Как контролировать ежедневный прогресс в качестве менеджера проекта

Люди любят следить за всем, от своего веса до своих финансов, поэтому вполне естественно, что менеджеры хотят ежедневно отслеживать прогресс в своих проектах. Дженнифер Бриджес, PMP, покажет вам, как это сделать.

Связанный: Как менеджеры проектов используют информационные панели в реальном времени для мониторинга прогресса

В обзоре – как контролировать ежедневный прогресс в качестве менеджера проекта

Дженнифер сказала, что удивлена, как расстраиваются некоторые люди, когда их спрашивают, как продвигается их план проекта. Все всегда за всем следят, так почему бы не проект?

Но что такое прогресс на самом деле? Он движется к месту назначения. Есть начало, середина и конец. С точки зрения проекта, есть вчерашний день или историческое. Есть сегодня, то есть сейчас в реальном времени. Затем есть завтра, или будущее, то, что мы называем проекциями.

Когда мы отслеживаем прогресс, мы задаемся вопросом: «Где мы сейчас и где мы должны быть?» Другими словами, каков наш реальный прогресс по сравнению с целями проекта, которые мы указали в наших планах?

Глядя на эти два пункта, мы имеем дело с несколькими отклонениями:

• Время, которое относится к расписанию
• Стоимость, которая относится к бюджету
• Объем, который относится к результатам, продуктам и услугам.
• Ресурсы, которые относятся к людям, инструментам и материалам, используемым в проекте.

Знание того, в каком состоянии находится проект с точки зрения этих показателей, является ключом к мониторингу прогресса, а также того, идете ли вы вовремя, отстаете или опережаете график.

Как ежедневно контролировать свой проект

Дженнифер предложила следующий трехэтапный план действий:

1. Установите интервалы: это означает, что каждый день нужно выделять время для просмотра отчетов. Выберите время, которое лучше всего подходит для вас. Утро может быть лучшим, но полдень или даже ночь после окончания рабочего дня могут работать. Одним из предварительных условий является то, что данные поступают в режиме реального времени, поэтому они точны и актуальны.
2. Собирайте свои данные. Для подачи отчетов вам нужны данные. Отчеты будут настолько хороши, насколько хороши данные, которые вы собираете. К счастью, есть много способов получить хорошие данные, от программных инструментов до более наглядных средств, таких как карты, мониторы, тракторы, весы и т. д. Вы также можете проводить опросы, опросы или интервью. Узнайте, как использовать данные, чтобы стать лучшим менеджером.
3. Оценка и корректировка: у вас есть время и данные, но что вы с ними делаете? Вы оцениваете его по отклонениям и определяете, где вы находитесь в проекте. Затем вы корректируете, пересматриваете или пересматриваете исходный план, чтобы оказаться там, где вы хотите быть, если вас там нет.

Совет: Еще одна вещь, которую вы можете использовать в качестве метрики для мониторинга ежедневного прогресса вашего проекта, — это его критический путь. Это самый длинный путь через сетевую диаграмму, чтобы выяснить, каково самое короткое время для завершения проекта. Это может помочь вам расставить приоритеты, на чем сосредоточить свои усилия и где вы можете сократить график.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция

Сегодня мы поговорим о том, как руководителю проекта отслеживать ежедневный прогресс. Что ж, мне кажется интересным, что иногда люди могут чуть ли не обидеться или занять оборонительную позицию, если вы спросите: «Где вы в проекте?»

По правде говоря, в жизни мы всегда за всем следим. Следим за своим весом. Следим за своим питанием. Мы следим за своими финансами. В настоящее время люди могут следить за своими детьми. Итак, давайте посмотрим, почему так важно отслеживать ваши проекты.

Ну, во-первых, когда мы говорим о прогрессе, мы говорим о движении вперед к цели. И в проекте у нас есть дата начала и дата окончания. Поэтому мы хотим знать, когда мы начали и когда остановились.

Так что в команде всегда есть люди, которые спрашивают: «Мы прогрессируем? Мы уже на месте?" А иногда людям нравится иметь указание: «Да, мы продвигаемся». Так что это хорошая новость.

Поэтому, когда мы говорим о прогрессе, мы рассматриваем разные временные интервалы. Иногда мы смотрим на то, что мы делали вчера? Итак, мы смотрим в прошлое.

Иногда мы хотим знать, что мы делаем сегодня? Как сейчас? А потом иногда мы беспокоимся о завтрашнем дне, мы хотим знать о прогнозах на будущее.

И когда мы смотрим на это, все это является некоторой формой данных. Это может быть историческое, это может быть реальное время, или это снова могут быть проекции.

Итак, теперь давайте посмотрим на… опять же, когда мы смотрим на прогресс, мы смотрим на то, где мы сейчас и где мы должны быть?

Итак, если мы посмотрим, где мы сейчас, мы сравним фактический прогресс с ожидаемым прогрессом, нашими целями и, во многих случаях, нашими контрактными ожиданиями.

Итак, когда мы смотрим на разницу между этими двумя, мы говорим о некоторой форме дисперсии.

А вот то, что мы хотим отслеживать в проекте. Итак, мы хотим посмотреть на время. Где мы находимся по отношению к расписанию? Мы опережаем график? Мы отстаем от графика?

Мы также хотим посмотреть на стоимость, особенно на наш бюджет. Соответствуем ли мы нашему бюджету? Превышаем ли мы наш бюджет? Мы хотим знать о деньгах.

Поэтому мы также хотим обратить внимание на объем, потому что объем начинается с результатов, которые мы производим, продуктов или, возможно, услуг.

А потом мы тоже хотим посмотреть на людей, достаточно ли у нас людей? У нас слишком много людей? Как нам нужно компенсировать?

Итак, давайте посмотрим на то, как мы отслеживаем и, в частности, на что мы хотим смотреть ежедневно. Итак, прежде всего, вы устанавливаете интервалы, когда вы хотите отслеживать.

Например, если вы проводите ежедневный мониторинг, вы можете просматривать определенные отчеты или прогнозы утром, может быть, в полдень или даже ночью. И в идеале, в проекте вы смотрите на вещи в режиме реального времени.

Итак, вы хотите собрать свои данные. Поэтому, когда мы говорим о сборе данных, мы хотим посмотреть, какими методами мы собираем эти данные.

Итак, сегодня замечательно то, что у вас есть все виды программного обеспечения или инструментов для управления проектами, которые мы можем рассмотреть, что делает его очень простым. Затем мы также можем посмотреть на различные визуальные эффекты.

Сегодня у нас есть все виды интерактивных методов, таких как интерактивные карты, может быть, интерактивные мониторы, трекеры или весы. Мы также можем опросить людей в команде. Мы также можем проводить опросы и получать различные отчеты.

И как только мы соберем наши данные, что мы будем с ними делать? Мы можем использовать эти данные, чтобы снова оценить, где мы находимся. И в зависимости от того, где мы находимся, мы можем приспособиться.

Опять же, глядя на то, опережаем ли мы график, отстаем ли мы от графика, а затем знаем, как приспособиться, чтобы вернуться на правильный путь. И в зависимости от того, где мы находимся, нам может понадобиться пересмотреть что-то в проекте. И если это так, мы также можем перебазировать.

Таким образом, если вам нужен инструмент, который может помочь вам в ежедневном прогрессе, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.