Comment surveiller les progrès quotidiens en tant que chef de projet

Les gens aiment tout surveiller, de leur poids à leurs finances, il est donc naturel que les managers veuillent suivre les progrès quotidiens de leurs projets. Jennifer Bridges, PMP, vous montre comment.

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En revue - Comment surveiller les progrès quotidiens en tant que chef de projet

Jennifer a dit qu'elle était surprise de voir à quel point certaines personnes étaient bouleversées lorsqu'on leur demandait comment progressait leur plan de projet. Tout le monde surveille toujours tout, alors pourquoi pas un projet ?

Mais qu'est-ce que le progrès, vraiment ? Il se dirige vers une destination. Il y a un début, un milieu et une fin. En termes de projet, il y a hier, ou l'historique. Il y a aujourd'hui, qui est le maintenant en temps réel. Ensuite, il y a demain, ou le futur, ce que nous appelons des projections.

Lorsque nous surveillons les progrès, nous nous demandons : « Où en sommes-nous maintenant et où devrions-nous être ? » En d'autres termes, quels sont nos progrès réels par rapport aux objectifs du projet que nous avions énoncés dans nos plans ?

En regardant ces deux points, nous avons affaire à quelques écarts :

• Le temps, qui fait référence à l'horaire
• Coût, qui fait référence au budget
• Portée, qui fait référence aux livrables, produits et services
• Les ressources, qui font référence aux personnes, aux outils et aux matériaux utilisés dans le projet

Savoir où en est le projet en termes de ces mesures est essentiel pour suivre les progrès et savoir si vous êtes dans les délais, en retard ou en avance sur le calendrier.

Comment surveiller votre projet au quotidien

Jennifer a suggéré ce plan d'action en trois étapes :

1. Définissez vos intervalles : cela signifie avoir un moment chaque jour pendant lequel vous passez en revue les rapports. Choisissez un moment qui vous convient le mieux. Le matin est peut-être préférable, mais midi ou même le soir après la fin de la journée de travail pourrait fonctionner. La seule condition préalable est que les données soient en temps réel, donc exactes et à jour.
2. Collectez vos données : Pour alimenter vos rapports, vous avez besoin de données. Les rapports ne seront aussi bons que les données que vous collectez. Heureusement, il existe de nombreuses méthodes pour obtenir de bonnes données, des outils logiciels aux moyens plus visuels, tels que les cartes, les moniteurs, les tracteurs, les balances, etc. Vous pouvez également mener des enquêtes, des sondages ou des entretiens. Apprenez à utiliser les données pour devenir un meilleur gestionnaire.
3. Évaluer et ajuster : Vous avez un temps et vous avez des données, mais qu'en faites-vous ? Vous l'évaluez par rapport aux écarts et déterminez où vous en êtes dans le projet. Ensuite, vous ajustez, renégociez ou rebasez pour vous rendre là où vous voulez être, si vous n'y êtes pas.

Pro-Tip : Une autre chose que vous pouvez utiliser comme métrique pour surveiller les progrès quotidiens de votre projet est son chemin critique. C'est le chemin le plus long à travers un diagramme de réseau pour déterminer quel est le temps le plus court pour terminer le projet. Cela peut vous aider à prioriser, où concentrer vos efforts et où vous pouvez réduire le calendrier.

Merci d'avoir regardé!

Transcription

Aujourd'hui, nous parlons de la façon de suivre les progrès quotidiens en tant que chef de projet. Eh bien, je trouve intéressant que parfois les gens puissent presque être offensés ou devenir sur la défensive si vous demandez : « Où en êtes-vous sur le projet ? »

En vérité, dans la vie, nous surveillons toujours tout. Nous surveillons notre poids. Nous surveillons notre alimentation. Nous surveillons nos finances. De nos jours, les gens peuvent surveiller leurs enfants. Eh bien, regardons pourquoi il est si important de surveiller vos projets.

Eh bien, tout d'abord, lorsque nous parlons de progrès, nous parlons d'un mouvement vers une destination. Et sur un projet on a une date de début et une date de fin. Nous voulons donc savoir quand nous avons commencé et quand nous nous arrêtons.

Il y a donc toujours des gens qui demandent dans l'équipe, vous savez : « Progressons-nous ? Sommes-nous déjà là?" Et parfois, les gens aiment avoir une indication, "Oui, nous avançons." C'est donc une bonne nouvelle.

Ainsi, lorsque nous parlons de progrès, nous examinons différents intervalles de temps. Parfois on regarde qu'est-ce qu'on a fait hier ? Donc, nous regardons le passé.

Parfois, nous voulons savoir, que faisons-nous aujourd'hui ? Comme maintenant? Et puis parfois on s'inquiète pour demain, on veut connaître les projections futures.

Et quand nous regardons cela, tout cela est une forme de données. Cela pourrait être historique, cela pourrait être en temps réel, ou cela pourrait encore être des projections.

Alors maintenant regardons… encore une fois, quand nous regardons les progrès, nous regardons où en sommes-nous maintenant et où devrions-nous être ?

Donc, si nous regardons où nous en sommes maintenant, nous examinons les progrès réels par rapport aux progrès attendus, nos objectifs et, bien souvent, nos attentes contractuelles.

Donc, quand on regarde la différence entre ces deux, on parle d'une certaine forme de variance.

Et voici les choses que nous voulons surveiller sur un projet. Nous voulons donc regarder le temps. Où en sommes-nous par rapport au calendrier ? Sommes-nous en avance sur le calendrier ? Sommes-nous en retard?

Nous voulons également examiner le coût, en particulier notre budget. Respectons-nous notre budget ? Dépassons-nous notre budget ? Nous voulons savoir pour l'argent.

Nous voulons donc également examiner la portée, car la portée commence par les livrables que nous produisons, les produits ou peut-être les services.

Et puis on veut aussi regarder les gens, est-ce qu'on a assez de monde ? Avons-nous trop de monde ? Comment devons-nous compenser?

Alors regardons comment nous surveillons et plus précisément nous voulons regarder quotidiennement. Donc, tout d'abord, vous définissez vos intervalles de surveillance.

Par exemple, si vous surveillez quotidiennement, vous souhaiterez peut-être consulter des rapports ou des projections spécifiques le matin, peut-être à midi ou même le soir. Et idéalement, sur un projet, vous regardez les choses en temps réel.

Alors vous voulez collecter vos données. Ainsi, lorsque nous parlons de collecte de données, nous voulons examiner quelles méthodes utilisons-nous pour collecter ces données.

Aujourd'hui, ce qui est formidable, c'est que vous disposez de toutes sortes de logiciels ou d'outils de gestion de projet que nous pouvons examiner, ce qui rend les choses très simples. Ensuite, nous pouvons également regarder différents visuels.

Aujourd'hui, nous avons toutes sortes de méthodes interactives comme des cartes interactives, peut-être des moniteurs interactifs ou des trackers ou des échelles. Nous pouvons également sonder les membres de l'équipe. Nous pouvons également mener des sondages et nous pouvons également tirer différents rapports.

Et une fois que nous avons collecté nos données, qu'en faisons-nous maintenant ? Nous pouvons utiliser ces données pour évaluer, encore une fois, où nous en sommes. Et en fonction de la variance de l'endroit où nous nous trouvons, nous pouvons chercher à nous ajuster.

Encore une fois, examinons si nous sommes en avance sur le calendrier, sommes-nous en retard sur le calendrier et savons ensuite comment nous ajuster pour nous remettre sur la bonne voie. Et selon où nous sommes, nous pourrions avoir besoin de renégocier quelque chose sur le projet. Et si c'est le cas, nous pouvons également rebaseline.

Donc, avec cela, si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider dans votre progression quotidienne, inscrivez-vous maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.com.