Une équipe virtuelle vous convient-elle ? Les avantages et les inconvénients des équipes virtuelles

De plus en plus d'organisations ont opté pour des équipes virtuelles. Ils ont, évidemment, monté en flèche dans la pratique au cours de cette année. Il semble bien que les équipes virtuelles soient là pour rester, mais sont-elles adaptées à votre entreprise ?

Les équipes virtuelles sont-elles la solution miracle pour mettre fin à tous les maux de votre entreprise ? En termes simples, non. Cela pourrait être idéal pour votre entreprise et ce pourrait ne pas être le cas. Il est important d'examiner de près les équipes virtuelles et de déterminer si elles vont travailler au sein de la structure de votre organisation. Vous avez besoin des faits avant de prendre une décision.

Examinons les différents avantages et inconvénients des équipes virtuelles pour vous aider à décider.

Avantages et inconvénients des équipes virtuelles

Comme toute structure organisationnelle, il y a des avantages et des inconvénients à utiliser des équipes virtuelles. Voici quelques raisons pour lesquelles il est avantageux d'utiliser des équipes virtuelles.

Avantages des équipes virtuelles

1. Les équipes virtuelles font économiser de l'argent à une organisation. Les frais de bureau sont moins élevés, car les membres peuvent souvent travailler à domicile ou dans un lieu éloigné qui n'est ni détenu ni loué par l'entreprise.
2. Certains membres de l'équipe peuvent profiter de la flexibilité qu'offrent les équipes virtuelles. Bien que certaines équipes virtuelles préfèrent respecter les heures de bureau habituelles, d'autres ont plus de liberté pour travailler tout au long de la journée, à condition qu'elles exécutent les tâches qui leur sont assignées à temps. Ceci est souvent cité comme un avantage majeur des équipes virtuelles, et cela peut conduire à la sécurisation des meilleurs talents.
3. La productivité peut augmenter avec les équipes virtuelles. Les chercheurs de Stanford ont montré que le travail à domicile peut améliorer les performances jusqu'à 13 %. Une autre étude a révélé que les travailleurs à distance sont 29 % plus heureux que ceux qui travaillent dans un bureau.
4. Lorsque vous avez employé des équipes virtuelles, vous pouvez également augmenter la productivité grâce au travail posté. Si le travail nécessite une attention 24 heures sur 24, vous pouvez embaucher trois équipes virtuelles dans différents fuseaux horaires et faire avancer la production toute la journée.

Bien que les équipes virtuelles présentent de nombreux avantages, cela ne signifie pas que le travail à distance résoudra tous les maux. Il y a aussi des inconvénients à prendre en compte.

Inconvénients des équipes virtuelles

1. L'inconvénient le plus évident est celui qui échappe le plus au contrôle d'une organisation : Internet. Alors que certains problèmes techniques liés aux serveurs et aux ordinateurs peuvent être gérés si les ressources financières sont disponibles, les pannes d'Internet locales et les accès inégaux peuvent rendre les équipes virtuelles impuissantes. Cela peut être un défi sérieux pour les équipes virtuelles qui ont des délais serrés.
2. Alors que la communication est un avantage si les managers font l'effort et utilisent les bons outils, la communication peut être un énorme obstacle à surmonter. Le problème est omniprésent dans les SMS ou les e-mails, où le ton peut être mal interprété. Cela peut détruire la confiance, qui est essentielle pour les équipes virtuelles. Même la vidéoconférence peut être problématique. À moins que cette réunion virtuelle ne soit bien gérée, il peut être gênant et difficile d'y participer pour certains.
3. Il peut également être plus difficile de trouver du temps pour créer des liens lorsque les membres de l'équipe ne sont pas physiquement présents. Souvent, les équipes virtuelles ne travaillent ensemble que temporairement, ce qui rend également difficile pour elles d'établir la confiance et la connexion. Même s'ils ont le temps de se connaître, la barrière technique peut être un défi difficile à surmonter.
4. Enfin, les équipes virtuelles peuvent créer un casse-tête pour les managers chargés de les diriger. Les managers doivent avoir de très bonnes compétences en communication et les bons outils pour affecter, surveiller et suivre les progrès de l'équipe. C'est particulièrement le cas lorsqu'il s'agit de gestion de projet virtuelle.

Surmonter les défis des équipes virtuelles

Le travail d'équipe est la clé du succès des équipes, virtuelles ou non. Les exercices de consolidation d'équipe aident, mais même dans les meilleures circonstances, il y aura des défis. Le plus courant est une mauvaise communication. Étant donné que la communication est le seul moyen de transmettre les instructions, que ce soit oralement ou par écrit, si la communication en souffre, le projet en souffre également.

Il est important de favoriser une bonne communication au sein des équipes virtuelles, ce qui implique d'obtenir des commentaires réguliers pour s'améliorer si nécessaire. Vous seriez surpris de voir combien de frictions peuvent être surmontées avec une communication ouverte et des interactions positives.

Comment créer une équipe virtuelle

Si vous êtes convaincu qu'une équipe virtuelle convient parfaitement à votre organisation, la prochaine étape consiste à apprendre à en constituer une.

La création d'une équipe virtuelle nécessite des étapes similaires à celles qui viendraient avec l'assemblage de n'importe quelle équipe. Cependant, comme ces équipes travaillent à distance les unes des autres et de leur responsable, il existe des défis uniques.

Sécurisez l'adhésion de l'équipe en mettant en évidence les avantages

La première chose à faire est de s'assurer que tout le monde est d'accord avec la décision de partir à distance, et surtout l'équipe de direction. Il peut être judicieux de proposer une formation pour montrer les avantages des équipes virtuelles afin d'obtenir l'adhésion de la direction.

Vous pourriez suggérer de mélanger les employés distants et traditionnels. Pour ce faire, vous devez considérer les équipes virtuelles comme faisant partie d'une stratégie qui offre un avantage concurrentiel. Si vous suggérez une équipe virtuelle comme une chose ponctuelle, vous n'allez pas solliciter le niveau de talent dont vous aurez besoin.

Configurer l'infrastructure et obtenir des outils à distance

Une fois que vous avez un accord au niveau de la direction, vous devrez mettre en place un processus pour évaluer les performances de votre équipe virtuelle. Cela signifie que vous devrez également impliquer votre service RH dans le travail avec des équipes virtuelles.

Naturellement, vous ne pouvez pas avoir d'équipe virtuelle si vous ne leur fournissez pas une infrastructure numérique solide dans laquelle travailler. Il existe de nombreux outils qui peuvent connecter les membres de l'équipe, tels que ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite et plus encore. Quels que soient les outils collaboratifs qui fonctionnent le mieux avec votre organisation, cela constituera un investissement nécessaire.

Cimenter la culture du travail à distance

Enfin, la culture d'entreprise de votre organisation va devoir être pleinement investie dans l'utilisation d'équipes virtuelles. Cela inclut non seulement l'acceptation des équipes virtuelles en tant que partie intégrante de l'organisation globale, mais un engagement envers la communication pour garder les équipes virtuelles dans le giron.

Comment réussir une équipe virtuelle avec ProjectManager

Comment rendre une équipe virtuelle plus performante ? Traitez vos équipes virtuelles de la même manière que les équipes qui travaillent au bureau avec vous. Une équipe virtuelle peut être autant un élément d'une stratégie gagnante que le modèle plus traditionnel.

Vous allez vouloir leur donner les mêmes outils puissants qu'ils auraient s'ils travaillaient à vos côtés au bureau. C'est là qu'intervient ProjectManager. Nous sommes un logiciel en ligne qui organise les projets, que les équipes soient sous le même toit ou travaillent aux quatre coins du globe.

Planifiez des projets avec des orientations claires

Les équipes ont besoin d'autonomie pour réussir, mais elles ont également besoin d'une direction claire pour être productives. ProjectManager dispose des outils pour aider les membres de l'équipe à savoir exactement ce qu'ils doivent faire pour chaque tâche qui leur est assignée. Nos puissants diagrammes de Gantt permettent aux utilisateurs de saisir des tâches avec des dates de début et d'échéance qui sont ensuite tracées sur une chronologie visuelle, ce qui permet de voir facilement l'ensemble du projet en un coup d'œil.

Activer la collaboration

Les tâches peuvent être étiquetées par priorité, afin que les équipes connaissent le travail le plus pertinent pour commencer. Mais ce n'est que le début de la façon dont nous aidons les équipes. Notre logiciel leur offre une plate-forme collaborative dans laquelle ils peuvent commenter, joindre des fichiers et marquer n'importe quel membre de l'équipe du projet pour commentaires. Ils peuvent même créer une liste de tâches pour chaque tâche et gérer leur travail.

Obtenez plusieurs façons de travailler

Alors que les chefs de projet aiment généralement planifier et programmer un projet avec notre diagramme de Gantt en ligne, ils peuvent également préférer un outil plus adapté à différents objectifs. C'est pourquoi nous proposons plusieurs vues de projet. Les équipes peuvent utiliser une vue de liste de tâches, une vue de calendrier ou même une vue de tableau kanban pour visualiser leur flux de travail. Nous donnons le choix aux équipes virtuelles.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui permet aux équipes virtuelles de rester connectées tout en offrant aux chefs de projet une transparence dans leur travail. Notre logiciel permet de planifier, de surveiller et de générer des rapports sur chaque phase du projet, où que vous soyez ou quand vous travaillez. Nous sommes les pros de la gestion d'équipe virtuelle. Découvrez ce que nous pouvons faire pour aider votre équipe virtuelle en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.