如何通過 5 個步驟製作甘特圖
已發表: 2022-08-23甘特圖已經存在了很長時間，但是自從它們從模擬遷移到數字之後，它們的易用性使它們成為項目管理的主要內容。
什麼是甘特圖？
甘特圖是一個堆積條形圖，它在時間線上組織項目的工作活動，顯示它們的持續時間、依賴關係，並允許項目經理將它們分配給他們的團隊成員。 甘特圖是重要的項目計劃和調度工具。
甘特圖的左側是任務列表，右側是條形圖時間線，這些任務根據它們在項目中發生的時間放置在其中。 每個任務都有一個開始日期和一個結束日期。 這就是任務的持續時間。 它在圖形上是兩點之間的一條線。
這種佈局使項目經理可以輕鬆查看任務是什麼，每個任務何時開始和結束，以及任務需要多長時間才能完成。 甘特圖還顯示了任務重疊的位置、重疊程度以及整個項目的持續時間。
甘特圖有什麼用？
甘特圖是具有多種用途的多功能項目管理工具。 它們用於計劃、安排和監控項目。 在規劃階段，甘特圖幫助項目經理可視化項目時間表，以便他們可以定義何時需要哪些資源，如何分配工作量，並了解項目的關鍵路徑活動是什麼。
然後，一旦所有項目活動都包含在甘特圖中，就更容易創建準確的項目進度表以按時執行項目計劃。 因此，甘特圖顯示了完成項目需要哪些任務，以及它們需要多長時間。 但是，您如何規劃和安排一個成功的項目呢？ 以下是製作甘特圖的五個步驟。
製作甘特圖的步驟
有幾種方法可以製作甘特圖。 如果你想成為一個傳統的項目經理，你可以拿出紙和鉛筆。 這可能是開始製定計劃的好方法，但對於管理項目及其所有問題和變化是不可行的。
為了讓事情變得更容易，我們提供了一個免費的甘特圖模板，它為您提供了一個 Excel 電子表格來填寫字段。 但是，如果您將日程安排在電子表格上，那將是一個問題。 創建 Excel 是為了製作簡單直觀的時間表，但它不是項目管理工具。 您真正需要的是具有甘特圖製作功能的項目管理軟件。 我們建議將電子表格上傳到我們的在線甘特圖軟件。 其好處詳述如下。
也就是說，無論您選擇 Excel 甘特圖模板還是甘特圖軟件，您仍然必須完成收集製作甘特圖所需的所有計劃數據的步驟。 完成以下五個步驟後，請花點時間繼續閱讀。 我們將解釋如何將您的甘特圖在線放入我們的軟件中，使其成為一個活的文檔，不僅可以計劃您的日程安排，還可以幫助您執行它。
1.製作任務清單
在你可以繪製出工作之前，你必須有一個清單。 此任務列表必須徹底和完整才能有效。 因此，建議您使用工作分解結構 (WBS)。
這個工具，就像它的名字一樣，將更大的、複雜的（或小的、更簡單的）項目分解成單獨的活動。 它從最終的可交付成果開始，然後逐步倒退，以獲得完成項目所需的基本步驟。
當您收集任務時，回顧相關項目的歷史數據以了解它們的持續時間並沒有什麼壞處。 此外，與經歷過類似項目的人交談，無論他們是團隊內部還是外部，都可以幫助您進入下一步。
相關：工作分解結構 (WBS) 模板
2. 任務的開始日期和結束日期是什麼？
這是您接受任務並在項目時間表上對它們進行排序的時候。 某些任務可能會同時由不同的團隊成員執行，甚至是可能的。
當您確定開始日期時，您的任務將顯示在該日期的條形圖時間線上。 然後根據您在最後一步中獲得的知識，對任務完成的時間進行估計。 這將創建兩個點和它們之間的條，標記在整個項目過程中完成任務所需的時間。
這是為項目制定計劃的第一步。 任務的持續時間是開始日期和結束日期之間的時間。 現在你正在用煤氣做飯。 您不再只有一個任務列表，而是在時間線上佈置的項目的可視化表示。 一旦您執行項目，這將為您的進度提供一目了然的幫助。
3. 添加里程碑
將里程碑添加到甘特圖以標記項目可交付成果或工作階段的完成。 當您想收集每一項任務時，無論多麼微小，您都不想忽視大局。 甘特圖允許您將項目分成幾個階段或在項目的一個大的獨特部分完成時進行標記。
在項目中有里程碑是有幫助的。 看到你已經完成了大部分項目，不僅鼓舞士氣，而且描繪了關鍵事件，就像通往最終目的地的路線上的路標一樣。
4. 識別任務依賴
雖然某些任務可以同時執行，但其他任務在另一個完成之前無法啟動。 這些稱為任務依賴項。 如果它們未被識別，它們可能會在您的團隊的工作流程中造成瓶頸。
有四種類型的任務依賴關係。
- 完成到開始：任務在完成之前無法開始。
- 從頭開始：任務要到開始前的任務才能開始。
- 完成到完成：任務不能在它結束之前結束。
- 開始到結束：任務不能在開始之前結束。
一旦確定了這些任務依賴關係，通過鏈接相關任務在甘特圖上創建它們。 這樣一來，您就可以輕鬆查看哪些任務相互依賴。
5. 開始分配
在甘特圖上確定任務、里程碑、持續時間和依賴關係後，您就可以開始分配任務了。 這是你給團隊成員工作的地方。 他們現在負責按時完成分配給他們的任務。
項目經理可以使用甘特圖來創建項目進度表，並作為視覺指南來跟踪團隊在完成任務時的進度。 但是，如果您使用的是高級項目管理軟件，甘特圖可以做的更多。
ProjectManager 如何超大您的甘特圖
無論您是使用我們的甘特圖模板還是只是在 Excel 或 Google 表格電子表格中收集了任務列表，您都可以通過將文檔導入 ProjectManager 甘特圖製作器來將其提升到一個新的水平。 您可以導入 MS Project、CSV 或 Excel 文件，您的任務會自動分佈在條形圖時間線上。
然後，您可以在甘特圖工具的左側選擇您想要的列。 在那裡，您可以添加開始和結束日期、識別子任務並估計每個活動的持續時間。 里程碑由菱形符號添加，並且可以鏈接任務依賴關係。
當需要將任務分配給您的團隊成員時，您可以直接從我們的甘特圖工具中執行此操作。 然後團隊成員可以在執行任務時將甘特圖視圖用作協作平台。 因為 ProjectManager 是一個基於雲的項目管理軟件，他們可以隨時隨地訪問它，這對於分佈式團隊來說非常有用。
團隊成員還可以在任務級別發表評論，根據需要添加文檔。 我們有無限的文件存儲空間，因此他們可以附加任何必要的圖像或交接文件。 如果團隊成員對項目經理或其他未分配任務的項目成員有疑問，他們可以@他們，該人將收到電子郵件通知，因此他們可以加入討論。
輕鬆編輯和自動化
關於甘特圖的一個抱怨是它們難以編輯。 但 ProjectManager 使更改任務持續時間、添加任務依賴項和更新甘特圖變得像拖放一樣簡單。 只需抓住您的開始日期和結束日期並將其移動到您想要的位置。 就這麼容易。
在線甘特圖也可以自動化，所以如果一個任務被延遲，依賴它的任務的日期將被調整以避免任何調度錯誤。 電子郵件通知也可以自動化，以便在任務完成時讓項目經理和團隊成員保持最新狀態。 ProjectManager 實現了甘特圖在項目管理中的承諾。
製作甘特圖還有哪些軟件？
如今，項目經理可以訪問不同的甘特圖模板、甘特圖工具和項目管理軟件。 這些是最常見的選擇。
微軟Excel
您可以使用 Excel 電子表格和條形圖創建基本的甘特圖。 以下是使用 Excel 創建甘特圖的一些優缺點：
優點：
- 如果您有 Microsoft Office 許可證，這是一個廉價的解決方案。
- 您的團隊成員可能熟悉 Microsoft Excel。
- 您可以在整個網絡中使用甘特圖 Excel 模板。
缺點：
- Microsoft Excel 不是項目管理軟件，因此它沒有其他補充功能，例如時間跟踪、工作量管理、任務管理等。
- 它是一個需要手動更新的靜態文檔，缺少重要的功能，例如識別關鍵路徑、為團隊成員分配任務、識別任務依賴關係等。
- 每個想要查看甘特圖的團隊成員都需要下載一個 Excel 文件，每次更新一個文件。
微軟項目
Microsoft Project 或 MS 項目是一種項目管理工具，可讓您創建比 Excel 電子表格更好的甘特圖。 但是，它也有局限性。
優點：
- 除了甘特圖製作器之外，它還具有其他項目管理功能。
- Microsoft 項目甘特圖比 Excel 甘特圖更容易更新。
- MS 項目甘特圖比 Excel 甘特圖具有更多功能。
缺點：
- 這是一個昂貴且難以使用的項目管理軟件。
- 它不是基於雲的甘特圖工具，因此需要您將其安裝在每個團隊成員的計算機上。
- 不適用於 Mac 電腦。
谷歌表格
谷歌表格甘特圖分享了我們上面討論的一些優點和缺點。
優點：
- 它是一種促進團隊協作和文件共享的在線工具。
- 它具有友好的用戶界面，並且易於使用。
- 允許您使用其電子表格和條形圖創建基本的甘特圖。
缺點：
- Google 表格不是項目管理工具，因此它沒有其他補充功能，例如時間跟踪、工作量管理、任務管理等。
- 就像 Excel 一樣，它只允許您創建一個簡單的甘特圖，缺少重要的功能，例如識別關鍵路徑、將任務分配給團隊成員、識別任務依賴關係等。
如您所見，儘管這些是創建甘特圖的最常用方法，但它們並不是項目經理需要的理想解決方案。 ProjectManager 具有正確的項目管理功能，不僅可以讓您創建甘特圖，還可以從頭到尾管理您的項目。
ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件。 我們的在線甘特圖製作工具為項目經理提供了控制進度、鏈接任務依賴關係並通過集成報告跟踪進度的工具。 團隊成員獲得了一個協作平台，可以更高效地工作。 這只是我們軟件的一個方面，它還具有看板、日曆和列表視圖。 了解我們如何利用我們的 30 天免費試用版幫助您管理下一個項目。