Wie man als Projektmanager den täglichen Fortschritt überwacht

Menschen lieben es, alles zu überwachen, von ihrem Gewicht bis zu ihren Finanzen, daher ist es nur natürlich, dass Manager den täglichen Fortschritt ihrer Projekte überwachen wollen. Jennifer Bridges, PMP, zeigt Ihnen wie.

Siehe auch: Wie Projektmanager Echtzeit-Dashboards verwenden, um den Fortschritt zu überwachen

Rückblick – Wie man als Projektmanager den täglichen Fortschritt überwacht

Jennifer sagte, sie sei überrascht, wie verärgert manche Leute sind, wenn sie gefragt werden, wie ihr Projektplan vorankommt. Jeder überwacht immer alles, warum also nicht ein Projekt?

Aber was ist eigentlich Fortschritt? Es bewegt sich auf ein Ziel zu. Es gibt einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Projektbezogen gibt es das Gestern oder das Historische. Es gibt heute, das ist das Jetzt in Echtzeit. Dann gibt es das Morgen oder die Zukunft, was wir Projektionen nennen.

Wenn wir den Fortschritt überwachen, fragen wir uns: „Wo stehen wir jetzt und wo sollten wir sein?“ Mit anderen Worten, was ist unser tatsächlicher Fortschritt im Vergleich zu den Projektzielen, die wir in unseren Plänen angegeben hatten?

Wenn wir uns diese beiden Punkte ansehen, haben wir es mit einigen Abweichungen zu tun:

• Zeit, die sich auf den Zeitplan bezieht
• Kosten, die sich auf das Budget beziehen
• Geltungsbereich, der sich auf Leistungen, Produkte und Dienstleistungen bezieht
• Ressourcen, die sich auf die im Projekt verwendeten Personen, Werkzeuge und Materialien beziehen

Zu wissen, wo das Projekt in Bezug auf diese Kennzahlen steht, ist der Schlüssel zur Überwachung des Fortschritts und ob Sie pünktlich, hinter oder vor dem Zeitplan liegen.

So überwachen Sie Ihr Projekt täglich

Jennifer schlug diese drei Schritte vor:

1. Legen Sie Ihre Intervalle fest: Das bedeutet, dass Sie jeden Tag eine Zeit haben, in der Sie die Berichte durchgehen. Wählen Sie eine Zeit, die für Sie am besten geeignet ist. Der Morgen mag am besten sein, aber mittags oder sogar nachts nach getaner Arbeit könnte funktionieren. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Daten in Echtzeit vorliegen, also genau und aktuell sind.
2. Sammeln Sie Ihre Daten: Um Ihre Berichte zu füttern, benötigen Sie Daten. Die Berichte sind nur so gut wie die Daten, die Sie sammeln. Glücklicherweise gibt es viele Methoden, um gute Daten zu erhalten, von Softwaretools bis hin zu eher visuellen Mitteln wie Karten, Monitoren, Traktoren, Waagen usw. Sie können auch Umfragen, Umfragen oder Interviews durchführen. Erfahren Sie, wie Sie Daten nutzen, um ein besserer Manager zu sein.
3. Evaluate & Adjust: Sie haben Zeit und Daten, aber was machen Sie damit? Sie werten es anhand der Abweichungen aus und bestimmen, wo Sie im Projekt stehen. Dann passen Sie sich an, verhandeln neu oder setzen eine neue Basis, um dorthin zu gelangen, wo Sie sein möchten, wenn Sie nicht dort sind.

Pro-Tipp: Eine andere Sache, die Sie als Metrik verwenden können, um den täglichen Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen, ist der kritische Pfad. Das ist der längste Pfad durch ein Netzwerkdiagramm, um herauszufinden, was die kürzeste Zeit für die Fertigstellung des Projekts ist. Es kann Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren und wo Sie den Zeitplan kürzen können.

Danke fürs zuschauen!

Transkription

Heute sprechen wir darüber, wie man als Projektmanager den täglichen Fortschritt überwacht. Nun, ich finde es interessant, dass Leute manchmal fast beleidigt oder defensiv werden, wenn Sie fragen: „Wo stehen Sie in dem Projekt?“

In Wahrheit überwachen wir im Leben immer alles. Wir überwachen unser Gewicht. Wir überwachen unsere Ernährung. Wir überwachen unsere Finanzen. Heutzutage können die Leute ihre Kinder überwachen. Schauen wir uns also an, warum es so wichtig ist, Ihre Projekte zu überwachen.

Nun, zunächst einmal, wenn wir von Fortschritt sprechen, sprechen wir von Vorwärtsbewegung auf ein Ziel zu. Und bei einem Projekt haben wir ein Startdatum und ein Enddatum. Wir wollen also wissen, wann wir angefangen haben und wann wir aufgehört haben.

Es gibt also immer Leute im Team, die fragen: „Machen wir Fortschritte? Sind wir schon da?" Und manchmal möchten die Leute einen Hinweis haben: „Ja, wir kommen voran.“ Das sind also gute Nachrichten.

Wenn wir also von Fortschritt sprechen, betrachten wir unterschiedliche Zeitintervalle. Manchmal schauen wir uns an, was wir gestern gemacht haben? Wir blicken also in die Vergangenheit.

Manchmal wollen wir wissen, was machen wir heute? Wie jetzt? Und dann machen wir uns manchmal Sorgen um morgen, wir wollen etwas über Zukunftsprognosen wissen.

Und wenn wir uns das ansehen, ist das alles eine Form von Daten. Es könnte historisch sein, es könnte Echtzeit sein, oder es könnten wieder Projektionen sein.

Schauen wir uns also jetzt an … noch einmal, wenn wir den Fortschritt betrachten, schauen wir uns an, wo wir jetzt sind und wo wir sein sollten?

Wenn wir uns also ansehen, wo wir jetzt stehen, vergleichen wir den tatsächlichen Fortschritt mit dem erwarteten Fortschritt, unseren Zielen und oft unseren vertraglichen Erwartungen.

Wenn wir uns also den Unterschied zwischen diesen beiden ansehen, sprechen wir von einer Art Varianz.

Und hier sind die Dinge, die wir bei einem Projekt überwachen möchten. Also wollen wir uns die Zeit ansehen. Wo stehen wir in Bezug auf den Zeitplan? Sind wir dem Zeitplan voraus? Sind wir im Verzug?

Wir wollen uns auch die Kosten ansehen, insbesondere unser Budget. Halten wir unser Budget ein? Überschreiten wir unser Budget? Wir wollen etwas über das Geld wissen.

Wir wollen uns also auch mit dem Umfang befassen, denn der Umfang beginnt mit den Ergebnissen, die wir produzieren, den Produkten oder vielleicht den Dienstleistungen.

Und dann wollen wir auch auf die Leute schauen, haben wir genug Leute? Haben wir zu viele Leute? Wie müssen wir kompensieren?

Schauen wir uns also an, wie wir überwachen und insbesondere wollen wir uns das täglich ansehen. Legen Sie also zunächst Ihre Intervalle fest, in denen Sie überwachen möchten.

Wenn Sie beispielsweise täglich überwachen, möchten Sie vielleicht morgens, vielleicht mittags oder sogar nachts bestimmte Berichte oder Prognosen einsehen. Und idealerweise betrachtet man bei einem Projekt die Dinge in Echtzeit.

Dann wollen Sie Ihre Daten sammeln. Wenn wir also über das Sammeln von Daten sprechen, wollen wir uns ansehen, mit welchen Methoden wir diese Daten sammeln.

Das Tolle ist also, dass Sie heute alle Arten von Projektmanagement-Software oder -Tools haben, die wir uns ansehen können, was es super einfach macht. Dann können wir uns auch verschiedene Visuals ansehen.

Heute haben wir alle Arten von interaktiven Methoden wie interaktive Karten, vielleicht interaktive Monitore oder Tracker oder Waagen. Wir können auch Personen im Team befragen. Wir können auch Umfragen durchführen und verschiedene Berichte abrufen.

Und wenn wir unsere Daten gesammelt haben, was machen wir jetzt damit? Wir können diese Daten verwenden, um wiederum auszuwerten, wo wir uns befinden. Und je nachdem, wo wir uns befinden, können wir versuchen, uns anzupassen.

Betrachten wir erneut, ob wir dem Zeitplan voraus sind, ob wir hinter dem Zeitplan zurückbleiben, und dann zu wissen, wie wir uns anpassen müssen, um wieder auf Kurs zu kommen. Und je nachdem, wo wir uns befinden, müssen wir möglicherweise etwas über das Projekt neu verhandeln. Und wenn ja, können wir auch rebaselinen.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Ihnen bei Ihrem täglichen Fortschritt helfen kann, dann melden Sie sich jetzt für unsere Software auf ProjectManager.com an.