Sanal Ekip Size Uygun mu? Sanal Takımların Artıları ve Eksileri

Daha fazla kuruluş sanal ekiplere geçti. Açıkçası, bu yıl boyunca pratikte fırladılar. Kesinlikle sanal ekipler burada kalacak gibi görünüyor, ancak bunlar şirketiniz için doğru mu?

Sanal ekipler, şirketiniz için tüm sorunları sona erdirecek sihirli kurşun mu? Basitçe söylemek gerekirse, hayır. Şirketiniz için ideal olabilir ve olmayabilir. Sanal ekiplere yakından bakmak ve kuruluşunuzun yapısı içinde çalışıp çalışmayacaklarını belirlemek önemlidir. Bir karar vermeden önce gerçeklere ihtiyacınız var.

Karar vermenize yardımcı olması için sanal ekiplerin farklı avantaj ve dezavantajlarına bakalım.

Sanal Takımların Avantaj ve Dezavantajları

Herhangi bir organizasyon yapısı gibi, sanal ekipleri kullanmanın da artıları ve eksileri vardır. İşte sanal ekipleri kullanmanın avantajlı olmasının birkaç nedeni.

Sanal Ekiplerin Avantajları

1. Sanal ekipler bir kuruluşa para kazandırır. Üyeler genellikle evden veya şirkete ait olmayan veya şirkete ait olmayan uzak bir yerde çalışabileceğinden, ofis maliyetleri daha düşüktür.
2. Bazı ekip üyeleri, sanal ekiplerin sunduğu esnekliğin keyfini çıkarabilir. Bazı sanal ekipler normal çalışma saatlerine bağlı kalmayı tercih etse de, diğerlerine verilen görevleri zamanında tamamladıkları sürece gün boyunca daha fazla çalışma özgürlüğü verilir. Bu genellikle sanal ekiplerin büyük bir avantajı olarak belirtilir ve en iyi yeteneklerin elde edilmesine yol açabilir.
3. Verimlilik sanal ekiplerle artabilir. Stanford araştırmacıları, evden çalışmanın performansı yüzde 13'e kadar artırabileceğini gösterdi. Başka bir araştırma, uzaktan çalışanların ofis ortamında çalışanlara göre yüzde 29 daha mutlu olduğunu ortaya koydu.
4. Sanal ekipler çalıştırdığınızda, vardiyalı çalışma ile üretkenliği de artırabilirsiniz. İş 24 saat dikkat gerektiriyorsa, farklı saat dilimlerinde üç sanal ekip kiralayabilir ve üretimin tüm gün boyunca ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

Sanal ekiplerin birçok faydası olsa da bu, uzaktan çalışmanın tüm sorunları çözeceği anlamına gelmez. Dikkate alınması gereken dezavantajlar da vardır.

Sanal Takımların Dezavantajları

1. En belirgin dezavantaj, bir organizasyonun kontrolünün en dışında olanıdır - internet. Sunucular ve bilgisayarlarla ilgili bazı teknik sorunlar, finansal kaynaklar müsaitse yönetilebilirken, yerel internet kesintileri ve düzensiz erişimler sanal ekipleri güçsüz bırakabilir. Bu, zorlu teslim tarihlerine sahip sanal ekipler için ciddi bir zorluk olabilir.
2. Yöneticiler çaba gösterip doğru araçları kullanırlarsa iletişim bir avantaj olsa da, iletişim üstesinden gelinmesi gereken büyük bir engel olabilir. Sorun, tonun yanlış yorumlanabileceği, mesajlaşma veya e-postada yaygındır. Bu, sanal ekipler için gerekli olan güveni yok edebilir. Video konferans bile sorunlu olabilir. Bu sanal toplantı iyi yönetilmedikçe, bazıları için katılmak garip ve zor olabilir.
3. Ekip üyeleri fiziksel olarak mevcut olmadığında bağ kurmak için zaman bulmak da daha zor olabilir. Genellikle sanal ekipler yalnızca geçici olarak birlikte çalışırlar ve bu da güven ve bağlantı kurmalarını zorlaştırır. Birbirlerini tanımak için zamanları olsa bile, teknik engelin üstesinden gelmek zor olabilir.
4. Son olarak, sanal ekipler, onları yönlendirmekten sorumlu yöneticiler için bir baş ağrısı yaratabilir. Yöneticiler, ekibin ilerlemesini atamak, izlemek ve izlemek için çok iyi iletişim becerilerine ve doğru araçlara sahip olmalıdır. Bu, özellikle sanal proje yönetimi söz konusu olduğunda geçerlidir.

Sanal Takımların Zorluklarının Üstesinden Gelmek

Ekip çalışması, sanal olsun veya olmasın başarılı ekiplerin anahtarıdır. Takım oluşturma alıştırmaları yardımcı olur, ancak en iyi koşullarda bile zorluklar olacaktır. En yaygın olanı zayıf iletişimdir. İster sözlü ister yazılı olsun, talimatların iletilmesinin tek yolu iletişim olduğundan, iletişim bozulursa proje de öyle.

Gerekirse iyileştirmek için düzenli geri bildirim almayı içeren sanal ekipler içinde iyi iletişimi teşvik etmek önemlidir. Açık iletişim ve olumlu etkileşimlerle ne kadar sürtüşmenin üstesinden gelinebileceğine şaşıracaksınız.

Sanal Ekip Nasıl Oluşturulur

Sanal bir ekibin kuruluşunuz için uygun olduğuna ikna olduysanız, bir sonraki adım nasıl bir araya getirileceğini öğrenmektir.

Sanal bir ekip oluşturmak, herhangi bir ekibi bir araya getirirken ortaya çıkacak benzer adımları gerektirir. Ancak bu ekipler birbirlerinden ve yöneticilerinden uzakta çalıştıkları için bazı benzersiz zorluklar vardır.

Avantajları Vurgulayarak Ekipten Güvenli Katılım

Yapılacak ilk şey, herkesin, en önemlisi de liderlik ekibinin, uzaklara gitme kararına katıldığından emin olmaktır. Liderlerin desteğini almak için sanal ekiplerin faydalarını göstermek için biraz eğitim vermek iyi bir fikir olabilir.

Uzak ve geleneksel çalışanları karıştırmayı önerebilirsiniz. Bunu yapmak için sanal ekipleri rekabet avantajı sağlayan bir stratejinin parçası olarak görmelisiniz. Bir kerelik bir şey olarak sanal bir ekip önerirseniz, ihtiyaç duyacağınız yetenek seviyesini istemeyeceksiniz.

Altyapıyı Kurun ve Uzak Araçları Alın

Yönetici düzeyinde bir anlaşmaya vardığınızda, sanal ekibinizin performansını değerlendirmek için bir sürece sahip olmanız gerekir. Bu, İK departmanınızı da sanal ekiplerle çalışmaya dahil etmeniz gerektiği anlamına gelir.

Doğal olarak, onların çalışması için güçlü bir dijital altyapı sağlamazsanız sanal bir ekibiniz olamaz. Ekip üyelerini birbirine bağlayabilen ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite ve daha fazlası gibi birçok araç vardır. Kuruluşunuz için hangi işbirliği araçları en iyi sonucu verirse versin, gerekli bir yatırım olacaktır.

Uzaktan Çalışma Kültürünü Güçlendirin

Son olarak, kuruluşunuzdaki kurum kültürünün tamamen sanal ekiplerin kullanımına yatırılması gerekecektir. Bu, yalnızca sanal ekiplerin genel organizasyonun ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmesini değil, aynı zamanda sanal ekipleri işin içinde tutmak için iletişim taahhüdünü de içerir.

ProjectManager ile Sanal Ekip Nasıl Başarılı Olur?

Sanal bir ekibi nasıl daha başarılı hale getirebilirsiniz? Sanal ekiplerinize, ofiste sizinle birlikte çalışan ekiplere davrandığınız gibi davranın. Sanal bir ekip, daha geleneksel bir model kadar kazanan bir stratejinin bir bileşeni olabilir.

Ofiste yanınızda çalışırken sahip olacakları güçlü araçların aynısını onlara vermek isteyeceksiniz. İşte burada ProjectManager devreye giriyor. Ekipler ister aynı çatı altında olsun, ister dünyanın dört bir yanında çalışıyor olsun, projeleri organize eden çevrimiçi bir yazılımız.

Projeleri Net Yönlerle Planlayın

Ekiplerin başarılı olmak için özerkliğe ihtiyaçları vardır, ancak üretken olmak için de net bir yönlendirmeye ihtiyaçları vardır. ProjectManager, ekip üyelerinin kendilerine atanan her görevde tam olarak ne yapmaları gerektiğini bilmelerine yardımcı olacak araçlara sahiptir. Güçlü Gantt çizelgelerimiz, kullanıcıların daha sonra görsel bir zaman çizelgesinde çizilen başlangıç ​​ve bitiş tarihlerine sahip görevler girmesine olanak tanıyarak tüm projeyi bir bakışta görmeyi kolaylaştırır.

İşbirliğini Etkinleştir

Görevler öncelikli olarak etiketlenebilir, böylece ekipler başlamak için en uygun işi bilir. Ancak bu, takımlara nasıl yardım ettiğimizin sadece başlangıcı. Yazılımımız onlara yorum yapabilecekleri, dosya ekleyebilecekleri ve proje ekibinin herhangi bir üyesini yorum için etiketleyebilecekleri ortak bir platform sağlar. Hatta her görev için bir yapılacaklar listesi oluşturabilir ve işlerini yönetebilirler.

Çalışmak için Birden Fazla Yol Alın

Proje yöneticileri genellikle çevrimiçi Gantt grafiğimizle bir proje planlamayı ve programlamayı severken, farklı amaçlara daha uygun bir aracı da tercih edebilirler. Bu yüzden birden fazla proje görünümü sunuyoruz. Ekipler, iş akışlarını görselleştirmek için görev listesi görünümü, takvim görünümü ve hatta bir kanban panosu görünümü kullanabilir. Sanal takımlara bir seçenek sunuyoruz.

ProjectManager, proje yöneticilerine çalışmalarında şeffaflık sağlarken sanal ekipleri birbirine bağlı tutan bulut tabanlı bir yazılımdır. Yazılımımız, nerede olursanız olun veya ne zaman çalışıyor olursanız olun, projenin her aşamasını planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olur. Sanal ekip yönetiminin profesyonelleriyiz. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi bugün alarak sanal ekibinize yardımcı olmak için neler yapabileceğimizi görün.