作為項目經理如何監控日常進度

已發表: 2022-08-23

人們喜歡監控一切，從體重到財務狀況，因此管理者想要監控項目的日常進度是很自然的。 PMP 詹妮弗·布里奇斯（Jennifer Bridges）向您展示瞭如何做。

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回顧——如何作為項目經理監控日常進度

詹妮弗說，當一些人被問及他們的項目計劃進展如何時，她感到非常沮喪。每個人都在監控一切，那麼為什麼不是一個項目呢？

但什麼是進步，真的嗎？它正在朝著一個目的地前進。有一個開始，一個中間和一個結束。在項目方面，有昨天，或歷史。有今天，這是實時的現在。然後是明天，或者未來，我們稱之為預測。

當我們監控進度時，我們正在做的是問，“我們現在在哪裡，我們應該在哪裡？” 換句話說，與我們在計劃中陳述的項目目標相比，我們的實際進展是多少？

查看這兩點，我們正在處理一些差異：

了解項目在這些指標方面的位置是監控進度的關鍵，以及您是否準時、落後或提前。

詹妮弗建議採取以下三步行動：

設置您的時間間隔：這意味著您每天都有時間查看報告。選擇最適合您的時間。早上可能是最好的，但在工作日完成後的中午甚至晚上也可以工作。一個先決條件是數據是實時的，因此它是準確和最新的。
收集您的數據：要提供您的報告，您需要數據。報告只會與您收集的數據一樣好。幸運的是，有很多方法可以獲得良好的數據，從軟件工具到更直觀的手段，如地圖、監視器、拖拉機、秤等。您也可以進行調查、民意調查或採訪。了解如何使用數據成為更好的管理者。
評估與調整：你有時間，也有數據，但你會用它做什麼？您根據差異對其進行評估並確定您在項目中的位置。然後你調整、重新談判或重新設定基準，讓自己到達你想成為的地方，如果你不在那裡的話。

專業提示：您可以用作監控項目日常進度的另一個指標是它的關鍵路徑。這是通過網絡圖找出完成項目的最短時間的最長持續時間路徑。它可以幫助您確定優先級、將精力集中在哪里以及您可以在哪裡減少日程安排。

感謝收看！

今天，我們討論的是如何作為項目經理監控日常進度。好吧，我覺得有趣的是，如果你問“你在項目中的什麼位置？”，有時人們幾乎會被冒犯或變得防禦。

事實上，在生活中，我們總是在監控一切。我們監控我們的體重。我們監控我們的飲食。我們監控我們的財務狀況。現在人們可以監視他們的孩子。那麼，讓我們看看為什麼監控您的項目如此重要。

嗯，首先，當我們談論進步時，我們談論的是朝著目的地前進。在一個項目中，我們有一個開始日期和一個結束日期。所以我們想知道我們什麼時候開始，什麼時候停止。

所以總是有人問團隊，你知道，“我們在進步嗎？我們到了嗎？” 有時人們喜歡有一個跡象，“是的，我們正在進步。” 所以這是個好消息。

因此，當我們談論進展時，我們正在關注不同的時間間隔。有時我們會看看昨天我們做了什麼？所以我們正在回顧過去。

有時我們想知道，我們今天在做什麼？像現在這樣？然後有時我們擔心明天，我們想知道未來的預測。

當我們看到這個時，所有這些都是某種形式的數據。它可能是歷史的，可能是實時的，也可能是預測的。

所以現在讓我們再看看……再一次，當我們看到進步時，我們在看我們現在在哪裡，我們應該在哪裡？

因此，如果我們看看我們現在在哪裡，我們正在查看實際進展與預期進展、我們的目標，以及我們的合同期望。

因此，當我們查看這兩者之間的差異時，我們談論的是某種形式的差異。

以下是我們要在項目中監控的內容。所以我們想看看時間。我們與時間表的關係在哪裡？我們提前了嗎？我們落後於計劃了嗎？

我們還想看看成本，特別是我們的預算。我們是否達到我們的預算？我們是否超出預算？我們想知道這筆錢。

因此，我們還想查看範圍，因為範圍開始是我們正在生產的可交付成果、產品或服務。

然後我們也要看人，人夠不夠？我們的人太多了嗎？我們需要如何補償？

因此，讓我們看看我們如何監控，特別是我們希望每天查看的內容。所以首先，你設置你想要監控的時間間隔。

例如，如果您每天都在監控，您可能希望在早上、中午甚至晚上查看特定的報告或預測。理想情況下，在一個項目中，您可以實時查看事物。

那麼你想收集你的數據。因此，當我們談論收集數據時，我們想看看我們收集這些數據的方法。

所以今天最棒的事情是您擁有我們可以查看的各種項目管理軟件或工具，這使得它變得超級簡單。然後我們也可以看看不同的視覺效果。

今天我們有各種各樣的交互方法，比如交互式地圖，可能是交互式監視器或跟踪器或比例尺。我們還可以對團隊中的人員進行調查。我們還可以進行民意調查，也可以提取不同的報告。

一旦我們收集了我們的數據，現在我們將如何處理它？我們可以使用這些數據再次評估我們所處的位置。根據我們所處位置的差異，我們可以進行調整。

再次，看看我們是否提前，我們是否落後於計劃，然後知道如何調整以重回正軌。根據我們所處的位置，我們可能需要重新協商項目的某些內容。如果是這樣，我們也可以重新設置基線。

因此，如果您需要一個可以幫助您完成日常工作的工具，那麼現在就在 ProjectManager.com 上註冊我們的軟件。