كيفية مراقبة التقدم اليومي كمدير مشروع
نشرت: 2022-08-23يحب الناس مراقبة كل شيء ، من وزنهم إلى مواردهم المالية ، لذلك من الطبيعي أن يرغب المديرون في مراقبة التقدم اليومي في مشاريعهم. جينيفر بريدجز ، PMP ، توضح لك كيف.
الموضوعات ذات الصلة: كيف يستخدم مديرو المشروع لوحات المعلومات في الوقت الفعلي لمراقبة التقدم
قيد المراجعة - كيفية مراقبة التقدم اليومي كمدير مشروع
قالت جينيفر إنها فوجئت بمدى انزعاج بعض الناس عندما سُئلوا عن كيفية تقدم خطة مشروعهم. يراقب الجميع كل شيء دائمًا ، فلماذا لا يكون مشروعًا؟
ولكن ما هو التقدم حقا؟ إنها تتحرك نحو الوجهة. هناك بداية ووسط ونهاية. من حيث المشروع ، هناك الأمس ، أو التاريخي. يوجد اليوم ، وهو الآن في الوقت الفعلي. ثم هناك غدًا ، أو المستقبل ، ما نسميه التوقعات.
عندما نراقب التقدم ، فإن ما نقوم به يسأل ، "أين نحن الآن وأين يجب أن نكون؟" بمعنى آخر ، ما هو تقدمنا الفعلي مقارنة بأهداف المشروع التي ذكرناها في خططنا؟
بالنظر إلى هاتين النقطتين ، فإننا نتعامل مع بعض الاختلافات:
- الوقت الذي يشير إلى الجدول الزمني
- التكلفة ، والتي تشير إلى الميزانية
- النطاق ، والذي يشير إلى المخرجات والمنتجات والخدمات
- الموارد ، والتي تشير إلى الأشخاص والأدوات والمواد المستخدمة في المشروع
إن معرفة مكانة المشروع من حيث هذه المقاييس أمر أساسي لمراقبة التقدم ، وما إذا كنت في الوقت المحدد أو متأخرًا أو قبل الموعد المحدد.
كيف تراقب مشروعك يوميا
اقترحت جينيفر مسار العمل هذا المكون من ثلاث خطوات:
- تعيين الفترات الزمنية الخاصة بك: هذا يعني وجود وقت كل يوم تستعرض فيه التقارير. اختر الوقت الذي يناسبك. قد يكون الصباح هو الأفضل ، لكن الظهيرة أو حتى في الليل بعد انتهاء يوم العمل قد تنجح. الشرط الأساسي الوحيد هو أن تكون البيانات في الوقت الفعلي ، لذا فهي دقيقة وحديثة.
- اجمع بياناتك: لتغذية تقاريرك ، أنت بحاجة إلى بيانات. ستكون التقارير جيدة مثل البيانات التي تجمعها. لحسن الحظ ، هناك العديد من الطرق للحصول على بيانات جيدة ، من أدوات البرامج إلى المزيد من الوسائل المرئية ، مثل الخرائط والشاشات والجرارات والمقاييس وما إلى ذلك. يمكنك إجراء استطلاعات الرأي أو استطلاعات الرأي أو المقابلات أيضًا. تعرف على كيفية استخدام البيانات لتصبح مديرًا أفضل.
- التقييم والتعديل: لديك وقت ولديك بيانات ، ولكن ماذا تفعل بها؟ تقوم بتقييمه مقابل الفروق وتحديد مكانك في المشروع. ثم تقوم بالتعديل أو إعادة التفاوض أو إعادة خط الأساس لتصل إلى المكان الذي تريد أن تكون فيه ، إذا لم تكن هناك.
نصيحة احترافية: هناك شيء آخر يمكنك استخدامه كمقياس لمراقبة التقدم اليومي لمشروعك وهو المسار الحرج. هذا هو أطول مسار من خلال مخطط الشبكة لمعرفة أقصر وقت لإكمال المشروع. يمكن أن يساعدك في تحديد الأولويات ، وأين تركز جهودك وأين يمكنك قطع الجدول الزمني.
شكرا للمشاهدة!
النسخ
اليوم ، نتحدث عن كيفية مراقبة التقدم اليومي كمدير مشروع. حسنًا ، أجد أنه من المثير للاهتمام أنه في بعض الأحيان يمكن أن يشعر الناس بالإهانة أو يصبحوا دفاعيين إذا سألت ، "أين أنت في المشروع؟"
في الحقيقة ، في الحياة ، نحن نراقب كل شيء دائمًا. نحن نراقب وزننا. نحن نراقب نظامنا الغذائي. نحن نراقب مواردنا المالية. في الوقت الحاضر يمكن للناس مراقبة أطفالهم. حسنًا ، دعونا نلقي نظرة على سبب أهمية مراقبة مشاريعك.
حسنًا ، أولاً وقبل كل شيء ، عندما نتحدث عن التقدم ، فإننا نتحدث عن التحرك إلى الأمام نحو الوجهة. وفي المشروع لدينا تاريخ بدء وتاريخ انتهاء. لذلك نريد أن نعرف متى بدأنا ومتى نتوقف.
لذلك هناك دائمًا أشخاص يسألون في الفريق ، كما تعلمون ، "هل نتقدم؟ هل وصلنا؟" وأحيانًا يرغب الناس في الحصول على إشارة ، "نعم ، نحن نتقدم." لذا فهذه أخبار جيدة.
لذلك عندما نتحدث عن التقدم ، فإننا ننظر إلى فترات زمنية مختلفة. أحيانًا ننظر إلى ماذا فعلنا بالأمس؟ لذلك نحن ننظر إلى الماضي.
نريد أحيانًا أن نعرف ، ماذا سنفعل اليوم؟ مثل الآن؟ ثم في بعض الأحيان نشعر بالقلق حيال الغد ، نريد أن نعرف عن التوقعات المستقبلية.
وعندما ننظر إلى هذا ، كل هذا شكل من أشكال البيانات. يمكن أن تكون تاريخية ، قد تكون في الوقت الحقيقي ، أو يمكن أن تكون مرة أخرى توقعات.
الآن دعونا ننظر إلى ... مرة أخرى ، عندما ننظر إلى التقدم ، فإننا ننظر إلى أين نحن الآن وأين يجب أن نكون؟
لذلك إذا نظرنا إلى أين نحن الآن ، فإننا ننظر إلى التقدم الفعلي مقابل التقدم المتوقع ، وأهدافنا ، ومرات عديدة توقعاتنا التعاقدية.
لذلك عندما ننظر إلى الاختلاف بين هذين ، فإننا نتحدث عن شكل من أشكال التباين.
وإليك الأشياء التي نريد مراقبتها في المشروع. لذلك نريد أن ننظر إلى الوقت. أين نحن بالنسبة للجدول الزمني؟ هل نحن قبل الموعد المحدد؟ هل تأخرنا عن الجدول الزمني؟
نريد أيضًا أن ننظر إلى التكلفة ، وتحديدًا ميزانيتنا. هل نفي بميزانيتنا؟ هل نتجاوز ميزانيتنا؟ نريد أن نعرف عن المال.
لذلك نريد أيضًا أن ننظر إلى النطاق لأن النطاق يبدأ في أن يكون التسليمات التي ننتجها ، أو المنتجات أو ربما الخدمات.
ثم نريد أيضًا أن ننظر إلى الأشخاص ، هل لدينا عدد كافٍ من الأشخاص؟ هل لدينا الكثير من الناس؟ كيف نحتاج للتعويض؟
لذلك دعونا نلقي نظرة على كيفية مراقبتنا وتحديدًا نريد أن ننظر إليه يوميًا. لذلك أولاً وقبل كل شيء ، تقوم بتعيين الفواصل الزمنية الخاصة بك عندما تريد المراقبة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تراقب يوميًا ، فقد ترغب في إلقاء نظرة على تقارير أو توقعات محددة في الصباح ، ربما في الظهيرة أو حتى في الليل. وبشكل مثالي ، في المشروع الذي تنظر فيه إلى الأشياء في الوقت الفعلي.
إذن فأنت تريد جمع بياناتك. لذلك عندما نتحدث عن جمع البيانات ، نريد أن ننظر إلى الطرق التي نجمع بها تلك البيانات.
لذا فإن الشيء العظيم اليوم هو أن لديك جميع أنواع برامج إدارة المشاريع أو الأدوات التي يمكننا النظر إليها ، مما يجعلها بسيطة للغاية. ثم يمكننا أيضًا إلقاء نظرة على صور مختلفة.
اليوم لدينا جميع أنواع الأساليب التفاعلية مثل الخرائط التفاعلية ، وربما الشاشات التفاعلية أو أجهزة التتبع أو المقاييس. يمكننا أيضًا استطلاع رأي الأشخاص في الفريق. يمكننا أيضًا إجراء استطلاعات الرأي ويمكننا أيضًا سحب تقارير مختلفة.
وبمجرد أن نجمع بياناتنا ، الآن ماذا سنفعل بها؟ يمكننا استخدام هذه البيانات لتقييم مكاننا مرة أخرى. واستنادًا إلى تباين مكان وجودنا ، يمكننا أن نتطلع إلى التكيف.
مرة أخرى ، بالنظر إلى ما إذا كنا قبل الموعد المحدد ، هل تأخرنا عن الجدول الزمني ثم نعرف كيفية التكيف للعودة إلى المسار الصحيح. واعتمادًا على مكان وجودنا ، قد نحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن شيء ما في المشروع. وإذا كان الأمر كذلك ، فيمكننا أيضًا إعادة تحديد خط الأساس.
لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدك في تقدمك اليومي ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن على ProjectManager.com.