¿Es un equipo virtual adecuado para usted? Los pros y los contras de los equipos virtuales

Más organizaciones han adoptado equipos virtuales. Obviamente, se han disparado en la práctica en el transcurso de este año. Ciertamente parece que los equipos virtuales llegaron para quedarse, pero ¿son adecuados para su empresa?

¿Son los equipos virtuales la varita mágica para acabar con todos los males de su empresa? En pocas palabras, no. Puede que sea ideal para su empresa y puede que no. Es importante observar de cerca los equipos virtuales y determinar si van a funcionar dentro de la estructura de su organización. Necesita los hechos antes de tomar una decisión.

Veamos las diferentes ventajas y desventajas de los equipos virtuales para ayudarlo a decidir.

Ventajas y desventajas de los equipos virtuales

Como cualquier estructura organizativa, existen ventajas y desventajas en el uso de equipos virtuales. Aquí hay algunas razones por las que es ventajoso usar equipos virtuales.

Ventajas de los equipos virtuales

1. Los equipos virtuales ahorran dinero a una organización. Hay costos de oficina más bajos, ya que los miembros a menudo pueden trabajar desde casa o en una ubicación remota que no es propiedad de la empresa ni la alquila.
2. Algunos miembros del equipo pueden disfrutar de la flexibilidad que ofrecen los equipos virtuales. Aunque algunos equipos virtuales prefieren adherirse al horario habitual de oficina, a otros se les da más libertad para trabajar durante todo el día, siempre y cuando completen las tareas asignadas a tiempo. Esto a menudo se cita como un beneficio importante de los equipos virtuales y puede conducir a asegurar los mejores talentos.
3. La productividad puede aumentar con equipos virtuales. Los investigadores de Stanford demostraron que trabajar desde casa puede mejorar el rendimiento hasta en un 13 por ciento. Otro estudio reveló que los trabajadores remotos son un 29 % más felices que los que trabajan en una oficina.
4. Cuando ha empleado equipos virtuales, también puede aumentar la productividad con el trabajo por turnos. Si el trabajo requiere atención las 24 horas, puede contratar tres equipos virtuales en diferentes zonas horarias y mantener la producción en marcha durante todo el día.

Aunque los equipos virtuales tienen muchos beneficios, eso no significa que el trabajo remoto resolverá todos los males. También hay desventajas que deben tenerse en cuenta.

Desventajas de los equipos virtuales

1. La desventaja más obvia es la que está más fuera del control de una organización: Internet. Si bien algunos problemas técnicos relacionados con los servidores y las computadoras se pueden gestionar si los recursos financieros están disponibles, las interrupciones locales de Internet y el acceso irregular pueden dejar impotentes a los equipos virtuales. Esto puede ser un desafío serio para los equipos virtuales que tienen plazos estrictos.
2. Si bien la comunicación es una ventaja si los gerentes hacen el esfuerzo y utilizan las herramientas adecuadas, la comunicación puede ser un gran obstáculo que superar. El problema es generalizado en los mensajes de texto o correos electrónicos, donde el tono puede malinterpretarse. Esto puede destruir la confianza, que es esencial para los equipos virtuales. Incluso las videoconferencias pueden ser problemáticas. A menos que esa reunión virtual esté bien dirigida, puede ser incómodo y difícil participar para algunos.
3. También puede ser más difícil tener tiempo para vincularse cuando los miembros del equipo no están físicamente presentes. A menudo, los equipos virtuales solo trabajan juntos temporalmente, lo que también les dificulta generar confianza y conexión. Incluso si tienen tiempo para conocerse, la barrera técnica puede ser un desafío difícil de superar.
4. Finalmente, los equipos virtuales pueden crear un dolor de cabeza para los gerentes que se encargan de dirigirlos. Los gerentes deben tener muy buenas habilidades de comunicación y las herramientas adecuadas para asignar, monitorear y seguir el progreso del equipo. Este es especialmente el caso cuando se trata de la gestión de proyectos virtuales.

Superar los desafíos de los equipos virtuales

El trabajo en equipo es la clave para equipos exitosos, virtuales o no. Los ejercicios de creación de equipos ayudan, pero incluso en las mejores circunstancias, habrá desafíos. La más común es la mala comunicación. Dado que la comunicación es la única forma en que se entregan las instrucciones, ya sea oralmente o por escrito, si la comunicación sufre, también lo hace el proyecto.

Es importante fomentar una buena comunicación dentro de los equipos virtuales, lo que implica recibir comentarios periódicos para mejorar si es necesario. Te sorprendería cuánta fricción se puede superar con una comunicación abierta e interacciones positivas.

Cómo construir un equipo virtual

Si está convencido de que un equipo virtual es una buena opción para su organización, el siguiente paso es aprender a armar uno.

La creación de un equipo virtual requiere pasos similares a los que se darían al ensamblar cualquier equipo. Sin embargo, debido a que estos equipos trabajan a distancia entre ellos y su gerente, existen algunos desafíos únicos.

Asegure la aceptación del equipo destacando los beneficios

Lo primero que debe hacer es asegurarse de que todos estén de acuerdo con la decisión de trabajar de forma remota, lo que es más importante, el equipo de liderazgo. Podría ser una buena idea brindar capacitación para mostrar los beneficios de los equipos virtuales a fin de obtener la aceptación del liderazgo.

Podría sugerir combinar empleados remotos y tradicionales. Para ello, hay que ver los equipos virtuales como parte de una estrategia que aporte una ventaja competitiva. Si solo sugiere un equipo virtual como algo único, no solicitará el nivel de talento que necesitará.

Configure la infraestructura y obtenga herramientas remotas

Una vez que tenga un acuerdo a nivel ejecutivo, deberá contar con un proceso para evaluar el desempeño de su equipo virtual. Eso significa que también tendrá que hacer que su departamento de recursos humanos trabaje con equipos virtuales.

Naturalmente, no puede tener un equipo virtual si no proporciona una infraestructura digital sólida para que trabajen. Hay muchas herramientas que pueden conectar a los miembros del equipo, como ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite y más. Cualesquiera que sean las herramientas colaborativas que funcionen mejor con su organización, serán una inversión necesaria.

Cimentar la cultura del trabajo remoto

Finalmente, la cultura corporativa de su organización tendrá que invertirse completamente en el uso de equipos virtuales. Esto no solo incluye la aceptación de los equipos virtuales como parte integral de la organización general, sino también un compromiso con la comunicación para mantener a los equipos virtuales en el redil.

Cómo hacer que un equipo virtual tenga éxito con ProjectManager

¿Cómo puede hacer que un equipo virtual sea más exitoso? Trate a sus equipos virtuales de la misma manera que trata a los equipos que trabajan en la oficina con usted. Un equipo virtual puede ser tanto un componente de una estrategia ganadora como el modelo más tradicional.

Vas a querer darles las mismas herramientas poderosas que tendrían si trabajaran a tu lado en la oficina. Ahí es donde entra en juego ProjectManager. Somos un software en línea que organiza proyectos, ya sea que los equipos estén bajo el mismo techo o trabajen en los cuatro rincones del mundo.

Planifique proyectos con instrucciones claras

Los equipos necesitan autonomía para tener éxito, pero también necesitan una dirección clara para ser productivos. ProjectManager tiene las herramientas para ayudar a los miembros del equipo a saber exactamente lo que tienen que hacer en cada tarea que se les asigna. Nuestros potentes diagramas de Gantt permiten a los usuarios ingresar tareas con fechas de inicio y vencimiento que luego se trazan en una línea de tiempo visual, lo que facilita ver todo el proyecto de un vistazo.

Habilitar colaboración

Las tareas se pueden etiquetar por prioridad, de modo que los equipos conozcan el trabajo más pertinente para comenzar. Pero eso es solo el comienzo de cómo ayudamos a los equipos. Nuestro software les brinda una plataforma colaborativa en la que pueden comentar, adjuntar archivos y etiquetar a cualquier miembro del equipo del proyecto para que comente. Incluso pueden crear una lista de tareas pendientes para cada tarea y administrar su trabajo.

Obtenga múltiples formas de trabajar

Si bien a los gerentes de proyectos generalmente les gusta planificar y programar un proyecto con nuestro diagrama de Gantt en línea, también pueden preferir una herramienta más adecuada para diferentes propósitos. Es por eso que ofrecemos múltiples vistas de proyectos. Los equipos pueden usar una vista de lista de tareas, una vista de calendario o incluso una vista de tablero kanban para visualizar su flujo de trabajo. Damos a los equipos virtuales una opción.

ProjectManager es un software basado en la nube que mantiene conectados a los equipos virtuales y brinda a los gerentes de proyecto transparencia en su trabajo. Nuestro software ayuda a planificar, monitorear e informar sobre cada fase del proyecto, sin importar dónde se encuentre o cuándo esté trabajando. Somos los profesionales de la gestión de equipos virtuales. Vea lo que podemos hacer para ayudar a su equipo virtual tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.