команды помогают, но даже при самых благоприятных обстоятельствах будут проблемы. Чаще всего это плохая коммуникация. Поскольку общение является единственным способом передачи указаний, будь то устное или письменное, если общение страдает, то страдает и проект.

Важно поддерживать хорошее общение в виртуальных командах, которое включает в себя регулярную обратную связь для улучшения в случае необходимости. Вы будете удивлены, сколько трений можно преодолеть с помощью открытого общения и позитивного взаимодействия.

Как создать виртуальную команду

Если вы убеждены, что виртуальная команда подходит для вашей организации, то следующим шагом будет научиться ее создавать.

Создание виртуальной команды требует тех же шагов, что и сборка любой команды. Однако, поскольку эти команды работают на расстоянии друг от друга и от своего менеджера, возникают некоторые уникальные проблемы.

Заручитесь поддержкой команды, подчеркнув преимущества

Первое, что нужно сделать, — убедиться, что все согласны с решением о переходе на удаленную работу, особенно руководство. Возможно, было бы неплохо провести обучение, чтобы продемонстрировать преимущества виртуальных команд, чтобы заручиться поддержкой руководства.

Вы можете предложить смешать удаленных и традиционных сотрудников. Для этого вы должны рассматривать виртуальные команды как часть стратегии, обеспечивающей конкурентное преимущество. Если вы просто предложите виртуальную команду в качестве одноразовой вещи, вы не будете запрашивать уровень таланта, который вам понадобится.

Настройте инфраструктуру и получите удаленные инструменты

Как только вы получите соглашение на уровне руководства, вам понадобится процесс оценки эффективности вашей виртуальной команды. Это означает, что вам также придется подключить свой отдел кадров к работе с виртуальными командами.

Естественно, у вас не может быть виртуальной команды, если вы не предоставляете им мощную цифровую инфраструктуру для работы. Существует множество инструментов, которые могут связать членов команды, например ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite и другие. Какие бы инструменты для совместной работы ни работали лучше всего с вашей организацией, это будет необходимой инвестицией.

Закрепите культуру удаленной работы

Наконец, корпоративная культура вашей организации должна быть полностью посвящена использованию виртуальных команд. Это включает в себя не только признание виртуальных команд неотъемлемой частью общей организации, но и обязательство поддерживать связь, чтобы виртуальные команды оставались в гуще событий.

Как сделать виртуальную команду успешной с помощью ProjectManager

Как сделать виртуальную команду более успешной? Относитесь к своим виртуальным командам так же, как к командам, которые работают с вами в офисе. Виртуальная команда может быть таким же компонентом выигрышной стратегии, как и более традиционная модель.

Вы захотите дать им такие же мощные инструменты, какие у них были бы, если бы они работали рядом с вами в офисе. Вот где на помощь приходит ProjectManager. Мы — онлайн-программное обеспечение, которое организует проекты, независимо от того, находятся ли команды под одной крышей или работают во всех четырех уголках земного шара.

Планируйте проекты с четкими указаниями

Команды нуждаются в автономии, чтобы быть успешными, но они также нуждаются в четком руководстве, чтобы быть продуктивными. В ProjectManager есть инструменты, помогающие членам команды точно знать, что они должны делать для каждой поставленной задачи. Наши мощные диаграммы Ганта позволяют пользователям вводить задачи с датами начала и выполнения, которые затем отображаются на визуальной временной шкале, что позволяет легко увидеть весь проект с первого взгляда.

Включить совместную работу

Задачи могут быть помечены для определения приоритета, поэтому команды знают, какие работы наиболее важны для начала. Но это только начало того, как мы помогаем командам. Наше программное обеспечение предоставляет им платформу для совместной работы, на которой они могут комментировать, прикреплять файлы и отмечать любого члена проектной группы для комментариев. Они даже могут создать список дел для каждой задачи и управлять своей работой.

Получите несколько способов работы

Хотя руководители проектов обычно предпочитают планировать проект с помощью нашей онлайн-диаграммы Ганта, они также могут предпочесть инструмент, более подходящий для различных целей. Вот почему мы предлагаем несколько просмотров проекта. Команды могут использовать представление списка задач, представление календаря или даже представление канбан-доски для визуализации своего рабочего процесса. Мы даем виртуальным командам выбор.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое поддерживает связь между виртуальными командами и обеспечивает прозрачность работы менеджеров проектов. Наше программное обеспечение помогает планировать, контролировать и составлять отчеты по каждому этапу проекта, независимо от того, где вы находитесь и когда работаете. Мы профи управления виртуальной командой. Посмотрите, как мы можем помочь вашей виртуальной команде, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.