هل الفريق الافتراضي مناسب لك؟ إيجابيات وسلبيات الفرق الافتراضية

انتقلت المزيد من المنظمات إلى الفرق الافتراضية. من الواضح أنها ارتفعت في الممارسة العملية على مدار هذا العام. يبدو بالتأكيد أن الفرق الافتراضية موجودة لتبقى ، لكن هل هم مناسبون لشركتك؟

هل الفرق الافتراضية هي الحل السحري لإنهاء جميع العلل التي تصيب شركتك؟ ببساطة ، لا. قد يكون مثاليًا لشركتك وقد لا يكون كذلك. من المهم النظر إلى الفرق الافتراضية عن كثب وتحديد ما إذا كانوا سيعملون ضمن هيكل مؤسستك. أنت بحاجة إلى الحقائق قبل اتخاذ قرار.

دعونا نلقي نظرة على المزايا والعيوب المختلفة للفرق الافتراضية لمساعدتك على اتخاذ القرار.

مزايا وعيوب الفرق الافتراضية

مثل أي هيكل تنظيمي ، هناك إيجابيات وسلبيات لاستخدام الفرق الافتراضية. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل استخدام الفرق الافتراضية مفيدًا.

مزايا الفرق الافتراضية

1. توفر الفرق الافتراضية أموال المنظمة. هناك تكاليف مكتب أقل ، حيث يمكن للأعضاء العمل غالبًا من المنزل أو في مكان بعيد غير مملوك أو مستأجر من قبل الشركة.
2. قد يستمتع بعض أعضاء الفريق بالمرونة التي توفرها الفرق الافتراضية. على الرغم من أن بعض الفرق الافتراضية تفضل الالتزام بساعات العمل العادية ، يتم منح الآخرين مزيدًا من الحرية للعمل طوال اليوم - طالما أنهم يكملون المهام الموكلة إليهم في الوقت المحدد. غالبًا ما يُشار إلى هذا على أنه فائدة رئيسية للفرق الافتراضية ، ويمكن أن يؤدي إلى تأمين أفضل المواهب.
3. يمكن زيادة الإنتاجية مع الفرق الافتراضية. أظهر باحثو ستانفورد أن العمل من المنزل يمكن أن يحسن الأداء بنسبة تصل إلى 13 بالمائة. كشفت دراسة أخرى أن العاملين عن بعد أكثر سعادة بنسبة 29٪ من أولئك الذين يعملون في مكتب.
4. عندما توظف فرقًا افتراضية ، يمكنك أيضًا زيادة الإنتاجية من خلال العمل بنظام الورديات. إذا كانت الوظيفة تتطلب اهتمامًا على مدار 24 ساعة ، فيمكنك تعيين ثلاثة فرق افتراضية في مناطق زمنية مختلفة والحفاظ على تقدم الإنتاج طوال اليوم.

على الرغم من وجود العديد من الفوائد للفرق الافتراضية ، فإن هذا لا يعني أن العمل عن بُعد سيحل جميع المشكلات. هناك عيوب يجب أخذها في الاعتبار أيضًا.

عيوب الفرق الافتراضية

1. العيب الأكثر وضوحا هو الأكثر خارج سيطرة المنظمة - الإنترنت. في حين أنه يمكن إدارة بعض المشكلات الفنية المتعلقة بالخوادم وأجهزة الكمبيوتر في حالة توفر الموارد المالية ، فإن انقطاع الإنترنت المحلي والوصول المتقطع يمكن أن يترك الفرق الافتراضية عاجزة. يمكن أن يكون هذا تحديًا خطيرًا للفرق الافتراضية التي لديها مواعيد نهائية صعبة.
2. في حين أن التواصل هو ميزة إذا بذل المديرون الجهد واستخدموا الأدوات المناسبة ، يمكن أن يكون التواصل عقبة كبيرة للتغلب عليها. المشكلة منتشرة في الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني ، حيث يمكن إساءة تفسير النبرة. هذا يمكن أن يدمر الثقة ، وهو أمر ضروري للفرق الافتراضية. حتى مؤتمرات الفيديو يمكن أن تكون مشكلة. ما لم يكن هذا الاجتماع الافتراضي يتم إدارته جيدًا ، فقد يكون من الصعب مشاركته بالنسبة للبعض.
3. قد يكون من الصعب أيضًا الحصول على وقت للتواصل عندما لا يكون أعضاء الفريق حاضرين جسديًا. غالبًا ما تعمل الفرق الافتراضية معًا بشكل مؤقت فقط ، مما يجعل من الصعب عليهم أيضًا بناء الثقة والاتصال. حتى لو كان لديهم الوقت للتعرف على بعضهم البعض ، يمكن أن يكون الحاجز الفني تحديًا صعبًا للتغلب عليه.
4. أخيرًا ، يمكن للفرق الافتراضية أن تصنع صداعًا للمديرين المسؤولين عن توجيههم. يجب أن يتمتع المديرون بمهارات اتصال جيدة جدًا والأدوات المناسبة لتعيين ومراقبة وتتبع تقدم الفريق. هذا هو الحال بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع الافتراضية.

التغلب على تحديات الفرق الافتراضية

العمل الجماعي هو مفتاح الفرق الناجحة ، سواء كانت افتراضية أم لا. تساعد تمارين بناء الفريق ، ولكن حتى في أفضل الظروف ، ستكون هناك تحديات. الأكثر شيوعًا هو ضعف التواصل. نظرًا لأن الاتصال هو الطريقة الوحيدة التي يتم بها تسليم التوجيهات ، سواء كانت شفهية أو مكتوبة ، إذا كان الاتصال يعاني ، فإن المشروع كذلك.

من المهم تعزيز التواصل الجيد داخل الفرق الافتراضية ، والذي يتضمن الحصول على تعليقات منتظمة لتحسينها إذا لزم الأمر. ستندهش من مقدار الاحتكاك الذي يمكن التغلب عليه بالتواصل المفتوح والتفاعلات الإيجابية.

كيفية بناء فريق افتراضي

إذا كنت مقتنعًا بأن الفريق الافتراضي مناسب تمامًا لمؤسستك ، فإن الخطوة التالية هي معرفة كيفية تجميع الفريق معًا.

يتطلب إنشاء فريق افتراضي خطوات مماثلة تأتي مع تجميع أي فريق. ومع ذلك ، نظرًا لأن هذه الفرق تعمل على مسافة من بعضها البعض ومديرها ، فهناك بعض التحديات الفريدة.

تأمين الشراء من الفريق من خلال تسليط الضوء على الفوائد

أول شيء يجب فعله هو التأكد من أن الجميع على استعداد لاتخاذ قرار الابتعاد - والأهم من ذلك ، فريق القيادة. قد يكون من الجيد تقديم بعض التدريب لإظهار فوائد الفرق الافتراضية من أجل الحصول على دعم من القيادة.

يمكنك اقتراح مزج الموظفين عن بعد والتقليديين. للقيام بذلك ، يجب أن ترى الفرق الافتراضية كجزء من إستراتيجية توفر ميزة تنافسية. إذا كنت تقترح فقط فريقًا افتراضيًا كشيء لمرة واحدة ، فلن تطلب مستوى الموهبة الذي ستحتاجه.

قم بإعداد البنية التحتية واحصل على أدوات التحكم عن بعد

بمجرد حصولك على اتفاق على المستوى التنفيذي ، ستحتاج إلى عملية قائمة لتقييم أداء فريقك الافتراضي. هذا يعني أنه سيتعين عليك إشراك قسم الموارد البشرية في العمل مع الفرق الافتراضية أيضًا.

بطبيعة الحال ، لا يمكن أن يكون لديك فريق افتراضي إذا كنت لا توفر بنية أساسية رقمية قوية لهم للعمل فيها. هناك العديد من الأدوات التي يمكنها ربط أعضاء الفريق ، مثل ProjectManager و Zoom و Slack و G-Suite والمزيد. مهما كانت الأدوات التعاونية التي تعمل بشكل أفضل مع مؤسستك ، فسيكون استثمارًا ضروريًا.

ترسيخ ثقافة العمل عن بعد

أخيرًا ، يجب استثمار ثقافة الشركة في مؤسستك بالكامل في استخدام الفرق الافتراضية. هذا لا يشمل فقط قبول الفرق الافتراضية كجزء لا يتجزأ من التنظيم العام ، ولكن الالتزام بالتواصل للحفاظ على الفرق الافتراضية في الحظيرة.

كيفية جعل فريق افتراضي ناجحًا باستخدام ProjectManager

كيف يمكنك جعل فريق افتراضي أكثر نجاحًا؟ تعامل مع فرقك الافتراضية كما تفعل مع الفرق التي تعمل في المكتب معك. يمكن أن يكون الفريق الافتراضي عنصرًا في استراتيجية رابحة مثل النموذج التقليدي.

سترغب في منحهم نفس الأدوات القوية التي قد يمتلكونها إذا كانوا يعملون بجانبك في المكتب. وهنا يأتي دور ProjectManager. نحن برنامج عبر الإنترنت ينظم المشاريع ، سواء كانت الفرق تحت سقف واحد أو تعمل في جميع أنحاء العالم.

تخطيط المشاريع بتوجيهات واضحة

تحتاج الفرق إلى الاستقلالية لتكون ناجحة ، ولكنها تحتاج أيضًا إلى توجيه واضح لتكون منتجة. ProjectManager لديه الأدوات لمساعدة أعضاء الفريق على معرفة بالضبط ما يتعين عليهم القيام به في كل مهمة تم تكليفهم بها. تمكّن مخططات جانت القوية المستخدمين من إدخال المهام بتواريخ البدء والاستحقاق التي يتم رسمها بعد ذلك في مخطط زمني مرئي ، مما يسهل رؤية المشروع بأكمله في لمحة.

تمكين التعاون

يمكن وضع علامة على المهام حسب الأولوية ، حتى تعرف الفرق العمل الأكثر صلة بالموضوع للبدء فيه. لكن هذه فقط البداية لكيفية مساعدة الفرق. يمنحهم برنامجنا نظامًا أساسيًا تعاونيًا يمكنهم من خلاله التعليق وإرفاق الملفات ووضع علامة على أي عضو في فريق المشروع للتعليق. يمكنهم حتى إنشاء قائمة مهام لكل مهمة وإدارة عملهم.

احصل على طرق متعددة للعمل

بينما يرغب مديرو المشاريع عادةً في تخطيط وجدولة مشروع باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت ، فقد يفضلون أيضًا أداة أكثر ملاءمة للأغراض المختلفة. هذا هو السبب في أننا نقدم وجهات نظر متعددة للمشروع. يمكن للفرق استخدام عرض قائمة المهام أو عرض التقويم أو حتى طريقة عرض لوحة كانبان لتصور سير العمل. نمنح الفرق الافتراضية خيارًا.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يحافظ على اتصال الفرق الافتراضية مع منح مديري المشاريع الشفافية في عملهم. يساعد برنامجنا في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن كل مرحلة من مراحل المشروع ، بغض النظر عن مكان وجودك أو وقت عملك. نحن الايجابيات في إدارة الفريق الافتراضي. تعرف على ما يمكننا القيام به لمساعدة فريقك الافتراضي من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.