Jak monitorować codzienne postępy jako kierownik projektu

Ludzie uwielbiają monitorować wszystko, od wagi po finanse, więc naturalne jest, że menedżerowie chcą monitorować codzienne postępy w swoich projektach. Jennifer Bridges, PMP, pokazuje, jak to zrobić.

Powiązane: Jak kierownicy projektów wykorzystują pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym do monitorowania postępów

In Review – Jak monitorować codzienne postępy jako kierownik projektu

Jennifer powiedziała, że ​​jest zaskoczona, jak zdenerwowani są niektórzy ludzie, gdy są pytani, jak postępuje ich plan projektu. Wszyscy zawsze wszystko monitorują, więc dlaczego nie projekt?

Ale czym tak naprawdę jest postęp? Zbliża się do celu. Jest początek, środek i koniec. W kategoriach projektowych jest wczoraj lub historycznie. Jest dzień dzisiejszy, który jest teraźniejszością w czasie rzeczywistym. Potem jest jutro lub przyszłość, którą nazywamy prognozami.

Kiedy monitorujemy postępy, to co robimy, pytamy: „Gdzie jesteśmy teraz i gdzie powinniśmy być?” Innymi słowy, jaki jest nasz rzeczywisty postęp w porównaniu z celami projektu, które określiliśmy w naszych planach?

Patrząc na te dwa punkty, mamy do czynienia z kilkoma wariancjami:

• Czas, który odnosi się do harmonogramu
• Koszt, który odnosi się do budżetu
• Zakres, który odnosi się do rezultatów, produktów i usług
• Zasoby, które odnoszą się do ludzi, narzędzi i materiałów użytych w projekcie

Wiedza o tym, na czym polega projekt pod względem tych wskaźników, jest kluczem do monitorowania postępów i tego, czy jesteś na czas, opóźniony lub przed terminem.

Jak codziennie monitorować swój projekt

Jennifer zasugerowała ten trzyetapowy sposób działania:

1. Ustaw swoje interwały: Oznacza to, że każdego dnia masz czas, w którym przeglądasz raporty. Wybierz najlepszy dla siebie czas. Rano może być najlepsze, ale w południe lub nawet w nocy po zakończeniu dnia pracy może działać. Jedynym warunkiem wstępnym jest to, że dane są w czasie rzeczywistym, więc są dokładne i aktualne.
2. Zbieraj swoje dane: Aby zasilać swoje raporty, potrzebujesz danych. Raporty będą tylko tak dobre, jak zebrane dane. Na szczęście istnieje wiele metod pozyskiwania dobrych danych, od narzędzi programowych po bardziej wizualne środki, takie jak mapy, monitory, traktory, wagi itp. Możesz także przeprowadzać ankiety, ankiety lub wywiady. Dowiedz się, jak korzystać z danych, aby być lepszym menedżerem.
3. Oceń i dostosuj: masz czas i dane, ale co z nim zrobisz? Oceniasz to pod kątem wariancji i określasz, gdzie jesteś w projekcie. Następnie dostosowujesz się, renegocjujesz lub zmieniasz bazę, aby dostać się tam, gdzie chcesz być, jeśli Cię tam nie ma.

Porada profesjonalisty: Inną rzeczą, której możesz użyć jako miernika do monitorowania codziennego postępu projektu, jest jego krytyczna ścieżka. Jest to najdłuższa ścieżka przez diagram sieci, aby dowiedzieć się, jaki jest najkrótszy czas na ukończenie projektu. Pomoże Ci ustalić priorytety, na czym skoncentrować swoje wysiłki i gdzie możesz skrócić harmonogram.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja

Dzisiaj mówimy o tym, jak monitorować codzienne postępy jako kierownik projektu. Cóż, wydaje mi się interesujące, że czasami ludzie mogą się niemal obrazić lub przyjąć postawę obronną, jeśli zapytasz: „Gdzie jesteś w projekcie?”

Prawdę mówiąc, w życiu zawsze wszystko monitorujemy. Monitorujemy naszą wagę. Monitorujemy naszą dietę. Monitorujemy nasze finanse. W dzisiejszych czasach ludzie mogą monitorować swoje dzieci. Cóż, spójrzmy więc, dlaczego tak ważne jest monitorowanie projektów.

Cóż, po pierwsze, kiedy mówimy o postępie, mówimy o ruchu naprzód w kierunku celu. A w projekcie mamy datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Dlatego chcemy wiedzieć, kiedy zaczęliśmy i kiedy przestaliśmy.

Więc w zespole zawsze są ludzie, którzy pytają: „Czy robimy postępy? Czy już dotarliśmy?" A czasami ludzie lubią mieć wskazówkę: „Tak, posuwamy się naprzód”. To dobra wiadomość.

Więc kiedy mówimy o postępie, patrzymy na różne przedziały czasowe. Czasami patrzymy na to, co zrobiliśmy wczoraj? Więc patrzymy w przeszłość.

Czasami chcemy wiedzieć, co dzisiaj robimy? Jak teraz? A potem czasami martwimy się o jutro, chcemy wiedzieć o przyszłych prognozach.

A kiedy na to patrzymy, to wszystko to jest jakaś forma danych. Może to być historia, może to być czas rzeczywisty, albo znowu mogą to być projekcje.

Więc teraz spójrzmy na… znowu, kiedy patrzymy na postęp, patrzymy na to, gdzie jesteśmy teraz i gdzie powinniśmy być?

Więc jeśli spojrzymy na to, gdzie jesteśmy teraz, patrzymy na rzeczywisty postęp w porównaniu z oczekiwanym postępem, naszymi celami i wielokrotnie naszymi oczekiwaniami umownymi.

Więc kiedy patrzymy na różnicę między tymi dwoma, mówimy o jakiejś formie wariancji.

A oto rzeczy, które chcemy monitorować w projekcie. Więc chcemy spojrzeć na czas. Gdzie jesteśmy w stosunku do harmonogramu? Czy wyprzedzamy harmonogram? Czy jesteśmy spóźnieni?

Chcemy również przyjrzeć się kosztom, a konkretnie naszemu budżetowi. Czy wytrzymujemy nasz budżet? Czy przekraczamy nasz budżet? Chcemy wiedzieć o pieniądzach.

Dlatego też chcemy przyjrzeć się zakresowi, ponieważ zakresem zaczynają być produkty, które produkujemy, produkty, a może usługi.

A potem chcemy też spojrzeć na ludzi, czy mamy wystarczająco dużo ludzi? Czy mamy za dużo ludzi? Jak musimy zrekompensować?

Przyjrzyjmy się więc, jak monitorujemy, a konkretnie chcemy patrzeć na co dzień. Przede wszystkim ustalasz odstępy czasu, w których chcesz monitorować.

Na przykład, jeśli monitorujesz codziennie, możesz chcieć przeglądać określone raporty lub prognozy rano, może w południe lub nawet w nocy. A najlepiej, gdy w projekcie patrzysz na rzeczy w czasie rzeczywistym.

Więc chcesz zbierać swoje dane. Więc kiedy mówimy o zbieraniu danych, chcemy przyjrzeć się, jakimi metodami je zbieramy.

Więc dzisiaj wspaniałe jest to, że masz wszelkiego rodzaju oprogramowanie do zarządzania projektami lub narzędzia, którym możemy się przyjrzeć, co sprawia, że ​​jest to bardzo proste. Wtedy też możemy przyjrzeć się różnym wizualizacjom.

Dziś mamy wszelkiego rodzaju interaktywne metody, takie jak interaktywne mapy, może interaktywne monitory, trackery lub wagi. Możemy również przeprowadzić ankietę wśród członków zespołu. Możemy również przeprowadzać sondaże, a także pobierać różne raporty.

A skoro już zbierzemy nasze dane, to co teraz z nimi zrobimy? Możemy wykorzystać te dane, aby ponownie ocenić, gdzie jesteśmy. I w zależności od tego, gdzie się znajdujemy, możemy się dostosować.

Ponownie, patrząc na to, czy wyprzedzamy harmonogram, czy jesteśmy opóźnieni, a następnie wiemy, jak się dostosować, aby wrócić na właściwe tory. I w zależności od tego, gdzie jesteśmy, możemy potrzebować renegocjować coś w projekcie. A jeśli tak, możemy również dokonać rebaseline.

Tak więc, jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w codziennych postępach, zarejestruj się teraz w naszym oprogramowaniu na ProjectManager.com.