5 個團隊生產力障礙以及如何克服它們

團隊生產力是業務中最重要的要素之一，每個人都有責任保持自己的正軌。 如果沒有生產力，項目可能會落後於最後期限，讓團隊爭先恐後地處理後果。 由於缺乏項目管理辦公室來確保事情順利進行，這些問題可能會變得更加嚴重。

分散注意力的工作場所可能會讓您付出的代價遠遠超過團隊生產力——它可能使企業損失數十億美元的收入。 根據 Salary.com 和美國在線的一項調查，員工每 8 小時工作日平均花費 1.86 小時在工作以外的其他事情上，這使美國雇主每年損失的生產力估計為 5440 億美元。

如果生產力是您團隊的一個問題，請考慮許多潛在的障礙以及如何解決它們。

1. 技術問題

技術應該幫助員工提高工作效率和效率，而不是讓工作變得更加困難。 然而，一項新的研究發現，技術實際上是在做後者。 根據 Udemy 的 2018 年工作場所分心報告，接受調查的員工中有 33% 表示技術和連接問題是工作場所中最常見的分心和生產力吸收問題。

確保您的團隊成員擁有有效的項目管理和協作工具，可以真正幫助他們做好工作，以及學習和利用這些工具的資源。 確定技術是否阻礙團隊生產力的一個簡單方法是詢問。

發送一份調查問卷，檢查什麼是有幫助的，什麼是有害的，然後根據你得到的信息進行調整。 很容易被高層次的問題分心，而忘記這些可能會降低您的工作效率的日常時間吸食者。

2. 協作不佳

當團隊生產力受到影響時，您可能不得不承擔大部分工作或為其他人填補空缺。 雖然這可能只是您工作的一部分，但不一定如此。

作為一個團隊工作時，重要的是要在團隊成員之間平衡工作量，這樣項目才能順利進行。 Hubgets 的首席執行官 Bogdan Carstoiu 說：“項目管理需要團隊領導者付出很多努力。 自己處理所有事情很快就會變得不堪重負，尤其是當項目遇到困難時。 當你通過讓其他人參與到過程中來實現協作時，就可以分擔責任，並且可以劃分工作量。”

協作可以緩解您的生產力難題，讓您成為更好的領導者。 通過將這一點灌輸到你的團隊文化中，你可以確保項目保持在正軌上，避免預算超支和憤怒的上層領導。

Carstoiu 繼續說道，“參與團隊協作的團隊領導更有可能按時交付並取得更好的結果。 通過將他們的力量聯合起來，項目經理可以更輕鬆地應對挑戰，同時還可以確保他們擁有最優秀的員工參與項目。”

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3. 不必要的會議

會議有利於溝通，但它們也已成為世界各地企業的主要生產力障礙。 在對一系列行業的 182 名高級管理人員進行的一項調查中：

• 65% 的人表示會議阻止他們完成工作
• 71% 的人認為會議既低效又低效
• 64% 的人說會議打斷了他們的深入思考
• 62% 的人認為會議實際上並沒有讓團隊更加緊密

在非生產性會議和確保團隊協作和聯繫之間找到平衡可能具有挑戰性。 使用這些簡單的技巧來充分利用兩者：

• 投資協作軟件，使團隊成員無需在特定時間和地點開會即可報告他們在截止日期和目標方面取得的進展。
• 鼓勵團隊成員在他們的日曆上安排“不受限制”的專注時間，這樣他們就可以在一天中專注於沒有分心的時間來完成重要的任務。 時間限制可以幫助維持這些時間表。
• 為每次會議設置時間限制。 如果會議結束，與會者可以離開。 這讓每個人都步入正軌。

4.缺乏組織

沒有什麼比在舊電子郵件或計算機驅動器中搜索重要文件更令人沮喪和耗時的了。 您的團隊應該能夠快速輕鬆地訪問文件夾和常用文檔。

基於雲的歸檔系統，如 Box 或 Google Drive，對於保持文檔井井有條至關重要。 通過確保文檔和文件夾的命名約定簡單明了，更進一步。 能夠找到一個文件夾固然很棒，但如果你不能分辨它是什麼，你就失去了能夠找到它的價值。

授權您的團隊開發適合他們的流程，然後一起實施。 這鼓勵他們獲得組織的所有權，因為他們可能是添加到文件夾和訪問文檔最多的人。 作為領導者，這可以讓你省去一件額外的事情，因此你也可以專注於盡可能提高工作效率。

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5. 培訓不足

培訓已被證明是提高工作場所生產力的有效方法。 根據 Udemy 之前提到的研究，70% 的受訪者同意培訓可以幫助人們更好地排除乾擾和集中註意力。

適當的培訓不僅為您的員工提供完成工作所需的工具，而且還有助於建立信心，從而提高他們的工作效率。 在為您的團隊投資培訓時，請考慮混合學習方式，其中包括在線和離線學習的混合。 人才招聘專家麗莎·伯克 (Lisa Burke) 在開發智能的一篇文章中解釋道：

“該方法最初用於課堂環境以提供差異化的學習交付，但由於這些原則廣泛適用於企業培訓需求，因此在過去幾年中在商業領域取得了很大進展。 它將成為所有行業的首選培訓方法。”

這種類型的培訓允許員工通過在線課程以最適合他們的形式學習，無論是面對面的還是單獨的。 借助在線組件，員工還可以提高工作效率，在時間允許的情況下完成他們的學習模塊，而不是花費太多時間進行面對面的學習。

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為了最有效，找出員工可以在哪裡使用最多的生產力培訓，然後針對這些需求開發課程。 您可以自己做，也可以聘請顧問為您做。 最後，如果您可以將已完成項目的投資回報率與提升團隊技能所花費的金額聯繫起來，那麼價值將是顯而易見的。

克服您的生產力障礙

在項目管理中，生產力至關重要。 使用這些想法來弄清楚是什麼讓您的團隊放慢了腳步，以及如何改進以保持預算並按時完成。 您可能正在處理各種問題，但一旦確定，您就可以努力解決這些問題並成為一個更有效率的團隊。

請記住，以身作則至關重要。 不要只是開會並概述您的團隊未達到目標的所有方式。 在您的日常工作中實施這些做法。 讓其他人看到你的工作效率，並努力效仿你。 實踐你所宣揚的是成為變革型領導者的第一步，這可能是提高團隊生產力的最有效的領導方式。

是否有一種工具可以實現大多數這些生產力技巧？ 是的。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可通過在線任務列表、看板和甘特圖促進協作。 團隊成員可以通過聊天和其他渠道進行對話，並將項目文件存儲在雲中的一個可訪問位置。 通過免費試用 30 天，了解我們的軟件如何幫助您的團隊提高工作效率。