วิธีติดตามความคืบหน้ารายวันในฐานะผู้จัดการโครงการ

ผู้คนชอบที่จะติดตามทุกอย่าง ตั้งแต่น้ำหนักไปจนถึงการเงิน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องธรรมดาที่ผู้จัดการต้องการติดตามความคืบหน้าในแต่ละวันของโครงการของพวกเขา Jennifer Bridges, PMP แสดงให้คุณเห็นว่า

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีที่ผู้จัดการโครงการใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้า

ทบทวน – วิธีติดตามความคืบหน้ารายวันในฐานะผู้จัดการโครงการ

เจนนิเฟอร์กล่าวว่าเธอแปลกใจที่บางคนไม่พอใจเมื่อถูกถามว่าแผนโครงการของพวกเขามีความคืบหน้าอย่างไร ทุกคนเฝ้าติดตามทุกอย่างอยู่เสมอ ทำไมไม่ทำโครงการล่ะ?

แต่ความคืบหน้าคืออะไร? มันกำลังเคลื่อนไปสู่จุดหมาย มีต้น กลาง และปลาย ในแง่ของโครงการ มีเมื่อวานหรือประวัติศาสตร์ มีวันนี้ซึ่งขณะนี้ในเวลาจริง แล้วพรุ่งนี้หรืออนาคตที่เราเรียกว่าการคาดคะเน

เมื่อเราติดตามความคืบหน้า สิ่งที่เราทำคือถามว่า “ตอนนี้เราอยู่ที่ไหนและควรอยู่ที่ไหน” กล่าวอีกนัยหนึ่ง ความคืบหน้าที่แท้จริงของเราเป็นอย่างไรเมื่อเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของโครงการที่เราระบุไว้ในแผนของเรา

เมื่อพิจารณาจากสองประเด็นนี้ เรากำลังเผชิญกับความแปรปรวนสองสามประการ:

• เวลาซึ่งหมายถึงกำหนดการ
• ต้นทุนซึ่งหมายถึงงบประมาณ
• ขอบเขต ซึ่งหมายถึงสิ่งที่ส่งมอบ ผลิตภัณฑ์ และบริการ
• ทรัพยากร หมายถึง คน เครื่องมือ และวัสดุที่ใช้ในโครงการ

การรู้ว่าโครงการยืนอยู่ที่จุดใดในแง่ของตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการติดตามความคืบหน้า และไม่ว่าคุณจะมาตรงเวลา ช้ากว่ากำหนดหรือเร็วกว่ากำหนด

วิธีตรวจสอบโครงการของคุณทุกวัน

เจนนิเฟอร์แนะนำแนวทางปฏิบัติสามขั้นตอนนี้:

1. กำหนดช่วงเวลาของคุณ: นี่หมายถึงการมีเวลาในแต่ละวันที่คุณอ่านรายงาน เลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ตอนเช้าอาจจะดีที่สุด แต่ตอนเที่ยงหรือแม้แต่ตอนกลางคืนหลังจากเลิกงานมาทั้งวันก็สามารถทำงานได้ ข้อกำหนดเบื้องต้นประการหนึ่งคือข้อมูลเป็นแบบเรียลไทม์ ดังนั้นข้อมูลจึงถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
2. รวบรวมข้อมูลของคุณ: ในการป้อนรายงานของคุณ คุณต้องมีข้อมูล รายงานจะดีเท่ากับข้อมูลที่คุณรวบรวมเท่านั้น โชคดีที่มีหลายวิธีในการรับข้อมูลที่ดี ตั้งแต่เครื่องมือซอฟต์แวร์ไปจนถึงวิธีการที่มองเห็นได้ เช่น แผนที่ จอมอนิเตอร์ รถไถ เครื่องชั่ง ฯลฯ คุณสามารถทำการสำรวจ โพล หรือสัมภาษณ์ได้เช่นกัน เรียนรู้วิธีใช้ข้อมูลเพื่อเป็นผู้จัดการที่ดีขึ้น
3. ประเมินและปรับเปลี่ยน: คุณมีเวลาและคุณมีข้อมูล แต่คุณจะทำอย่างไรกับมัน คุณประเมินผลเทียบกับผลต่างและกำหนดตำแหน่งที่คุณอยู่ในโครงการ จากนั้นคุณปรับ เจรจาใหม่ หรือตั้งฐานใหม่เพื่อให้ตัวเองอยู่ในที่ที่คุณต้องการ ถ้าคุณไม่ได้อยู่ที่นั่น

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: อีกสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถใช้เป็นตัววัดเพื่อติดตามความคืบหน้าประจำวันของโครงการคือเส้นทางที่สำคัญ นั่นคือเส้นทางที่มีระยะเวลายาวที่สุดผ่านไดอะแกรมเครือข่ายเพื่อค้นหาว่าเวลาใดที่สั้นที่สุดในการดำเนินการโครงการให้เสร็จ สามารถช่วยจัดลำดับความสำคัญ มุ่งเน้นที่ความพยายามและสถานที่ที่คุณสามารถตัดตารางเวลาได้

ขอบคุณที่รับชม!

การถอดความ

วันนี้ เรากำลังพูดถึงวิธีติดตามความคืบหน้ารายวันในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันพบว่าน่าสนใจที่บางครั้งผู้คนเกือบจะถูกขุ่นเคืองหรือกลายเป็นฝ่ายรับถ้าคุณถามว่า "คุณอยู่ที่ไหนในโครงการนี้"

ในชีวิตจริง เราเฝ้าติดตามทุกอย่างอยู่เสมอ เราตรวจสอบน้ำหนักของเรา เราตรวจสอบอาหารของเรา เราตรวจสอบการเงินของเรา ทุกวันนี้ผู้คนสามารถติดตามบุตรหลานของตนได้ มาดูกันว่าทำไมการตรวจสอบโครงการของคุณจึงสำคัญ

อย่างแรกเลย เมื่อเราพูดถึงความก้าวหน้า เรากำลังพูดถึงการเคลื่อนไปข้างหน้าสู่จุดหมาย และในโครงการ เรามีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด เราเลยอยากทราบว่าเราเริ่มเมื่อไหร่และหยุดเมื่อไหร่

มีคนถามในทีมเสมอว่า “เรากำลังคืบหน้าหรือไม่? เราอยู่ที่นั่นหรือยัง” และบางครั้งคนชอบมีข้อบ่งชี้ว่า “ใช่ เรากำลังก้าวหน้า” นั่นเป็นข่าวดี

เมื่อเราพูดถึงความคืบหน้า เรากำลังดูช่วงเวลาที่ต่างกัน บางครั้งเราดูสิ่งที่เราทำเมื่อวานนี้? เราจึงมองดูอดีต

บางครั้งเราก็อยากรู้ว่าเราทำอะไรกันอยู่บ้างวันนี้? ชอบตอนนี้? แล้วบางครั้งเราก็กังวลเกี่ยวกับวันพรุ่งนี้ เราต้องการทราบเกี่ยวกับการคาดการณ์ในอนาคต

และเมื่อเราดูสิ่งนี้ ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลรูปแบบหนึ่ง อาจเป็นประวัติศาสตร์ อาจเป็นเรียลไทม์ หรืออาจเป็นการคาดคะเนอีกครั้ง

ทีนี้มาดู…อีกครั้ง เมื่อเราดูความคืบหน้า เรากำลังดูว่าตอนนี้เราอยู่ที่ไหน และเราควรอยู่ที่ไหน?

ดังนั้น หากเราดูว่าตอนนี้เราอยู่ที่ไหน เรากำลังดูความคืบหน้าจริงกับความก้าวหน้าที่คาดหวัง เป้าหมายของเรา และหลายครั้งที่ความคาดหวังตามสัญญาของเรา

เมื่อเราดูความแตกต่างระหว่างสองตัวนี้ เรากำลังพูดถึงความแปรปรวนบางรูปแบบ

และนี่คือสิ่งที่เราต้องการติดตามในโครงการ ดังนั้นเราจึงต้องการดูเวลา เราสัมพันธ์กับกำหนดการตรงไหน? เรามาก่อนกำหนดหรือไม่? เราช้ากว่ากำหนดหรือไม่?

เราต้องการดูต้นทุนด้วย โดยเฉพาะงบประมาณของเรา เราใช้จ่ายตามงบประมาณหรือไม่? เราเกินงบประมาณของเราหรือไม่? เราอยากรู้เรื่องเงิน

ดังนั้นเราจึงต้องการดูขอบเขตด้วย เนื่องจากขอบเขตเริ่มเป็นผลพลอยได้ที่เราผลิต ผลิตภัณฑ์หรืออาจเป็นบริการ

แล้วเราก็ต้องการดูผู้คนด้วยว่าเรามีคนเพียงพอหรือไม่? เรามีคนมากเกินไปหรือไม่? เราต้องชดเชยอย่างไร?

มาดูกันว่าเราตรวจสอบอย่างไรและเราต้องการดูเฉพาะรายวันอย่างไร ก่อนอื่น คุณต้องตั้งค่าช่วงเวลาที่คุณต้องการตรวจสอบ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเฝ้าติดตามทุกวัน คุณอาจต้องการดูรายงานหรือการคาดการณ์เฉพาะในตอนเช้า อาจตอนเที่ยง หรือแม้แต่ตอนกลางคืน และตามหลักแล้ว ในโครงการที่คุณกำลังดูสิ่งต่างๆ แบบเรียลไทม์

ดังนั้นคุณต้องการรวบรวมข้อมูลของคุณ เมื่อเราพูดถึงการรวบรวมข้อมูล เราต้องการดูว่าเราใช้วิธีการใดในการรวบรวมข้อมูลนั้น

ดังนั้นวันนี้สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือคุณมีซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือการจัดการโครงการทุกประเภทที่เราสามารถดูได้ ซึ่งทำให้ง่ายมาก จากนั้นเรายังสามารถมองภาพต่างๆ

วันนี้ เรามีวิธีการโต้ตอบทุกประเภท เช่น แผนที่แบบโต้ตอบ อาจเป็นจอภาพแบบโต้ตอบ หรือตัวติดตาม หรือเครื่องชั่ง เรายังสำรวจคนในทีมได้อีกด้วย เรายังสามารถดำเนินการสำรวจและดึงรายงานต่างๆ ได้ด้วย

และเมื่อเรารวบรวมข้อมูลแล้ว เราจะทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น เราสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อประเมินอีกครั้งว่าเราอยู่ที่ไหน และขึ้นอยู่กับความแปรปรวนของตำแหน่งที่เราอยู่ เราสามารถปรับเปลี่ยนได้

อีกครั้ง ดูว่าเรามาก่อนกำหนดไหม เราทำงานช้ากว่ากำหนดหรือไม่ จากนั้นจึงรู้ว่าจะปรับตัวอย่างไรเพื่อกลับมาสู่เส้นทางเดิม และขึ้นอยู่กับว่าเราอยู่ที่ไหน เราอาจต้องเจรจาใหม่บางอย่างในโครงการ และถ้าเป็นเช่นนั้น เราก็สามารถตั้งฐานใหม่ได้เช่นกัน

ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าในแต่ละวัน ให้ลงทะเบียนสำหรับซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager.com