Como monitorar o progresso diário como gerente de projeto

As pessoas adoram monitorar tudo, desde seu peso até suas finanças, então é natural que os gerentes queiram monitorar o progresso diário de seus projetos. Jennifer Bridges, PMP, mostra como.

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Em Revisão - Como Monitorar o Progresso Diário como Gerente de Projeto

Jennifer disse que está surpresa com o quanto algumas pessoas ficam chateadas quando perguntam como o plano do projeto está progredindo. Todo mundo está sempre monitorando tudo, então por que não um projeto?

Mas o que é realmente o progresso? Está se movendo em direção a um destino. Há um começo, um meio e um fim. Em termos de projeto, há o ontem, ou o histórico. Existe o hoje, que é o agora em tempo real. Então há o amanhã, ou o futuro, o que chamamos de projeções.

Quando monitoramos o progresso, o que estamos fazendo é perguntar: “Onde estamos agora e onde devemos estar?” Em outras palavras, qual é o nosso progresso real em comparação com os objetivos do projeto que declaramos em nossos planos?

Olhando para esses dois pontos, estamos lidando com algumas variações:

• Tempo, que se refere ao cronograma
• Custo, que se refere ao orçamento
• Escopo, que se refere a entregas, produtos e serviços
• Recursos, que se refere às pessoas, ferramentas e materiais usados ​​no projeto

Saber onde o projeto está em termos dessas métricas é fundamental para monitorar o progresso e se você está no prazo, atrasado ou adiantado.

Como monitorar seu projeto diariamente

Jennifer sugeriu este curso de ação em três etapas:

1. Defina seus intervalos: Isso significa ter um tempo a cada dia para revisar os relatórios. Escolha um horário que funcione melhor para você. A manhã pode ser melhor, mas o meio-dia ou mesmo à noite após o término do dia de trabalho pode funcionar. O único pré-requisito é que os dados estejam em tempo real, portanto, precisos e atuais.
2. Colete seus dados: para alimentar seus relatórios, você precisa de dados. Os relatórios serão tão bons quanto os dados que você coletar. Felizmente, existem muitos métodos para obter bons dados, desde ferramentas de software até meios mais visuais, como mapas, monitores, tratores, balanças, etc. Você também pode realizar pesquisas, enquetes ou entrevistas. Aprenda a usar os dados para ser um gerente melhor.
3. Avaliar e ajustar: você tem um tempo e dados, mas o que você faz com isso? Você o avalia em relação às variações e determina onde está no projeto. Então você ajusta, renegocia ou rebaseline para chegar onde você quer estar, se você não estiver lá.

Dica profissional: Outra coisa que você pode usar como métrica para monitorar o progresso diário do seu projeto é o caminho crítico. Esse é o caminho de maior duração através de um diagrama de rede para descobrir qual é o menor tempo para concluir o projeto. Ele pode ajudá-lo a priorizar, onde concentrar seus esforços e onde você pode cortar o cronograma.

Obrigado por assistir!

Transcrição

Hoje, estamos falando sobre como monitorar o progresso diário como gerente de projeto. Bem, acho interessante que às vezes as pessoas quase se ofendem ou ficam na defensiva se você perguntar: “Onde você está no projeto?”

Na verdade, na vida, estamos sempre monitorando tudo. Monitoramos nosso peso. Monitoramos nossa dieta. Monitoramos nossas finanças. Hoje em dia as pessoas podem monitorar seus filhos. Bem, então vamos ver por que é tão importante monitorar seus projetos.

Bem, em primeiro lugar, quando falamos de progresso, estamos falando de movimento para frente em direção a um destino. E em um projeto temos uma data de início e uma data de término. Por isso, queremos saber quando começamos e quando paramos.

Então sempre tem gente perguntando na equipe, sabe: “Estamos progredindo? Já estamos lá?" E às vezes as pessoas gostam de ter uma indicação: “Sim, estamos avançando”. Então isso é uma boa notícia.

Então, quando falamos de progresso, estamos olhando para diferentes intervalos de tempo. Às vezes olhamos para o que fizemos ontem? Então, estamos olhando para o passado.

Às vezes queremos saber, o que estamos fazendo hoje? Como agora mesmo? E então, às vezes, estamos preocupados com o amanhã, queremos saber sobre as projeções futuras.

E quando olhamos para isso, tudo isso é algum tipo de dado. Pode ser histórico, pode ser em tempo real ou pode ser novamente projeções.

Então agora vamos olhar... de novo, quando estamos olhando para o progresso, estamos olhando para onde estamos agora e onde deveríamos estar?

Então, se olharmos para onde estamos agora, estamos olhando para o progresso real versus o progresso esperado, nossas metas e muitas vezes nossas expectativas contratuais.

Então, quando olhamos para a diferença entre esses dois, estamos falando de alguma forma de variação.

E aqui estão as coisas que queremos monitorar em um projeto. Então, queremos olhar para o tempo. Onde estamos em relação ao cronograma? Estamos adiantados? Estamos atrasados?

Também queremos analisar o custo, especificamente o nosso orçamento. Estamos cumprindo nosso orçamento? Estamos excedendo nosso orçamento? Queremos saber sobre o dinheiro.

Então, também queremos olhar para o escopo, porque o escopo começa a ser as entregas que estamos produzindo, os produtos ou talvez os serviços.

E também queremos olhar para as pessoas, temos pessoas suficientes? Temos muitas pessoas? Como precisamos compensar?

Então, vamos ver como monitoramos e, especificamente, queremos ver diariamente. Então, antes de tudo, você define seus intervalos de quando deseja monitorar.

Por exemplo, se você estiver monitorando diariamente, talvez queira ver relatórios ou projeções específicas pela manhã, talvez ao meio-dia ou mesmo à noite. E, idealmente, em um projeto você está vendo as coisas em tempo real.

Então você quer coletar seus dados. Então, quando falamos sobre coleta de dados, queremos ver quais métodos estamos coletando esses dados.

Então, hoje, o melhor é que você tem todos os tipos de software ou ferramentas de gerenciamento de projetos que podemos ver, o que torna tudo super simples. Então, também podemos olhar para diferentes visuais.

Hoje temos todos os tipos de métodos interativos como mapas interativos, talvez monitores interativos ou rastreadores ou balanças. Também podemos pesquisar pessoas na equipe. Também podemos realizar pesquisas e também podemos obter relatórios diferentes.

E uma vez que coletamos nossos dados, agora o que fazemos com eles? Podemos usar esses dados para avaliar, novamente, onde estamos. E com base na variação de onde estamos, podemos procurar nos ajustar.

Mais uma vez, olhando se estamos adiantados, estamos atrasados ​​e sabendo como nos ajustar para voltar aos trilhos. E dependendo de onde estamos, talvez precisemos renegociar algo no projeto. E se assim for, também podemos redefinir a base.

Com isso, se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo com seu progresso diário, inscreva-se agora em nosso software em ProjectManager.com.