ทีมเสมือนจริงเหมาะสำหรับคุณหรือไม่? ข้อดีและข้อเสียของทีมเสมือน

องค์กรจำนวนมากขึ้นได้เข้าสู่ทีมเสมือนจริง เห็นได้ชัดว่าพวกเขาพุ่งสูงขึ้นในทางปฏิบัติตลอดทั้งปีนี้ ดูเหมือนว่าทีมเสมือนจริงจะอยู่ที่นี่ต่อไป แต่จะเหมาะกับบริษัทของคุณหรือไม่?

ทีมเสมือนเป็นกระสุนวิเศษที่จะยุติความเจ็บป่วยทั้งหมดสำหรับ บริษัท ของคุณหรือไม่? พูดง่ายๆคือไม่มี มันอาจจะเหมาะสำหรับบริษัทของคุณและอาจจะไม่ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาทีมเสมือนจริงอย่างใกล้ชิดและพิจารณาว่าพวกเขาจะทำงานภายในโครงสร้างองค์กรของคุณหรือไม่ คุณต้องการข้อเท็จจริงก่อนตัดสินใจ

มาดูข้อดีและข้อเสียต่างๆ ของทีมเสมือนเพื่อช่วยในการตัดสินใจ

ข้อดีและข้อเสียของทีมเสมือน

เช่นเดียวกับโครงสร้างองค์กรใดๆ ก็ตาม การใช้ทีมเสมือนมีข้อดีและข้อเสีย ต่อไปนี้คือเหตุผลบางประการที่ว่าทำไมการใช้ทีมเสมือนจึงเป็นประโยชน์

ข้อดีของ Virtual Teams

1. ทีมเสมือนประหยัดเงินขององค์กร มีค่าใช้จ่ายในสำนักงานที่ต่ำกว่า เนื่องจากสมาชิกสามารถทำงานจากที่บ้านหรือในสถานที่ห่างไกลที่บริษัทไม่ได้เป็นเจ้าของหรือเช่าได้
2. สมาชิกในทีมบางคนอาจเพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นที่ทีมเสมือนมีให้ แม้ว่าทีมเสมือนจริงบางทีมจะชอบทำงานตามเวลาทำงานปกติ แต่ทีมอื่นๆ ก็มีอิสระในการทำงานมากขึ้นตลอดทั้งวัน ตราบใดที่พวกเขาทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตรงเวลา สิ่งนี้มักถูกอ้างถึงว่าเป็นข้อดีที่สำคัญของทีมเสมือนจริง และอาจนำไปสู่การรักษาความปลอดภัยให้กับผู้มีความสามารถระดับสูง
3. ผลผลิตสามารถเพิ่มขึ้นได้ด้วยทีมเสมือนจริง นักวิจัยจากสแตนฟอร์ดพบว่าการทำงานจากที่บ้านสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 13 เปอร์เซ็นต์ ผลการศึกษาอื่นเปิดเผยว่าคนทำงานนอกสถานที่มีความสุขมากกว่าคนที่ทำงานในสำนักงานถึง 29 เปอร์เซ็นต์
4. เมื่อคุณจ้างทีมเสมือน คุณสามารถเพิ่มผลผลิตด้วยการทำงานเป็นกะได้ หากงานต้องการการดูแลตลอด 24 ชั่วโมง คุณสามารถจ้างทีมเสมือนจริงสามทีมในเขตเวลาที่แตกต่างกัน และทำให้การผลิตดำเนินต่อไปได้ตลอดทั้งวัน

แม้ว่าทีมเสมือนจริงจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าการทำงานระยะไกลจะแก้ปัญหาความเจ็บป่วยทั้งหมดได้ มีข้อเสียที่ต้องนำมาพิจารณาด้วย

ข้อเสียของทีมเสมือน

1. ข้อเสียที่เห็นได้ชัดที่สุดคือจุดที่อยู่นอกเหนือการควบคุมขององค์กร นั่นคืออินเทอร์เน็ต แม้ว่าปัญหาทางเทคนิคบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับเซิร์ฟเวอร์และคอมพิวเตอร์สามารถจัดการได้หากมีทรัพยากรทางการเงิน แต่การหยุดทำงานของอินเทอร์เน็ตในพื้นที่และการเข้าถึงที่ไม่แน่นอนอาจทำให้ทีมเสมือนไร้ความสามารถ นี่อาจเป็นความท้าทายที่ร้ายแรงสำหรับทีมเสมือนจริงที่มีกำหนดเวลาที่ยาก
2. แม้ว่าการสื่อสารจะเป็นประโยชน์หากผู้จัดการใช้ความพยายามและใช้เครื่องมือที่เหมาะสม การสื่อสารอาจเป็นอุปสรรค์ใหญ่ที่จะเอาชนะได้ ปัญหานี้แพร่หลายในการส่งข้อความหรืออีเมล ซึ่งอาจตีความน้ำเสียงผิดไป สิ่งนี้สามารถทำลายความไว้วางใจ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมเสมือนจริง แม้แต่การประชุมทางวิดีโอก็อาจเป็นปัญหาได้ นอกเสียจากว่าการประชุมเสมือนจริงจะดำเนินการอย่างดี อาจเป็นเรื่องน่าอึดอัดใจและยากสำหรับบางคนที่จะเข้าร่วม
3. นอกจากนี้ยังอาจเป็นเรื่องยากที่จะหาเวลาสร้างสัมพันธ์เมื่อสมาชิกในทีมไม่อยู่ด้วย บ่อยครั้งที่ทีมเสมือนจริงทำงานร่วมกันเพียงชั่วคราว ซึ่งทำให้ยากสำหรับพวกเขาในการสร้างความไว้วางใจและการเชื่อมต่อ แม้ว่าพวกเขาจะมีเวลาทำความรู้จักกัน แต่อุปสรรคทางเทคนิคอาจเป็นความท้าทายที่ยากจะเอาชนะ
4. สุดท้าย ทีมเสมือนสามารถสร้างความปวดหัวให้กับผู้จัดการที่รับผิดชอบในการกำกับพวกเขาได้ ผู้จัดการต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีและเครื่องมือที่เหมาะสมในการมอบหมาย ตรวจสอบ และติดตามความคืบหน้าของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีนี้เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการเสมือน

เอาชนะความท้าทายของทีมเสมือน

การทำงานเป็นทีมคือกุญแจสู่ความสำเร็จของทีม ไม่ว่าจะแบบเสมือนจริงหรือไม่ก็ตาม การฝึกสร้างทีมช่วยได้ แต่แม้ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด ก็ยังมีสิ่งท้าทาย ที่พบมากที่สุดคือการสื่อสารที่ไม่ดี เนื่องจากการสื่อสารเป็นวิธีเดียวที่จะส่งคำแนะนำ ไม่ว่าจะด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร หากการสื่อสารประสบปัญหา โครงการก็เช่นกัน

สิ่งสำคัญคือต้องส่งเสริมการสื่อสารที่ดีภายในทีมเสมือนจริง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการได้รับคำติชมอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุงหากจำเป็น คุณจะแปลกใจว่าสามารถเอาชนะความขัดแย้งได้ด้วยการสื่อสารแบบเปิดและปฏิสัมพันธ์เชิงบวก

วิธีสร้างทีมเสมือน

หากคุณมั่นใจว่าทีมเสมือนเหมาะสมกับองค์กรของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการเรียนรู้วิธีการรวมทีมเข้าด้วยกัน

การสร้างทีมเสมือนต้องมีขั้นตอนที่คล้ายกันซึ่งจะมาพร้อมกับการรวบรวมทีมใดๆ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากทีมเหล่านี้ทำงานอยู่ห่างจากกันและผู้จัดการของพวกเขา จึงมีความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร

ซื้อเข้าจากทีมอย่างปลอดภัยด้วยการเน้นย้ำถึงประโยชน์

สิ่งแรกที่ต้องทำคือต้องแน่ใจว่าทุกคนพร้อมที่จะตัดสินใจเดินทางไกล ที่สำคัญที่สุดคือทีมผู้นำ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดให้มีการฝึกอบรมเพื่อแสดงประโยชน์ของทีมเสมือนเพื่อรับการตอบรับจากผู้นำ

คุณสามารถแนะนำให้ผสมผสานพนักงานจากระยะไกลและแบบดั้งเดิมเข้าด้วยกัน ในการทำเช่นนั้น คุณต้องเห็นทีมเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ที่ให้ความได้เปรียบทางการแข่งขัน หากคุณเพียงแค่แนะนำทีมเสมือนจริงแบบครั้งเดียว คุณจะไม่เรียกร้องระดับความสามารถที่คุณต้องการ

ตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานและรับเครื่องมือระยะไกล

เมื่อคุณมีข้อตกลงในระดับผู้บริหารแล้ว คุณจะต้องมีกระบวนการในการประเมินประสิทธิภาพของทีมเสมือนของคุณ นั่นหมายความว่าคุณจะต้องให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานร่วมกับทีมเสมือนด้วย

โดยปกติ คุณจะไม่สามารถมีทีมเสมือนจริงได้ หากคุณไม่ได้จัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่แข็งแกร่งสำหรับพวกเขาให้ทำงาน มีเครื่องมือมากมายที่สามารถเชื่อมต่อสมาชิกในทีมได้ เช่น ProjectManager, Zoom, Slack, G-Suite และอื่นๆ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบใดก็ตามที่ทำงานได้ดีที่สุดกับองค์กรของคุณคือการลงทุนที่จำเป็น

ประสานวัฒนธรรมการทำงานทางไกล

สุดท้ายนี้ วัฒนธรรมองค์กรในองค์กรของคุณจะต้องลงทุนอย่างเต็มที่ในการใช้ทีมเสมือน ซึ่งไม่เพียงแต่รวมถึงการยอมรับทีมเสมือนเป็นส่วนสำคัญขององค์กรโดยรวม แต่ยังรวมถึงความมุ่งมั่นในการสื่อสารเพื่อให้ทีมเสมือนอยู่ในส่วนควบ

วิธีสร้างทีมเสมือนที่ประสบความสำเร็จด้วย ProjectManager

คุณจะทำให้ทีมเสมือนจริงประสบความสำเร็จได้อย่างไร? ปฏิบัติต่อทีมเสมือนของคุณเหมือนกับที่คุณทำกับทีมที่ทำงานในสำนักงานกับคุณ ทีมเสมือนสามารถเป็นองค์ประกอบหนึ่งของกลยุทธ์ที่ชนะได้มากเท่ากับโมเดลแบบดั้งเดิม

คุณจะต้องมอบเครื่องมืออันทรงพลังแก่พวกเขาแบบเดียวกับที่พวกเขามีหากทำงานเคียงข้างคุณในสำนักงาน นั่นคือที่มาของ ProjectManager เราเป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่จัดระเบียบโครงการ ไม่ว่าทีมจะอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกันหรือทำงานในทั้งสี่มุมโลก

วางแผนโครงการด้วยทิศทางที่ชัดเจน

ทีมต้องการความเป็นอิสระเพื่อให้ประสบความสำเร็จ แต่พวกเขายังต้องการทิศทางที่ชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิผล ProjectManager มีเครื่องมือที่จะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้ว่าต้องทำอะไรในแต่ละงานที่ได้รับมอบหมาย แผนภูมิ Gantt อันทรงพลังของเราทำให้ผู้ใช้สามารถป้อนงานด้วยวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด จากนั้นจึงวางแผนผังบนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ ทำให้มองเห็นทั้งโครงการได้ง่ายในพริบตา

เปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน

สามารถแท็กงานตามลำดับความสำคัญได้ ดังนั้นทีมจึงทราบงานที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเพื่อเริ่มต้น แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของวิธีที่เราช่วยเหลือทีม ซอฟต์แวร์ของเราช่วยให้พวกเขามีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน ซึ่งพวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็น แนบไฟล์ และแท็กสมาชิกของทีมโครงการเพื่อแสดงความคิดเห็น พวกเขายังสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับแต่ละงานและจัดการงานของพวกเขาได้

ได้หลายวิธีในการทำงาน

แม้ว่าผู้จัดการโครงการมักจะชอบวางแผนและกำหนดเวลาโครงการด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา พวกเขาอาจต้องการเครื่องมือที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันมากกว่า นั่นเป็นเหตุผลที่เราเสนอมุมมองโครงการหลายแบบ ทีมสามารถใช้มุมมองรายการงาน มุมมองปฏิทิน หรือแม้แต่มุมมองบอร์ดคัมบังเพื่อแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ เราให้ทางเลือกกับทีมเสมือน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมเสมือนเชื่อมต่อกันในขณะที่ให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการโครงการในการทำงาน ซอฟต์แวร์ของเราช่วยวางแผน ตรวจสอบ และรายงานในทุกขั้นตอนของโครงการ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือทำงานเมื่อใด เราคือข้อดีของการจัดการทีมเสมือนจริง ดูว่าเราจะทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยทีมเสมือนของคุณด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้