制定工作計劃的最佳方式

在實現目標之前，您需要計劃如何實現這些目標。 工作計劃為實現這些期望的目標和目標創造了清晰的路徑。 沿著這條路徑將有資源、約束和其他需要在您的計劃中描述的工作管理元素。

當然，工作計劃不會由一個人編寫和發起。 這是一個項目團隊的行動計劃，最終應提交給董事會成員和利益相關者以供批准。 一旦一切都說完了，你就可以繼續制定你的工作計劃的其餘部分。

如果您在項目管理軟件中構建工作計劃，那麼很容易繼續迭代您的計劃並隨著時間的推移進行改進。 如果該軟件是在線的，那麼每個人都可以實時協作，並確切地知道需要哪些步驟才能獲得理想的結果。

顯然，工作計劃非常重要，所以讓我們深入研究如何制定並獲得批准。

什麼是項目工作計劃？

項目工作計劃是另一個名稱的項目管理計劃。 如果做得好，您的項目工作計劃將通過烘焙任務、里程碑、可交付成果、資源、預算要求和將它們編織在一起的時間表，清楚地闡明和概述實現項目目標所需的步驟。

它通常最適合大型項目和計劃，但實際上可以在任何級別上使用。 在開始您的工作計劃之前，請考慮使用 SMART 目標：創建具體的、可衡量的、可實現的、相關的和與時間相關的目標。 這應該可以幫助您從正確的角度開始您的計劃。

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為什麼需要工作計劃？

正如我們所提到的，您的工作計劃將作為整個項目的路線圖。 它不僅可以讓您和您的團隊保持井井有條，還可以確保您獲得關鍵利益相關者、相關部門、相關責任/風險領導者等的支持。

此外，它有助於管理利益相關者級別以及管理人員和團隊成員級別的期望——每個從右腳開始的人都有更好的機會以右腳著地。

如何制定工作計劃

創建工作計劃是一個非常複雜的過程，在您向利益相關者展示之前，需要盡可能多的既定細節。 這是您需要關注的內容。

1. 確定項目名稱、目的和一般時間表

通過這樣做，您可以告訴您的項目審批者，考慮到項目的目的，您的項目將需要四分之一、六個月或一年的時間，以及您將在此步驟之後填寫的其餘信息。

您還應該告訴您的項目審批者您的項目的目的。 您的項目會更好地滿足客戶需求嗎？ 也許您的競爭對手發布了您擁有的產品的升級版本，您需要擴大規模以滿足市場需求。 無論最終目標是什麼，請確保立即說明它。

2. 把你的工作計劃放到上下文中

寫一個介紹和背景，以更好地概述您為什麼需要這個項目，以及是什麼讓您首先考慮嘗試實現該最終目標。 創建上下文並確定問題有助於解釋您為什麼需要解決方案。 這將有助於促進良好的整體工作管理。

3.建立你的目標和目的

你的目標可能聽起來像你的目的，但它們更具體一點，因為它們更面向長期——即，你的團隊更多地了解了啟動錯誤修復的過程或如何更直接地響應客戶/市場反饋。

同樣，您的項目目標應該是可衡量的。 例如，該項目啟動後的目標是增加 xx% 的活躍月度訂閱者，或產生一定美元的收入。

最好在此處使用您的 SMART 目標。 確定什麼是具體的、什麼是可衡量的、什麼是可實現的、什麼是相關的以及在項目時間框架內可以完成什麼。

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4. 定義和協調你的資源

當您定義和協調您的資源時，請務必解決以下問題：

• 有多少預算將用於這個項目？
• 預算將從哪個部門分配？
• 團隊中需要誰？
• 需要哪些項目規劃工具（如時間跟踪、團隊協作、項目管理工具）來簡化項目？

5. 了解你的限制

尤其要考慮時間、預算和資源的三重約束。 因為此時，您已經在前面的步驟中列出了所有三個，您現在可以考慮可能阻礙這些流程的風險。

也許你的一些團隊成員在這段時間裡請了幾天病假； 也許必須執行意想不到的任務； 也許您的某些工具崩潰了，需要從預算中提取更多資金。 無論您的約束是什麼，都要考慮任何可能導致全面約束的風險，這可能會影響可交付成果的完成，甚至影響項目的目標和目的。

6. 討論風險和責任

需要從盡可能多的角度評估風險。 考慮帶薪休假、員工累積的休假時間和公司假期。 考慮任何可能直接影響您的預算或時間表的異常事故。 然後指定某人負責，以防環境變得有利於這些風險成為現實。 建立一種責任感，使所有團隊成員都能在項目的成功結果中擁有可衡量的利益，以最大程度地減少出錯的可能性。

使用細齒梳不僅涵蓋基礎知識，還涵蓋項目工作計劃中的每個細節。 已經涵蓋了每個潛在的問題或危險信號，您將能夠獲得利益相關者的認可，並以正確的期望開始您的項目。

請記住，您的工作計劃是指導您的項目的行動計劃，因此您對約束和潛在風險的詳細信息越多，您的團隊就越能更好地執行任務以產生可交付成果並實現目標和目的。

工作計劃模板

我們的工作計劃模板可以幫助您記錄上述步驟。 確保不斷監控您的模板並在計劃過程中發生變化時對其進行更新。

制定工作計劃所需的工具

要創建工作計劃，您應該從工作分解結構開始，以確定完成項目所需的所有工作。 然後，根據 WBS 的調查結果，您將能夠創建一個時間表來標記任務、可交付成果、它們的依賴關係、里程碑、哪個任務分配給哪個部門和團隊成員、每個任務的批准級別， ETC。

在這一點上，許多項目經理會使用甘特圖以瀑布模式整理他們的時間線。 如果項目足夠小或有意義，許多項目經理將使用工具來幫助他們在簡單的任務列表中整理任務和可交付成果。

例如，我們的甘特圖可幫助您隨著時間的推移創建項目任務的可視化視圖。 您可以輕鬆查看項目開始日期、每個項目任務是什麼、分配給誰、每個任務預計需要多長時間以及整個項目的完成日期。

要了解有關甘特圖和其他項目規劃工具如何幫助您制定完美工作計劃的更多信息，請觀看下面的短視頻。 我們將快速向您展示項​​目規劃軟件可以改進您的規劃、執行和報告的所有方式，以便您可以自信地制定工作計劃。

ProjectManager 可以幫助您制定工作計劃

從管理團隊到管理利益相關者，對項目的每個細節進行分類並非易事。 它需要在了解您的項目時間表、構成項目範圍的任務、潛在風險、平衡預算和分配資源之間取得微妙的平衡。 更不用說，在做這一切的同時牢記客戶的最終需求和項目目標。

工作計劃模板可以幫助您組織您的想法，但為了創建您的行動計劃並執行它，您需要一個動態的項目管理軟件來幫助您完成整個計劃、執行和監控階段。

借助 ProjectManager，我們基於雲的甘特圖可讓您安排整個項目時間表、分配任務、創建依賴關係並跟踪所有內容。 此外，我們還有團隊協作功能，讓您的員工和經理可以對任務發表評論、附加必要的文件並相互互動，無論他們身在何處。

ProjectManager 還具有資源管理工具，可讓您平衡整個團隊的工作時間。 這有助於確保無論如何平衡您的時間、工具和資源。

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